El sector educativo, II: Gestión documental

Gestión documental para el sector educativo

Como decíamos en el artículo anterior, los nuevos retos a los que se enfrentan las instituciones educativas incluyen una población estudiantil más variada y heterogénea que espera conectividad las 24 horas del día y los 7 días de la semana, además de la flexibilidad que les ofrece utilizar su propio dispositivo.

Pero además el mercado educativo ha evolucionado de tal forma que el aula se ha transformado completamente. Los nuevos conceptos de transmisión del conocimiento, como las universidades abiertas, los cursos abiertos online o MOOC (Massive Open Online Courses) y los entornos virtuales de aprendizaje o VLE (Virtual Learning Environments) ha convertido al panorama educativo en un mercado altamente competitivo y abierto. Además, el proceso de Bolonia ha promovido una creciente competencia internacional.

¿Cómo se adaptan las instituciones educativas a esta mayor complejidad? Necesitan urgentemente hacer cambios significativos en sus estructuras y procesos.

La gestión documental

Aquí es donde entran en juego los servicios documentales.

La capacidad de las instituciones de enseñanza de proporcionar a sus estudiantes, profesores y personal administrativo de servicios documentales punteros que les permitan gestionar su información de forma cómoda y flexible depende en última instancia de la implementación de sistemas de gestión documental que abarquen todo el proceso, desde el registro de alumnos hasta la creación de contenidos educativos.

Un buen sistema de gestión documental reducirá costes administrativos y dará a los centros educativos la capacidad de prestar servicios de forma más eficiente. Así pueden centrarse en su principal misión: servir a los estudiantes y proporcionarles una educación de calidad.

Así, este sistema de gestión documental proporcionará una serie de ventajas clave:

  • Mayor eficiencia de los flujos de trabajo y más seguridad de archivado: con procesos fiables de escaneado y captura de datos siendo parte de los procedimientos administrativos generales, la gestión del archivo se automatiza.
  • Oferta electrónica de materiales de aprendizaje y documentación del curso, así como rápida integración en contextos MOOC y VLE: los profesores pueden aprovechar nuevos formatos y la comodidad que les proporciona la creación fácil y flexible de contenidos educativos.
  • Protección eficaz de datos sensibles y contenido crítico: ya sea en forma electrónica o física, los datos personales de los alumnos, así como otros documentos confidenciales, han de salvaguardarse de ojos indiscretos.
  • Control y asignación de costes de impresión, copia y escaneado a usuarios, departamentos o facultades individuales: facilitando la contabilidad para departamentos y alumnos aumentaremos la eficacia de cada euro que entra en el sistema.
  • Sistemas de pago cómodos, flexibles y seguros para impresión autoservicio en el campus: los alumnos tendrán autonomía para encargar sus impresiones cuando lo necesiten y abonarlas con su forma de pago preferida.

Un paso más allá: ECM

Si lo que queremos es control total sobre los documentos que se mueven por todo el campus, documentos tanto físicos como digitales, el ECM o Enterprise Content Manager es una potente herramienta que nos permite gestionar información, cumplir normativas y mejorar el rendimiento de la organización.

Tanto los alumnos como los empleados, los proveedores y los antiguos alumnos crean y reciben documentos en papel, mensajes de correo electrónico y envíos web en grandes cantidades. La capacidad que tenga el centro educativo de gestionar este flujo constante de contenido determina el tipo de servicio que puede prestar a todos ellos.

Una solución ECM mejorará el acceso y el control a los documentos y al contenido digital. Los usuarios autorizados tendrán acceso inmediato a los documentos desde las aplicaciones que ya estén implementadas, como los sistemas de información del alumnado (Student Information Systems) o las soluciones ERP existentes, sin cambio alguno en la programación.

La integración de soluciones para flujos de trabajo elimina las tareas secundarias y manuales y permite a los empleados del centro concentrarse en labores más importantes que contribuyen al éxito de la institución.

Ya vemos que las ventajas y beneficios son muchos. Los podemos resumir en unos puntos:

  • Mejora del procesado de documentos,
  • Facilidad para buscar y encontrar información sobre alumnos,
  • Reducción de costes de copiado y archivado,
  • Acceso a documentos para cualquier usuario autorizado desde cualquier ubicación,
  • Eliminación de la impresión y reimpresión de archivos de alumnos,
  • Seguridad documental mejorada.

¿A que ahora ya vemos cómo una institución educativa, con el uso intensivo que hace de documentación, se puede beneficiar de este tipo de soluciones? Lo veremos mucho más claro en la última parte de esta serie, en la que pondremos un par de ejemplos de uso.

Si lo deseas, puedes mientras tanto consultar otros recursos:

Soluciones de Konica Minolta para el sector educativo
Mejora de la eficiencia para instituciones docentes

¡Permanezcan atentos a sus pantallas!

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