Las facturas viajeras

Automatización de gestión de facturas

Cómo pasa el tiempo, y cómo cambian las cosas.

Hace un año hablábamos sobre la digitalización certificada de facturas, y hacíamos hincapié en la necesidad de utilizar un software homologado por la Agencia Tributaria. Además hablábamos del procedimiento y los requisitos técnicos para cumplir con todo lo necesario.

Sin embargo, hoy día las expectativas de las empresas han variado. Ya no solamente buscamos una implementación compatible con los sistemas de la AEAT para que las facturas entrantes estén certificadas, sino que además queremos que estas facturas que recibimos de nuestros proveedores estén integradas en nuestros sistemas de gestión documental y su gestión esté prácticamente automatizada.

Un largo camino

¿Cuántas facturas recibe tu empresa a lo largo del mes, incluso a diario? ¿Te has parado a pensar en todas las vicisitudes por las que pasa cada factura en papel desde que es emitida?

Vamos a suponer que la factura ya está en manos del departamento de Compras de la empresa destinataria. A partir de aquí, la factura ha de ser entregada al departamento adecuado, revisada, dado el visto bueno, vuelta al departamento de Compras o Pagos, efectuado el pago y archivada correctamente. Con algunas variaciones según el tamaño o los procedimientos establecidos en cada empresa, ése será su recorrido.

El tiempo invertido en este proceso y algún que otro error hacen que merezca la pena replanteárnoslo.

La opción del teletransporte

Ahora bien, imagina esta otra situación.

Llega la factura a Compras y se digitaliza con un equipo multifunción. El original en papel se destruye. La factura se paga. Ya está.

¿Cómo? ¿Qué ha pasado?

Vamos a echar un vistazo entre bambalinas. La multifunción ha escaneado la factura y la ha pasado por un software inteligente. Éste utiliza un sistema OCR (Optical Character Recognition o reconocimiento óptico de caracteres) para interpretar la información que contiene, y sus algoritmos la clasifican correctamente (número de factura, remitente, importe, referencia de envío, etc.).

Con la información que tiene sobre el emisor o la referencia, el software reenvía automáticamente la factura al departamento que solicitó el producto o servicio para su aprobación. Y en todo momento la factura queda integrada con el sistema de ERP y con el de contabilidad.

Una vez es aprobada, el sistema la envía a una cola de pagos ordenados por fechas de vencimiento o de pronto pago, para que se puedan hacer los pagos por orden.

¿Y qué he ganado con esto?

La trazabilidad de todas las facturas que llegan es inmediata y exacta, lo que nos permite hacer un seguimiento correcto de estos documentos.

El sistema utiliza reglas específicas para la comprobación y aprobación de las facturas, por lo que el proceso se agiliza enormemente.

La interfaz de usuario es amigable y bien estructurada, facilitando la tarea.

Si es necesario, se pueden hacer verificaciones secundarias y añadir comentarios a las facturas y los recibos.

El sistema es seguro y transparente gracias a su control de acceso, su proceso de aprobación, la capacidad de revisión y el archivado final.

El procesado de facturas se integra perfectamente en el sistema de ERP existente, por lo que se convierte en parte de un sistema de información global.

Y además podemos ahorrar costes gracias a la agilización y control del pago, lo que nos permite obtener descuentos por pronto pago y cumplir todos los vencimientos.

¿Te gusta la idea? Pues no tienes más que ponerte en contacto con nuestros expertos y ellos te ayudarán a mejorar el procesado de las facturas de tus proveedores. No te vamos a decir que pagar facturas se vaya a convertir en un placer, pero al menos dejará de ser un sufrimiento.

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