La gestión de contenidos en la fábrica

Gestión Documental en la fábrica

Algunas veces me preguntan qué tiene que ver la gestión de contenidos empresariales, que se supone que es un proceso puramente de oficina, con el correcto funcionamiento de una fábrica.

Procesos no tan separados

Aunque no sea intuitivo a primera vista, el proceso que llevan por un lado los documentos, es decir, la gestión documental, y el proceso que llevan por su lado los elementos que entran en juego durante la fabricación cruzan sus caminos con frecuencia.

Al fin y al cabo, los tiempos han de estar coordinados entre uno y otro.

Tenemos un ejemplo muy claro en la gestión de pedidos. Cuanto antes esté procesado el papeleo de creación de un pedido y más claras estén las especificaciones, antes podrá empezar la fabricación, y con más garantías de calidad. Y así, en todas las etapas de la fabricación, hasta la entrega del pedido y el cobro de la factura.

Y hablando de calidad, no puede haber un buen control de calidad si no tenemos disponibles, a un clic de distancia, los documentos con especificaciones, normativas, regulaciones, estándares, ISO, etc. para poder evaluar el producto que sale de la línea de montaje.

Automatismo en la planta y en el despacho

La automatización de la producción y fabricación comienza en los despachos, con los contratos y la adherencia a estándares, además de con el diseño e ingeniería. La única manera de poder reunir documentos de tan diversa naturaleza de forma que estén disponibles al momento es con una solución de Enterprise Content Management (ECM): contratos de venta, especificaciones, correspondencia con el cliente, planos, memorias de calidades, certificaciones, origen de los materiales, contratos de compra, legislación aplicable... toda esta documentación puede estar escaneada, sometida a un software inteligente que la etiquete e indexe y archivada de forma que se pueda localizar en cuanto sea necesario, en cualquier etapa de la producción.

De esta forma es fácil cumplir con la normativa, garantizar estándares y asegurar una completa trazabilidad de la materia prima. La calidad mejora y los ciclos de producción se reducen. En definitiva, todo el proceso de ingeniería se agiliza y se reducen los tiempos desde la mesa de diseño hasta el domicilio del cliente.

Las ventajas de un vistazo

Si todavía no encuentras una relación clara y directa entre lo que sale de tu fábrica y un buen proceso de gestión documental gracias a soluciones de Enterprise Content Management, mira cuáles son algunas de las ventajas:

  • Aumento de la eficiencia y la productividad, al poder ligar automáticamente un documento con un ciclo de producción,
  • Reducción de costes operativos al disponer de toda la información en el momento,
  • Apoyo a iniciativas de cumplimiento de normativas gracias a la capacidad de consultar con un solo clic todas las leyes, estándares y certificaciones aplicables al producto,
  • Mejora de las relaciones con clientes y proveedores al satisfacer plenamente sus requisitos y las obligaciones contractuales, sin olvidar los plazos de entrega,
  • Producción y entrega de documentos y pagos salientes, porque el sistema nos avisa automáticamente de cuándo hemos de pagar las materias primas para aprovechar los descuentos por pronto pago y otras fechas límite,
  • Captura de documentos entrantes que pasan automáticamente a formar parte del proyecto, pudiéndolos consultar siempre que sea necesario,
  • Automatización de flujos de trabajo relativos a procure-to-pay, gestión de ciclo de vida del producto, cumplimiento y procesos order-to-cash.

¡Y esto son sólo algunos de los beneficios!

Si tienes alguna pregunta, nuestros expertos están a tu disposición. También puedes consultar nuestra Guía de Servicios de Gestión de Contenidos para saber más. Y recuerda que cualquier proceso de negocio se agiliza gracias a la gestión documental.

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