Las empresas malagueñas se acercan a la Gestión Documental

Productividad y Competitividad, los dos índices que más preocupan a las empresas actualmente, mejoran gracias a la automatización de los procesos documentales. La multinacional japonesa ofrece dos desayunos tecnológicos en Málaga y Algeciras para responsables de empresas que deseen saber cómo optimizar los procesos de gestión documental y con ellos los resultados de su compañía.

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Madrid, 6 de marzo de 2014. Para muchas empresas la gestión de sus documentos es un proceso lento, tedioso y en el que se consumen gran cantidad de recursos, tiempo y mano de obra cualificada. Sólo la gestión de las facturas, un proceso vital para la subsistencia de una empresa pero que no se centra en el negocio real, puede consumir hasta el 45% del tiempo de un trabajador.

Consciente de que la optimización de estos procesos es capital para la mejora de la productividad de cualquier organización, Konica Minolta celebra durante el mes de marzo dos desayunos tecnológicos para acercar los beneficios de la automatización de procesos de gestión documental.

El primero de ellos tendrá lugar en Algeciras el próximo 11 de marzo, desde las 9:30 horas, en el Hotel Reina Cristina. Por su parte, el segundo desayuno se celebrará el día 12 de marzo en el Estadio de la Rosaleda de Málaga. El encuentro comenzará a las 9:30 horas, y finalizará con una visita guiada al estadio para los asistentes.

La gestión documental se ha convertido actualmente en un nicho de ahorro que puede llegar hasta el 40%. Según Filipe Ribeiro, Jefe de Producto Servicios y Soluciones de Konica Minolta, “dentro de la gestión documental se identifican los departamentos y trabajadores que los utilizan, modifican y validan. Esto supone que cada trabajador tiene conocimiento inmediato de dónde está el documento y la información que necesita en cada momento. La aplicación práctica es que si un cliente nos pregunta sobre el estado de un pedido o proyecto, el mismo operador de atención puede acceder a esa información y dársela.”

Los beneficios de la implantación de procesos de gestión documental tienen un doble ámbito. Por un lado, la empresa que los implanta mejora sus tiempos de respuesta a clientes en la propuesta de nuevos proyectos y en la solución de problemas, automatiza tareas que no se centran en su actividad comercial y libera a personal cualificado que puede dedicarse a tareas que reporten un beneficio directo. Por otra parte, en el ámbito del cliente, la imagen de la empresa mejora gracias a que reciben un servicio más eficaz.

Sin embargo, la gestión documental debe cumplir una serie de requisitos para ser realmente una herramienta para la empresa que lo implanta, y no un proceso más que complica el trabajo diario. Entre ellos, el sistema elegido debe ser integrable con otras herramientas que ayuden a potenciar sus capacidades, como pueden ser redes sociales corporativas o sistemas de gestión de notas de gasto en la nube.

Además, siempre hay que tener muy presente todas las cuestiones relacionadas con la seguridad y con la confidencialidad del documento y de la información que maneja la empresa. En este caso, Konica Minolta presentará sistemas que permiten digitalizar documentos con procesos de digitalización certificada, que permite a la empresa cumplir con los más altos estándares de calidad, sin incurrir en largos procesos de homologación.