Los 8 retos del bienestar en el trabajo

A principios de 2018, Konica Minolta llevó a cabo una investigación interna basada en una filosofía de diseño centrada en el usuario, y con este fin se hicieron varias actividades, como análisis de estaciones de trabajo en oficinas, talleres sobre design thinking y entrevistas con usuarios finales sobre sus problemas y necesidades en los entornos de trabajo actuales.

Agrupamos los puntos de fricción identificados en ocho categorías, cada una de las cuales representa un grupo de retos. Estamos ahora trabajando en cómo superar estas dificultades y así proporcionar a los empleados de todas las empresas mejores oportunidades para aumentar su eficiencia y satisfacción dentro del entorno de trabajo, y con ello su bienestar global.

¿Quieres saber cuáles son estas categorías?

Gestión de tareas

Las tareas pueden originarse en fuentes tanto estructuradas (p. ej., Microsoft Project) como no estructuradas (p. ej., conversaciones por correo electrónico y chats). Las personas invierten un esfuerzo significativo en mantener una visión global de sus tareas, y con frecuencia han de pasar un tiempo considerable llevando a cabo tareas administrativas.

Un sistema inteligente aumentado permite a los empleados centrarse sobre las tareas más relevantes para los objetivos globales de su empresa, en lugar de sobre aquéllas que ellos mismos perciben como más urgentes.

Visión general integrada de la información

Cuando la información se canaliza mediante múltiples fuentes (p. ej. correos electrónicos, contraseñas, conversaciones de chat, boletines y actualizaciones del sitio web), es cada vez más difícil monitorizarla, organizarla e integrarla.

En lugar de organizar los datos en múltiples carpetas con la consecuente duplicación de la información, un sistema automático que se centre en una filosofía centrada en tareas permite a los equipos e individuos tener una gestión de los datos más integrada y eficiente.

Coordinación de la sobrecarga de información

La sobrecarga de información puede convertirse en una oportunidad para los trabajadores. La coordinación de muchas fuentes de información, incluida la gestión de documentos, correos electrónicos y conversaciones de chat, impulsará una organización optimizada de las tareas, sus fechas límite y sus procesos, y permitirá tener una comprensión más profunda del contexto en el que colaboran los equipos y los individuos.

Transparencia de la información

La transparencia de la información y la compartición del conocimiento deben convertirse en prácticas habituales entre diferentes equipos, colegas y departamentos dentro de una empresa, para que la recogida de información sea más fácil y rápida.

Gracias a las prácticas de compartición de la información, será mucho más fácil buscarla entre las muchas fuentes de datos utilizadas por diferentes equipos de trabajo dentro del mismo entorno.

Aumento de la productividad

Cuando los trabajadores saben cuáles son los objetivos finales y pueden aprovechar las mejoras en la coordinación de la información, son capaces de aumentar su productividad centrándose en las tareas relevantes en el momento adecuado. Las interrupciones no planificadas pueden gestionarse de una forma similar: delegando las tareas repetitivas a sistemas automatizados.

De esta forma puede fomentarse la creatividad aumentando las interacciones sociales, participando en actividades de trabajo heterogéneas, formando parte de equipos distribuidos, viviendo en un entorno dinámico y teniendo oportunidades para participar en actividades de ocio.

Fomento de la colaboración

Aunque la colaboración ayuda a las personas a equilibrar su carga de trabajo y hacer espíritu de equipo, la correcta organización de reuniones se percibe como una tarea crítica. Para mejorar la colaboración y llevar a cabo reuniones efectivas, es necesario definir correctamente una agenda: la estructura, la asignación de tiempo, los participantes esenciales, mantener el debate sobre el tema a tratar y conseguir una sala de reuniones adecuada con el equipo apropiado.

Otro elemento clave es el desarrollo de aproximaciones más naturales e intuitivas gracias a interfaces de usuario que puedan dar soporte a los equipos y los individuos cuando colaboren en reuniones.

Fomento de la comunicación

Los métodos de comunicación estándar y automatizados mejorarán la comprensión y permitirán una ejecución exitosa de las tareas. También es necesaria una asignación clara de las habilidades y responsabilidades de cada trabajador para llevar a cabo las tareas con éxito.

Aumento de la motivación y la satisfacción

Aunque el trabajo tenga una prioridad más baja que la vida personal, el crecimiento profesional tiene un alto valor para la satisfacción del individuo. Además hay muchos factores que influyen en este crecimiento profesional, como el reconocimiento del trabajo y las habilidades de uno, la reducción del trabajo rutinario, los horarios flexibles de trabajo, y un equilibrio sano entre la vida laboral y la personal.

La interacción social y un entorno de oficina cómodo y agradable también pueden influir en la motivación y la satisfacción de los trabajadores.

Estas ocho categorías nos están sirviendo para estudiar a fondo la realidad de los entornos de trabajo en las oficinas de miles de empresas. Con este conocimiento podremos proporcionar a nuestros clientes la herramienta adecuada que les permita tener unos empleados y unos compañeros de trabajo sanos, felices y productivos.

En definitiva, queremos dar forma al entorno de trabajo del futuro.

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