La transformación del aula y la necesidad de cambios en las instituciones educativas

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Konica Minolta advertía recientemente sobre los nuevos retos a los que se enfrentan las instituciones educativas. Unos organismos que cuentan cada vez con una población estudiantil más variada y heterogénea; unos usuarios que esperan conectividad las 24 horas del día, los siete días de la semana, y flexibilidad BYOD (Bring Your Own Device) en servicios clave para su formación como son los servicios de impresión.

El mercado de la educación ha evolucionado de tal forma que el aula se ha transformado completamente en los últimos años. Los nuevos conceptos de transmisión del conocimiento, como las universidades abiertas, los cursos online o el VLE (Virtual Learning Environments), han convertido el panorama en un mercado altamente competitivo y abierto. En este sentido, las instituciones educativas necesitan urgentemente aplicar cambios significativos en sus estructuras y procesos.

La gestión documental en las instituciones educativas

La capacidad de las instituciones de enseñanza para proporcionar servicios documentales punteros que les permitan gestionar su información de forma cómoda y flexible depende, en última instancia, de la implementación de sistemas de gestión documental que abarquen todo el proceso: desde el registro de alumnos hasta la creación de contenidos educativos.

Un buen sistema de gestión documental reducirá costes administrativos y aportará a los centros de enseñanza la capacidad de prestar sus servicios de una forma mucho más eficiente. De esta forma, las instituciones educativas pueden centrarse en su misión principal: servir a sus estudiantes y proporcionarles una educación de máxima calidad.

Las ventajas de un sistema de gestión documental en instituciones educativas son:

  1. Mayor eficiencia de los flujos de trabajo y seguridad del archivado. Procesos fiables de escaneado y captura de datos como parte de los procedimientos administrativos generales y la automatización de la gestión del archivo.
  2. Oferta electrónica de materiales de aprendizaje y documentación del curso, así como una rápida integración en contextos MOOC y VLE. Los profesores pueden aprovechar nuevos formatos y la comodidad que les proporciona la creación fácil y flexible de contenidos educativos.
  3. Protección eficaz de datos sensibles y contenido crítico. Ya sea en forma electrónica o física, los datos personales de los alumnos y otros documentos confidenciales han de salvaguardarse de ojos indiscretos.
  4. Control y asignación de costes de impresión, copia y escaneado a usuarios, departamentos o facultades. Facilitando la contabilidad para departamentos y alumnos se aumenta la eficacia de cada euro que entra en el sistema.
  5. Sistemas de pagos cómodos, flexibles y seguros para impresión autoservicio en el campus. Los alumnos tendrán autonomía para encargar sus impresiones cuando lo necesiten y abonarlas con su forma de pago preferida.

ECM, control total sobre los documentos

Si lo que la institución necesita es tener el control total sobre los documentos, tanto físicos como digitales, que se mueven por todo el campus, el ECM (Enterprise Content Manager) es una potente herramienta de gestión de información, cumple con la normativa y mejora el rendimiento de la organización.

Con una solución ECM, tanto alumnos como empleados y proveedores pueden crear documentos en papel, lanzar mensajes de correo electrónico y realizar envíos web en grandes cantidades. La capacidad que tenga el centro educativo de gestionar este flujo constante de contenido determinará el tipo de servicio que puede prestar. Gracias a esta herramienta, el centro mejorará el acceso y control de documentos y contenido digital.

Éstas son algunas de las ventajas y beneficios del ECM:

  1. Mejora del procesado de documentos
  2. Facilidad para buscar y encontrar información sobre alumnos
  3. Reducción de costes de copiado y archivado
  4. Acceso a documentos para cualquier usuario autorizado desde cualquier ubicación
  5. Eliminación de la impresión y reimpresión de archivos de alumnos
  6. Seguridad documental mejorada

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