El mejor activo de una empresa son sus empleados

Recursos humanos, el mejor activo de la empresa

Esta frase que da título al artículo, por muy manida que esté, no deja de ser cierta.

Y si no, piensa en el ambiente de tu oficina. Seguramente hay algún compañero, jefe o subordinado al que admiras, que ilumina la sala del café cada vez que entra en ella sonriendo o que es tan eficiente que secretamente lo envidias por la capacidad de sacar adelante el proyecto más complicado sin pestañear.

Lo contrario algunas veces también es verdad: hay un elemento tóxico, que no cumple plazos y así retrasa al resto del equipo, que se cree muy gracioso pero que sin embargo ofende con sus bromas continuamente, que tiene siempre una actitud tan sombría que amarga el día a cualquiera. Afortunadamente, éstos son los menos.

Personas que tratan con personas

Si los departamentos que gestionan otros activos de la empresa son tan importantes para el éxito de la compañía, con mucha más razón lo será el departamento de Recursos Humanos. ¿Tiene todas las herramientas necesarias para administrar la importante información que nuestros empleados ponen en sus manos?

La información confidencial que gestionan estos compañeros todos los días sobre las personas con que se cruzan por los pasillos ha de ser tratada de forma exquisita, en línea con la discreción que se espera del personal de Recursos Humanos. Por eso sería irresponsable descuidar su archivado y acceso hasta el punto de que cualquiera pudiera acceder a ella.

Porque reconozcámoslo, el equipo de Recursos Humanos se enfrenta hoy día a numerosos retos: una fuerza de trabajo cambiante, necesidades de seguridad en aumento, presupuestos reducidos, costes que se disparan...

Por otro lado, la presión a la que está sometido el personal de Recursos Humanos es muchas veces desconocida o incomprendida: son maestros en habilidades psicológicas y los campeones de la multitarea, y todo ello pasa factura a su salud física y mental.

¿No aumentaría su productividad y su bienestar si tuvieran unas herramientas de gestión eficiente de documentos? La empresa además se ahorraría costes y mejoraría su ventaja competitiva.

La empresa donde todo el mundo quiere trabajar

Si tu equipo de Recursos Humanos se siente feliz y motivado en su trabajo diario, y además cuentan con las herramientas de gestión documental y de contenidos que les ayudan a hacer su trabajo con rapidez y seguridad, en tu empresa aumentará el nivel de confidencialidad y el personal de RRHH ahorrará costes y tiempo. Así pueden disfrutar de la oportunidad de ser más creativos y tener una actitud positiva ante las innovaciones para el resto de sus compañeros.

¿En qué se traduce esto? En mejoras en las condiciones de trabajo de todos, la aparición de nuevas ideas de gestión y unas políticas de empresa más humanas que harán que los mejores quieran trabajar en tu empresa.

Una gestión de recursos humanos más eficiente

Con el fin de obtener unos resultados tan positivos pero que no dejan de ser etéreos, antes hay que pasar por los resultados tangibles, los que podemos medir día a día.

Para ello podemos contar con herramientas de gestión de contenidos empresariales (Enterprise Content Management o ECM) que nos ayuden a:

  • gestionar los documentos de Recursos Humanos mediante procedimientos adecuados,
  • manejar de forma rápida y segura los expedientes de personal,
  • evitar grandes costes de impresión y de almacén,
  • facilitar la realización de auditorías internas y externas.

De esta forma, el departamento de Recursos Humanos no sólo se ocupará de manejar un montón de papeleo confidencial, sino que contribuirá a mejorar los procesos de negocio de toda la empresa.

¿Cuáles son los beneficios?

¿Qué representa la implementación de un sistema de Enterprise Content Management en el día a día del equipo de Recursos Humanos? Pues aporta nada menos que las siguientes ventajas:

  • elaboración de un flujo de trabajo organizado y económico, gracias a la integración automática de documentos nuevos en estructuras de archivado existente y a la aceleración de los procesos de personal mediante la incorporación de flujos de trabajo digitales,
  • mejora de los servicios prestados a los empleados actuales y futuros,
  • acceso fácil a documentos personales mediante una búsqueda práctica y función de vista previa,
  • reducción de la carga de archivos en papel y el coste de su recuperación,
  • eliminación de las consecuencias de los extravíos y pérdidas de documentos,
  • aportación de seguridad adicional para los documentos confidenciales, que quedan asegurados mediante sensibilidad documental y niveles de acceso de usuario,
  • reducción de solicitudes de soporte al departamento de informática gracias a los bajos requisitos de instalación y formación.

Si el personal del departamento de Recursos Humanos tiene todas estas ventajas a su favor, su trabajo diario se hará más fácil y menos costoso para la empresa, y esto redunda en beneficios para todos, también para el resto de compañeros.

Y recuerda...

Konica Minolta puede ayudar a tu empresa en la gestión documental del departamento de Recursos Humanos. Ponte en contacto con nuestros expertos en Servicios de Gestión de Contenidos y te contaremos cómo nuestras soluciones de Enterprise Content Management pueden mejorar tus procesos de negocio.

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