El futuro de la gestión documental (y II)

Pidiendo un taxi desde el móvil

La gestión documental ha sido entendida (históricamente) para el documento de papel; sin embargo, nada mas lejos de la realidad. El papel es muy importante, y lo será por alguna década más, pero el número de documentos electrónicos es mucho mayor y estos también tienen que ser procesados, analizados, extraída la información, verificada con bases de datos, etc., al igual que hacemos con los documentos de papel. Es más, en muchas ocasiones tenemos que hacerlo con ambos tipos, porque un expediente médico, o un contrato de un seguro, o una oferta, o un proyecto de arquitectura, es muy habitual que hoy en día contengan documentos en ambos formatos. 

Un ejemplo: Hoy puedes sacar una foto al ticket del taxi con tu smartphone y tirarlo, porque lo haces con una app que tiene detrás un servicio de gestión de notas de gastos certificado por la Agencia Tributaria, que te permite gestionar tus notas de gastos con sus procesos de autorización, incluso de facturación a clientes o proyectos, automáticamente, incluido el pago al empleado y el retorno del IVA a la empresa. Y todo parte de una foto con el teléfono. Mañana, pides con tu smartphone un taxi, con alguna de las apps que hay en el mercado, éste te recoge y a la hora de pagar, ¿qué haces? ¿Pedirle un ticket en papel, porque tu proceso de notas de gastos solo tiene entrada para documentos físicos, o quieres pagar con la misma aplicación y que la factura del taxi de forma electrónica llegue a la misma aplicación de notas de gastos para que procese el flujo de aprobación igual que si el ticket fuera fotografiado? Es clara la respuesta, ¿no? ¿Y si pagas con la tarjeta de la empresa una comida a un cliente, o la gasolina, o los tickets restaurant, o…? Cualquier aplicación o servicio relacionado con la gestión del documento debe permitir, de forma simple y rápida, tener capacidad de gestionar el mundo físico y el virtual.

Hoy pensamos en .pdf, .docx, .xml o papel como documentos, pero mañana lo haremos con aplicaciones móviles de mensajería instantánea, redes sociales, apps y otros mecanismos de comunicación. No lo olvides: distintas entradas de documentos o información para el mismo proceso de negocio

Enfocando el futuro de la gestión documental desde un punto de vista técnico, hemos hablado de la integración de los procesos que automaticemos al cliente, no solo con su legacy, sino también con otras aplicaciones o apps del mercado para permitir rapidez y ahorro. Pero, técnicamente, también debe evolucionarse hacia la integración de otros formatos, como es la imagen y el vídeo.

¿Existen soluciones de gestión de documentos gráficos y vídeo? Sí.

Pero son caras, nada amigables y necesitan muchos recursos si queremos que sean eficientes, y casi siempre están desligadas del resto de la información relacionada y que tienen otros formatos. Aquí sí hay un reto que creo que es de carácter principalmente técnico, y no porque la tecnología no exista, sino por que no se ofrece al cliente a un precio/calidad/productividad razonable e integrado. Pero estoy seguro de que en poco tiempo veremos clara esta relación precio/calidad/productividad.

Para terminar, si hablamos de pymes o grandes empresas o corporaciones, diré que todas ellas tienen la misma necesidad y los mismos motivos de esa necesidad. Lo que cambia es la escala. El proceso de aprobación de facturas de proveedores en una pyme puede ser tan esporádico y simple que la inversión (por muy poca que sea) no es rentable, pero en una empresa mediana o grande sí. Solo es un tema de economía de escala o rentabilidad. Por eso, si bien es cierto que los procesos pueden ser más complejos en una empresa cuanto más grande sea esta, todas las empresas tienen procesos similares y necesidades de mejorarlos en todo o en una parte. Así que negocio hay y para los próximos tres años, porque cada empresa, sin importar tamaño, tendrán necesidades en uno o varios procesos.

¿Y dentro de tres años, o quizás dos, o incluso uno?

La Gestión Documental con Realidad Aumentada. La integración de la gestión documental con la realidad virtual. IoT aportando miles de millones de datos que irán a los Big Data y los Business Intelligence, pero que tendrán que asociarse a los documentos de los procesos de las empresas. El límite: la imaginación.

Como ves la gestión documental tal y como la conocimos ya no existe, o casi. Ahora son Procesos de Negocio Basados en el Documento (en cloud u on premises). Y mañana, ¿quién sabe cómo se llamará o en qué evolucionará?

¡Ah! Y no olvidemos la seguridad documental, pero esto es otra historia.

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Que tengas un buen y prospero día.

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