El sector educativo, y III: Dos ejemplos de uso

Impresión y gestión documental en el sector educativo

En los dos artículos anteriores hemos explorado las diferentes soluciones de las que una institución docente se puede beneficiar para mejorar sus flujos de trabajo de gestión documental y de impresión.

Ahora vamos a poner en práctica esa teoría y vamos a ver dos ejemplos en los que el uso de la tecnología ECM pondrá nuestro centro educativo a la cabeza de la competencia.

Empezaremos por los claros beneficios que tiene para el personal docente.

Compilando material del curso

Hoy día, tanto estudiantes como profesores quieren trabajar con documentos digitales, esté contenida la información original en un fichero digital o basado en papel. Para lograr la máxima eficiencia, el personal educativo necesita soluciones cómodas para compilar contenido de diferentes fuentes en un único fichero imprimible que pueda transmitir a sus colegas o publicar para los estudiantes.

El profesor que necesite hacer una compilación para entregar a sus alumnos o para ponerlo a disposición en la intranet de alumnado del centro lo tiene ahora más fácil que nunca. Sea cual sea la fuente de la documentación, los sistemas de archivado, recuperación y compartición bien gestionados le facilitan su tarea.

Podemos ver fácilmente las ventajas que tiene un sistema de este tipo:

  • Los datos están disponibles de forma uniforme para hacer consultas, informes y exportaciones;
  • Toda la información relacionada con un tema está rápidamente disponible mediante funciones de búsqueda;
  • El sistema incluye funciones de recuperación frente a catástrofes para que el material esté siempre seguro;
  • Se pueden establecer reglas de acceso al material según funciones;
  • Además se pueden incorporar medidas de seguridad para proteger la propiedad intelectual del autor o autores de los documentos.

Pero no queda ahí la cosa; la eficiencia del personal aumenta por los beneficios aportados por el sistema:

  • Se puede crear material del curso de muy alta calidad;
  • Los ciclos de paso de documentación de papel a digital son más cortos;
  • Hay menores costes de papel gracias al mayor uso de documentos electrónicos;
  • Menos datos, hojas de trabajo y ficheros se pierden o se archivan mal;
  • Siempre se hacen trazas de auditoría claras y completas, para facilitar los procedimientos administrativos.

¿Necesitas otro ejemplo? Vamos a ver las ventajas que un servicio así aporta al personal administrativo.

Gestionando el ciclo de vida del alumnado

En un centro educativo es imprescindible llevar un control del alumnado, sus matrículas y expedientes de forma eficiente y segura.

Dicho control comienza con la captura de datos en el momento de la matrícula. Por tanto es aquí donde ha de empezar la buena gestión de los documentos.

Al matricularse, los estudiantes tradicionalmente han de cumplimentar un montón de formularios (digitales o en papel) y proporcionar gran cantidad de documentación que incluso hoy día está mayoritariamente en papel. Los procesos para capturar y pasar los datos de los estudiantes al fichero adecuado en la base de datos de la universidad han de cumplir estrictos estándares de seguridad que respeten su confidencialidad.

Es por tanto necesario implementar soluciones de gestión de registros y matrículas que permitan a las escuelas, facultades y universidades ser más eficaces proporcionando servicios avanzados y de soporte al alumnado.

Y aquí, ¿cuáles son las ventajas?

  • Se puede hacer un mantenimiento seguro y riguroso de los registros de los estudiantes;
  • Se facilita la consolidación de la información desde diferentes fuentes y en distintos formatos en un único documento PDF/A listo para imprimir o enviar;
  • Se puede redactar directamente la información dentro de documentos PDF;
  • Se facilita la compartición de información y la colaboración en todo el campus;
  • A lo que hay que sumar la función automática de búsqueda con los datos disponibles en cualquier formato: no es necesario buscar en archivadores y cajas, porque todo es accesible desde el terminal.

En realidad las ventajas del ejemplo anterior también son aplicables a éste, y viceversa. ¿Te imaginas la de tiempo que se ahorra y lo que aumenta la productividad, la eficiencia y la calidad de los resultados?

Si deseas recibir más información, puedes ponerte en contacto con nuestros expertos en:

Otras entradas interesantes:

«
»

Enviar un comentario a
“El sector educativo, y III: Dos ejemplos de uso”