El cartero ya no llama dos veces

Las cartas que ya no recibimos

De la emoción a los procesos

Hoy me siento melancólico, ya ves qué tontería. Y te voy a decir por qué.

Esta mañana he recibido correo. No me refiero a correo electrónico; ése lo recibo todos los días y a todas horas. Quiero decir que alguien, una persona de carne y hueso, con nombre, familia, aspiraciones y sentimientos, ha llegado físicamente hasta el buzón que tiene mi nombre y ha introducido en él unos sobres de papel.

¿Y por qué tendría eso que hacer que me sintiera melancólico?, te preguntarás. Pues porque lo único que había de correo era un sobre del banco con notificaciones de ingresos y gastos, un recordatorio de renovación del seguro del coche y un balance de puntos de un programa de fidelización de una cadena hotelera.

¿Dónde está la jocosa carta del compañero de mili, la misiva en papel ligeramente perfumado de la anciana tía que vive en otra provincia, la postal del hermano que está de vacaciones en algún exótico lugar?

Nada. Sólo aburrida correspondencia comercial.

Reflexionando sobre mi pasajera depre, se me ha ocurrido pensar que el correo físico ha igualado a particulares y empresas en una cosa: la correspondencia ya no es parte de nuestra vida social, sino de nuestros procesos.

Unificando fuentes de documentación

A pesar de que hoy día hay muchos documentos que podemos recibir a través de internet (facturas por correo electrónico, extractos bancarios desde la banca online, etc.), las empresas españolas siguen recibiendo en papel una cierta cantidad de correspondencia. Esto las obliga muchas veces a disponer de dos formas paralelas de llevar sus procesos de negocio: física y digital.

El problema surge cuando no existe una coordinación total y sin fisuras entre estos dos procesos y nos aparece la duda de cómo está archivado un documento, si en el cajón o en el disco duro. Es sólo un ejemplo.

¿Qué alternativa nos queda? Llevar un único proceso para cada tipo de documento, y que ese proceso sea el digital. Primero porque nos ahorra espacio de almacenamiento, segundo porque nos facilita las búsquedas tras su archivado y tercero porque evita errores humanos, entre otras ventajas.

¿Cómo funciona?

Imagina que en lugar de tener a una o varias personas clasificando el correo en papel que llega a tu empresa para su posterior reparto, hubiera alguien digitalizando ese mismo correo. Lo puede hacer tanto con un escáner como con una multifuncional.

Tras el escaneo, cada documento es examinado por un software que lo lee y decide qué tipo de documento es: una factura, un contrato, un RFP, publicidad... Sabiendo de qué se trata, ahora puede reenviarlo al departamento o persona correspondiente: contabilidad, legal, comercial, compras...

Cada destinatario recibe automática e inmediatamente el aviso de recepción de correo y puede tratarlo como sea necesario: reenviarlo a alguien en concreto, introducirlo en un flujo de trabajo o lo que sea menester, al igual que haría con la correspondencia física de la que proviene el documento.

Las ventajas del correo automatizado

¿Cuáles son los beneficios que se obtienen de este tratamiento?

  • La transparencia mejora gracias a la captura centralizada de todo el correo entrante,
  • Se ahorra tiempo y costes gracias a la logística coordinada del correo interno,
  • El correo se distribuye de forma inmediata a diversas ubicaciones físicas sin necesidad de trasladar papel,
  • Se aceleran los tiempos de procesado interno, aumentando así la productividad,
  • Todos los procesos se documentan de una forma perfecta y segura.

Es cierto que la emoción del correo ha desaparecido, pero no su necesidad, su utilidad y la atención que le debemos prestar. Sin embargo, no podemos dejar que el peso del papel que recibimos lastre nuestra productividad y frene nuestra competitividad.

Así nos quedará tiempo para escribir alguna que otra carta de nuestro puño y letra a alguien que nos importe. ¡Seguro que le hace más ilusión que recibir un whatsapp!

No es ciencia ficción

La gestión automatizada del correo en papel no es el futuro; ya es el presente, y está aquí para quedarse.

Si necesitas más información o ayuda para automatizar tus procesos, habla con Konica Minolta. En nuestra sección de Gestión de Correos Digitales encontrarás más información; no dudes en ponerte en contacto con nosotros si quieres hacernos alguna consulta.

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