El sector educativo, I: Servicios de impresión

USTED quiere proporcionar a sus alumnos y profesores los mejores servicios de impresión. NOSOTROS le ofrecemos servicios flexibles, cómodos y seguros.

Las nuevas generaciones ya no entienden un mundo sin tecnología. Mi propia generación no es lo que se dice "nueva" y tampoco estamos dispuestos a renunciar a la conexión permanente, las aplicaciones web de última generación o las app que mantienen sincronizados nuestros múltiples dispositivos.

Por eso, si los centros educativos en los que se mueven nuestros jóvenes no disponen de las comodidades que ellos ya saben que pueden tener, ¿cómo los van a considerar punteros en la transmisión de los últimos conocimientos? Para ellos pueden convertirse en rancias instituciones ancladas en el pasado a las que no les queda más remedio que asistir porque se lo ordenan sus mayores y un sistema que ellos no han creado.

Más que nunca, las escuelas, colegios e instituciones de enseñanza tienen que centrarse en una organización eficiente y en los mejores servicios para mejorar su competitividad. Con la tecnología digital, los centros de educación pueden mejorar la enseñanza y el aprendizaje, mantener adecuadamente los registros y administrar los presupuestos de forma más eficiente. Pero para ello necesitan apoyo profesional y competente con soluciones avanzadas para la producción, captura y distribución de documentos y otros servicios.

En este artículo en tres partes vamos a hablar sobre los servicios de impresión y los sistemas documentales, y daremos un par de ejemplos de su aplicación.

Servicios de impresión

Los centros educativos han recorrido un largo camino desde aquellas fotocopiadoras que hacían copias por un duro o incluso desde los servicios de reprografía de los campus universitarios. Los servicios de impresión actuales han ganado en flexibilidad, eficacia y comodidad para el alumnado.

Ahora las soluciones de impresión pueden personalizarse y adaptarse a las necesidades específicas, tanto del centro como de los alumnos y los profesores.

¿Cómo podría un nativo digital pasar sin un servicio de BYOD (Bring Your Own Device), impresión móvil y follow-me, sistemas de pago autoservicio, autenticación y contabilidad personal...? Como decíamos más arriba, la falta de estas facilidades puede resultar alienante.

Los propios docentes y personal administrativo tienen necesidades de flujos de trabajo que antes no existían, o simplemente no se esperaba tener.

Los beneficios que aporta una solución de servicios de impresión hecha a medida son múltiples:

  • Flexibilidad: Compatibilidad con los dispositivos del centro docente y los ordenadores, tabletas y smartphones de los estudiantes. Un servicio BYOD y una aplicación de impresión móvil son imprescindibles para que el alumno gestione sus impresiones incluso desde su casa.
  • Comodidad: Capacidad para enviar e imprimir trabajos en cualquier momento desde cualquier sitio en el dispositivo de impresión adecuado. Esto también se consigue con la impresión móvil, pero además el sistema de impresión ha de estar disponible las 24h para adaptarse a los hábitos de estudio de todos los alumnos.
  • Control y reducción de costes: Asignación de costes a individuos, departamentos y facultades, para que las cuentas de los estudiantes sean cargadas adecuadamente y sin problemas. Lo mismo es válido para los centros de coste de cada uno de los departamentos, que han de tener una autenticación segura y basada en usuario.
  • Seguridad: Mayor seguridad de los datos mediante la impresión de la información sensible de forma interna. Ningún material impreso puede caer en las manos equivocadas, por lo que hay que implementar sistemas para acabar con los olvidos de documentos en la impresora. En este sentido también es importante separar los sistemas de impresión internos o de personal, de los externos o para el alumnado, o establecer controles de acceso únicamente a las impresiones propias del usuario.
  • Eficiencia: Óptima planificación y gestión de las instalaciones de impresión, para que no haya tiempos de inactividad por averías o falta de consumibles (tóner, papel, etc.). Nuestros Servicios de Impresión Optimizada (OPS, Optimized Print Services) y de gestión de parques de impresión están precisamente dirigidos a este tipo de instalaciones.

En la segunda entrega hablaremos sobre los servicios de gestión documental y el Enterprise Content Management (ECM) o gestión de contenidos empresariales. Mientras tanto, puedes encontrar más información en estos enlaces:

Soluciones de Konica Minolta para el sector educativo
Mejora de la eficiencia para instituciones docentes

¡Hasta pronto!

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