Cómo convertir documentos a otros formatos y no morir (económicamente) en el intento (parte II)

Digitalización hacia Excel

En el artículo anterior abordábamos el problema que tienen todas las empresas cuando nos interesa convertir un documento en formato papel u electrónico a Word para posteriormente modificar el documento o buscar por su contenido. Todo esto, que no lo contaba en mi anterior artículo, como es lógico nos permite ahorrar tiempo y optimizar el tiempo de los empleados, lo que a la postre se traduce en dinero para la empresa y mayor competitividad.

Dicho esto, quiero entrar en el detalle de que las empresas, y sobre todo departamentos Financieros y Contables, tienen necesidades de conversión concretas como por ejemplo la conversión a Excel.

Si en el artículo anterior abordábamos que las soluciones que permitían convertir a Word son caras o difíciles de mantener, en este artículo quiero comentar que las soluciones que dicen que convierten a Excel no son del todo efectivas puesto que no reconocen el texto con la precisión que se necesita. Además, conveníamos que la mejor solución era aquella que estuviese disponible en la nube, de tal forma que estuviese siempre disponible y que además no necesitara servicios de IT de la empresa. Dicha plataforma web tiene que ser sencilla, fácil de manejar, y a la que los usuarios de los diferentes departamentos se conecten desde cualquier lugar y seleccionen los documentos que necesitan convertir a Excel para posteriormente modificarlos como si los hubiesen creado ellos mismos.

En otros departamentos o empresas relacionados con el sector jurídico como Departamentos Legales, Abogados y Procuradores, necesitan que la conversión se realice en un formato ya estandarizado cuando realicen sus comunicaciones. Este formato denominado PDF/A se caracteriza por ser un formato de archivo de larga duración, lo que significa que siempre se podrá leer, aunque haya pasado mucho tiempo. Además, este formato se caracteriza por conservar la trazabilidad del contenido. Otra característica que buscan todas las empresas es poder buscar por el contenido del documento permitiéndoles copiar parte del texto y usarlo para otros menesteres.

Cada día más las empresas están dispuestas a correr con menos infraestructura. Esto significa que sus servidores y los servicios se encuentran en la nube con ejemplos claros como Google Cloud, Amazon o Azure. En estas plataformas la capacidad de colaboración alcanza su máximo exponente permitiendo que diferentes departamentos, personas y proyectos colaboren en los mismos documentos de forma segura y eficiente. Konica Minolta trabaja con estos sistemas y otros permitiendo que los documentos convertidos se puedan almacenar en estos repositorios para posteriormente ser modificados por los integrantes de los equipos de trabajo. Esta es otra de las ventajas que ofrece el disponer de los servicios en la nube y por lo tanto la empresa no corre con la infraestructura de servidores, software y su mantenimiento.

Si necesita más información al respecto no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de explicarle cómo abordamos estos y otros problemas que seguro tiene ahora mismo.

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