Workplace vs Workspace

¿Qué diferencia hay entre workplace y workspace? Te aseguro que la diferencia no es solo semántica. Al menos eso es lo que he podido averiguar junto a mis compañeros, manteniendo decenas de conversaciones con clientes, consultores e incluso entre nosotros.

Hace ya un tiempo, hablando con mi compañero de armas Paul Chaplin, nos planteamos esta pregunta y decidimos hacer cada uno por nuestro lado un acercamiento, en forma de contenido.

Yo, como padawan suyo, escribí el artículo de la semana pasada. Él, como Jedi, hizo otro acercamiento que hoy resumo en su esencia.

Workplace (lugar de trabajo) es un concepto de grupo cuyo responsable es la empresa, y lo componen las personas, dispositivos y espacios que la empresa pone a disposición de los empleados para realizar el trabajo.

Mientras que workspace (espacio de trabajo) es un concepto relacionado con la persona, ya que es el espacio de trabajo que crea una persona/trabajador para sí mismo y lo componen las herramientas, dispositivos y recursos que utilizan (y hoy en día llevan consigo allá donde vayan) y los lugares donde está, y con los que puede llevar a cabo sus responsabilidades y tareas para la empresa.

O, dicho de otra forma, el workplace te lo impone la empresa, mientras que el workspace lo creas tú para ti mismo.

Quizás la ilustración te ayude más.

Workplace vs Workspace

Pero quizás la pregunta es: ¿por qué diferenciarlos?; ¿qué sentido tiene hacerlo?

  • Echa un vistazo a la historia y veras que los primeros lugares de trabajo, en la época de los artesanos, era un cuarto donde aprendiz, oficial y maestro estaban juntos para que uno aprendiera del otro con solo fijarse en lo que hacía.
  • De ahí pasamos a la revolución industrial, que trajo cadenas de fabricación y operaciones uno al lado o detrás de otro facilitando la supervisión de los supervisores. En la era de la información, los espacios abiertos que fomentan la comunicación lo han petado, pero en la era del conocimiento (también conocida como Revolución Industrial 4.0)... ¿qué?

Los trabajadores son cada vez más móviles, cada vez se trabaja más desde casa o con teletrabajo, o desde cualquier sitio (avión, hotel, casa, parque, o mientras los hijos celebran su cumpleaños en la piscina de bolas). De ahí la importancia del espacio de trabajo, ya que no solo necesitas llevar contigo las herramientas que necesites, sino que éstas deben permitir no solo la comunicación en tiempo real, sino el ensamblado y desensamblado de cualquier información, sin importar formatos, o la ejecución de procesos internos de empresa.

En los workplace y workspace tienen tanta importancia la tecnología como las políticas de organización y empleado de la empresa.

Por esta razones hay que poner mucho cuidado en cómo son los lugares de trabajo y sus espacios de trabajo, ya que no hacerlo implica riesgos.

Trabajar en ambos para facilitarlos y mejorarlos impacta directamente en el rendimiento del trabajador y en la propia cultura y estrategia de la empresa y, por supuesto, en los resultados. 

No hará falta decirte que, en cuanto a tecnología, quien se adapta perfectamente a esta nueva filosofía de workplaces y workspaces son los dispositivos que llevamos encima. Los ingleses lo llaman pocket technology. Y, tal y como ocurre en tu empresa, los dispositivos móviles (smartphones, tablets, portátiles, wearables, etc.) que suele tener el empleado son mucho más potentes, ligeros y actualizados que los que la empresa es capaz de suministrar. Eso es un reto para el que BYOD (Bring Your Own Device) no es suficiente.

Ahora entiendes que IBM o Apple no estaban equivocados al empezar a desarrollar apps de negocio o de procesos de negocio, o nosotros en Konica Minolta con apps como Captio. Ellos y nosotros sabíamos años atrás que el trabajador (cuanto más joven, más) querría usar también en el trabajo las mismas herramientas que usa en su vida personal, y con la misma facilidad.

Así que las empresas, cuando diseñen sus lugares de trabajo, no tendrán que pensar únicamente en que las oficinas sean bonitas, integradas, ecológicas, de colores relajantes y que motiven la creatividad y la productividad. Eso por supuesto, pero sobre todo tendrán que pensar cómo crear la infraestructura tecnológica necesaria y modificar sus procesos a modelos cloud y móviles para poder trabajar de la misma forma en casa o en la oficina, usando la simplicidad e inmediatez que los dispositivos de bolsillo personales le dan al empleado. Para los más puristas u orientados al design thinking, esto se dice: “proveer de infraestructura tecnológica orientada a procesos creados y centrados en el usuario”.

Creo que me estoy orientando mucho hacia el usuario/empleado y poco a la empresa, ¿no?

Como empresa, debemos pensar que el diseño de los lugares trabajo y los espacios de trabajo no es un tema de modas, ni de tendencias. Aunque creo que hay algo de ello también. En un mundo disruptivo y global que cambia rápidamente, como empresa debemos adaptarnos por varios motivos.

Si pensamos en ECONOMÍA de la empresa, tendremos en un futuro inmediato trabajadores de contratos más cortos o que trabajan de forma autónoma; a estos hay que darles las herramientas y entornos adecuados para poder trabajar, no solo porque te lo pidan o porque te encuentres en la incongruencia de contratar a un autónomo y cuando este te diga que si se desplaza a tus oficinas te cuesta más como organización pero no te quede más remedio que pagar porque no tienes una tecnología capaz de permitirle el teletrabajo, sino porque, si no lo ofreces, se irán a la competencia.

Si pensamos en la propia COMPAÑÍA, hay que adaptarse a los tiempos. Hoy debemos crear entornos ágiles y atractivos que permitan enseñar quiénes somos a los empleados actuales y a los futuros, socios, clientes y otros. No podemos ser líder de un mercado si nuestra empresa tiene un diseño, arquitectura, mentalidad, organización o entornos de trabajo de los años 80 ó 90.

Es más, pensando en los propios futuros empleados y EQUIPOS, la multidisciplinaridad, multinacionalidad y multiproyectos se impondrán, si no lo han hecho ya en las organizaciones. Y los integrantes de estos equipos exigirán a las empresas los entornos de trabajo y los lugares de trabajo (incluyendo la tecnología) que les permitan hacer su trabajo y no les impidan o retrase en su labor. No quiero ni imaginarme lo que le queda por delante a las áreas de Recursos Humanos, IT y Dirección General para crear estos lugares y espacios de trabajo si no se han puesto con ello ya.

Quizás otro día podamos hablar sobre cómo afrontar estos retos y qué posibles soluciones podemos ofrecer como empresa o reclamar como empleados.

Espero que ahora puedas entender un poco mejor por qué el lugar y espacio de trabajo tiene tanta importancia en la Sociedad de la Revolución Industrial 4.0.

De esto y de mucho más estamos hablando en el Digital Enterprise Show. Estaremos allí hasta mañana. ¿Vienes a vernos?

Que tengas un buen y próspero día.

Note: Thank you, Paul. 

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