La automatización de flujos de trabajo como herramienta para la transformación digital de las empresas

Procesos de negocio

Que las nuevas tecnologías nos están cambiando la vida está claro para todos nosotros. Nos cambian la forma de vivir, la forma de relacionarnos, de trabajar, y hasta de hacer negocios.

Como no podía ser de otra forma, también estas tecnologías están cambiando la forma de automatizar flujos de trabajo (también conocidos como workflows) que las empresas ejecutan para su normal funcionamiento y mejora de la calidad y productividad.

Demos, juntos, una vuelta por estas tecnologías y veamos cómo afectan a los procesos automatizados de las empresas.

Cloud/SaaS

La principal ventaja de Cloud/SaaS es permitir la colaboración entre clientes y proveedores de tal forma que hasta ahora era impensable, mejorando de forma extrema la competitividad del proveedor y la cadena de valor para el cliente.

Sin embargo, yo no olvidaría la ventaja del coste. Hasta hace cuatro días la automatización de flujos implicaba una inversión inicial de hardware y/o software importante que hacía cuestionarse muy mucho la necesidad o no de dicha automatización o el ROI de la misma. Ahora los modelos Cloud/SaaS son modelos de pago por uso, o están muy cerca de ello, lo cual anula o reduce mucho la inversión inicial y permite una medición de la rentabilidad del proceso automatizado en cuanto inversión casi en tiempo real.

No digo que la automatización de flujos de trabajo deba ser siempre Cloud/Saas, ya que esto depende de muchas variables, como la capacidad de integración, el propio coste, la seguridad o las políticas internas de la empresa, hasta la movilidad o no de los empleados. Pero es cierto que ya podemos hablar de una solución real de workflow en modo Cloud/SaaS.

Internet of Things

La aparición de IoT en el mundo de la automatización de flujos de trabajo podría parecer una incongruencia, pero no lo es ni lo más mínimo. Si bien es cierto que estas herramientas nacieron con la idea básica de poder mejorar los tiempos, calidad y rentabilidad de los procesos ejecutados por humanos, las “maquinas inteligentes” con sensores que reportan miles de datos en tiempo real también tienen que ser incluidas en estos workflows. De momento, ya se hace vía tablas intermedias de datos o de bases de datos, pero empieza a ser tendencia poder “leer” directamente los sensores desde las aplicaciones workflow para que éstas intervengan según los procesos definidos.

La era del trabajo colaborativo, donde máquinas y hombres trabajan por igual en un proceso sin que uno sea el que mande sobre otro, ya está aquí y los productos de workflow empiezan a hacer realidad este futuro.

Movilidad

Ya en el 2014, Gartner Research dijo que para el 2018 más del 50% de los usuarios de internet usarían dispositivos móviles para sus actividades diarias profesionales y personales.

La conciliación de lo laboral con lo profesional está en auge, lo cual significa que las herramientas de automatización de flujos de trabajo no pueden funcionar al margen de estas realidades sociales.

Un trabajador debe de recibir una alarma, mensaje o similar que le permita entender que le toca hacer su parte del proceso y el tiempo que tiene para hacerlo, esté sentado en la oficina, recorriendo la línea de montaje, en un atasco en el coche o tomando un café con los amigos. Los procesos no pueden parar, pero pueden convivir con la vida personal ayudando a que la conciliación sea real, y desde luego, la rentabilidad aumente.

Digital Business Transformation

Las tecnologías antes mencionadas son eso, tecnologías, que deben integrarse con otras que manejan el negocio, como CRM, ERP, HCM u otros. Pero la realidad es que esa integración no debe ser como hasta ahora, mediante algún Web Service o API, y que se sigan ejecutando los procesos como se ha hecho en las últimas décadas.

La verdadera transformación que los negocios necesitan en esta nueva sociedad es una transformación del propio negocio, de entender que la digitalización del negocio no consiste en automatizarlo con un software u otro, sino en cambiar los procesos para adaptarlos a una sociedad digital en la que ahora se vive.

Claro está, hacer esto no es algo únicamente del software, sino más bien de la inteligencia y estrategia de las personas que componen la empresa; pero por supuesto si queremos tener una empresa digital no podremos hacerlo sin utilizar herramientas de automatización de flujos de trabajo. Herramientas como Dokoni Process o Metasonic.

La primera está más orientada a automatizar exclusivamente procesos donde intervienen personas y datos, mientras que la segunda (BPM) permite la integración de terceras aplicaciones, personas y datos.

Si deseas más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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