El futuro de la gestión documental (I)

Gestión documental

A nadie se le escapa que la gestión documental, tal y como la conocemos, ha muerto. Ya nadie quiere gestión documental; ahora se busca Automatización de Procesos de Negocio. Y esta búsqueda no es exclusiva de las grandes empresas o corporaciones, sino que también se da en la pyme o los autónomos.

No pretendo dar lecciones, porque hoy en día el saber está en todas partes y cambia en cuestión de minutos; por ello compartirlo se ha convertido en la máxima en el mundo actual. Sin embargo, sí puedo contar la realidad que hoy veo en el mercado de la gestión documental, siguiendo la máxima de compartir conocimiento.

Las capacidades de archivo, metadatos, búsqueda, versionado y otros, que fueron en el pasado los motores de los beneficios que una gestión documental podría traer a una empresa, son hoy en día algo que se da por hecho en este mundo. La realidad es que es habitual encontrar otro tipo de aplicaciones, como pueden ser ERP, aplicaciones de contabilidad, CRM u otros que incluyen estas funcionalidades, con mejor o peor fortuna. 

Es más, dentro de mis funciones de innovación y desarrollo de negocio, encontré hace pocas semanas una suerte de Dropbox inteligente que permitía almacenar documentos, usar algún metadato, clasificar la información, compartirla, alertar a más de una persona por email de la entrada del documento y una búsqueda básica por contenido del documento, para documentos de Microsoft Office.

Dicho de otra forma: lo que cualquier autónomo y muchas pequeñas empresas necesitan para su día a día en gestión documental, a un módico precio de unos pocos € al mes y con el espacio de almacenamiento que se quiera, y sin necesidad de instalar nada en su servidor o PC, ya que es una solución en la nube. Simple, sencilla, barata y amigable.

Con productos así, a la gestión documental tradicional no le queda más remedio que desaparecer.

Sin embargo, como decíamos, cualquiera que se dedique a esto sabe que las aplicaciones de gestión documental, los software de OCR, los productos de workflow, incluso los BPM o los servicios de gestión de documentos físicos, solo tienen un motivo por el cual los clientes los adquieren e implantan: porque pueden de una forma fácil, barata (si comparas con un ERP u otro) y rápida automatizar total o parcialmente procesos del negocio y con ello ganar en agilidad, productividad, tiempo y/o ahorro de costes. Esto, y solo esto, es lo que hace que se vendan los productos y servicios de gestión documental. 

Ahora bien, si crees que esta realidad durará mucho, estás equivocado.

Estos procesos de negocio que se automatizan con software “barato” de gestión documental están empezando a tener un duro competidor. Hasta ahora, se analiza junto con el cliente el proceso, se diseña éste, se verifica la integración con terceros, se implanta, se prueba, se pone en producción, se forma, se corrigen errores de última hora y entonces se empieza a usar. Y todo ello, en casa del cliente. Sin embargo, están surgiendo servicios en la nube de gestión de procesos de negocio (de momento no core la mayoría, pero todo se andará), que automatizan y controlan los procesos de negocio basados en documentos.

Algunos ejemplos: gestión de notas de gastos de trabajadores móviles, plataformas de contratación electrónica en la nube, servicios cloud de intercambio y seguimiento de facturas, etc.

Estos procesos son simples, con interfaces muy amigables, integrados con la movilidad al 100%, sin curva de aprendizaje y baratos, muy baratos; y el día que no los quieras, cancelas el servicio y no tienes que amortizar. Esto es ideal para empresas de nueva creación, o aquellas que hacían estos procesos de forma manual y se plantean automatizarlos por primera vez. Incluso las que ya tienen tecnología para ello, empiezan a hacer números y se dan cuenta que no es rentable, o que para lo que pagan, no consiguen cubrir sus necesidades reales y cambiantes, así que buscan algo mejor y más barato.

Por lo tanto, la especialización en procesos y en mercados es básica, y el próximo caballo de batalla de los fabricantes de software y/o servicios relacionados con la Gestión Documental.

Pero no solo para implantar on premises, sino en el cloud, con la correcta proporción de servicio estándar que ayude a bajar los precios del servicio, y la capacidad de personalizar este servicio a las necesidades particulares del cliente, especialmente en la parte de integración con otras plataformas o con la infraestructura IT ( ERP, CRM, Directorios Activos, BBDD, etc.) de éste.

Si piensas que ya sabes todo lo que tienes que saber para los próximos tres años sobre gestión documental, estás equivocado. No hemos hablado de la integración, o mejor dicho la convivencia, del mundo del documento físico y el documento virtual.

Pero eso lo trataremos en la próxima entrega.

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