Digitalización de documentos más sencilla con biz:Option de Konica Minolta

El nuevo accesorio biz:Option, integrado en los multifuncionales bizhub de Konica Minolta, simplifica el archivo y la búsqueda de documentos, convierte la documentación en formatos editables, la distribuye de manera automática e incluso permite extraer un único fichero con los datos de todos los documentos procesados, todo ello integrado con la aplicación de gestión actual del cliente.

Madrid, febrero de 2010. Es por todos sabido que, debido a razones de coste y de eficiencia, el rol del papel como un medio de archivo se va a acabar. Algunos estudios muestran que archivar los documentos electrónicamente es un 75% más barato que en papel. Pero muchas empresas todavía piensan que el archivo digital es difícil de usar y muy complicada su implementación. biz:Option, el nuevo accesorio de los MFP de Konica Minolta, es la solución más efectiva para digitalizar documentos ya que puede estar instalado y funcionando en apenas una hora, es sencillo de utilizar, ahorra tiempo en su almacenamiento y recuperación y proporciona una rápida recuperación de la inversión.

Esta herramienta de gestión de documentos cuenta con dos diferentes configuraciones: Editable y Data. Ambas comparten funciones como la facilidad y fiabilidad para indexar documentos, el envío automático de documentos digitales directamente desde el MFP a cualquier dirección interna o externa de email, a una carpeta o a una impresora o la conversión en el formato deseado. Pero también tienen funciones particulares que se adaptan a la necesidad de cada empresa; Editable es un conversor de formatos con OCR, conversión automática en una gran variedad de formatos electrónicos y la capacidad de renombrar automáticamente documentos recibidos. Mientras que Data es un extractor de datos que incluye todas las características de la versión Editable y, además, el reconocimiento de códigos de barras y formularios, la organización de documentos de forma estructurada y generación automática de tablas de datos con los campos de interés de toda la documentación procesada, permitiendo además que la captura de datos se produzca desde cualquier MFP o incluso desde el servidor.

Con biz:Option, las compañías de cualquier tamaño pueden realizar sus tareas diarias de captura, proceso y entrega de documentos con la información ya procesada, integrándolos en su flujo de trabajo de manera totalmente automática. Y es que esta aplicación aporta numerosas ventajas.

A pesar de que el 90% de los originales que se utilizan en la oficina ya se encuentran en formato digital, el 10% que se encuentra todavía en papel es la causa principal de ineficiencia. Varios estudios demuestran que el 15% de las horas laborables de trabajo, se pierden recuperando documentos archivados en papel y que el 8,5% de estos documentos se pierden por errores en su archivo. Gracias a las ventajas que proporciona el accesorio biz:Option de Konica Minolta, el archivo digital es mucho más eficiente, acelera la recuperación de documentos, permite el acceso simultáneo a los datos y necesita mucho menos espacio en la oficina. Todos estos factores convierten a biz:Option en un sistema que hace ahorrar tiempo y dinero.

Por otro lado,biz:Option facilita la distribución inteligente de los documentos, ya que presionando un único botón de la gran pantalla en color de 8,5” de los MFP de Konica Minolta, comienza la el procesamiento de la documentación en papel. Así, el usuario puede enviar documentos de forma automática a varias direcciones de fax o email, carpetas de red, bases de datos ODBC, impresoras de red, SharePoint y repositorios Lotus Notes. Con biz:Option se puede, de forma sencilla, enviar los datos procesados al sistema DMS (Gestión Documental) debido a que esta aplicación trabaja con los más importantes del mercado: DocuWare, Documentum, FileNet, eDocs, Al Fresco o DocuShare, entre otros.

Asimismo, con biz:Option el usuario puede indexar sus documentos directamente desde la gran pantalla a color integrada en los multifuncionales. Al realizar este proceso desde el punto de captura, se acelera la búsqueda y recuperación de documentos, haciéndola mucho más rápida y precisa.

Otra de las ventajas destacables de este accesorio es que dispone de más de dos docenas de filtros para limpiar las imágenes escaneadas y además puede convertir los documentos a TIFF, PDF editable, Word, Excel y otros formatos de archivo para su posterior edición, facilitando su tratamiento. También permite trabajar con componentes que reconocen códigos de barras y formularios, es decir, procesa documentos desde una gran variedad de fuentes para crear información empresarial, mejorando la calidad de los mismos.

Además, la modularidad de biz:Option permite a la aplicación crecer junto con la empresa de la que forma parte. Si, con posterioridad, el negocio de la empresa cambia y requiere alguna funcionalidad nueva, biz:Option se adaptará sin ningún problema y continuará siendo una herramienta de trabajo indispensable. Por último, biz:Option autentica al usuario desde el momento de la captura del documento, crea auditorias y mejora así la seguridad de los documentos, pudiéndose integrar con el Protocolo Ligero de Acceso a Directorios (LDAP).

En resumen, el accesorio para la distribución y conversión de documentos, biz:Option de Konica Minolta, establece el puente de unión entre los documentos en papel, los dispositivos multifuncionales y los sistemas de gestión de documentos electrónicos. Esta sencilla, fiable, escalable y flexible herramienta de captura, permite al usuario digitalizar, distribuir y utilizar documentos como nunca antes lo había podido hacer.