La gestión ideal de contratos

El archivo de los contratos perdidos

¿Dónde van los contratos que no encontramos?

No es probable que exista una cuarta dimensión o un universo paralelo al que van a parar aquellos documentos cuya memoria se ha perdido y en la que viven despreocupados pero tristes por haber caído en el olvido. Sin duda la respuesta es más prosaica, y puede encontrarse en una gestión documental incompleta, inadecuada o simplemente mala de los contratos y acuerdos que toda empresa firma y ha de almacenar.

Seguramente no nos pararíamos a preguntarnos la suerte de dichos contratos, si no fuera porque siempre llega el fatídico momento en que hemos de saber cuándo llegan a su fin, cuál es la fecha límite de ejecución o qué condiciones se aplican en determinadas circunstancias que nunca se iban a dar pero que, mecachis, ahora resulta que sí se dan.

El resultado de estas pérdidas o, como poco, traslocaciones es la inversión a fondo perdido de tiempo y recursos en el momento de la búsqueda, pero también la falta de perspectiva global sobre el estado de las relaciones con clientes y proveedores, lo que puede hacer que se pasen por alto fechas o cláusulas importantes.

Seamos sistemáticos

La mejor base para controlar todos los parámetros incluidos en nuestros documentos es la captura digital y sistemática de todos los documentos relativos a contratos, acuerdos marco, licencias y acuerdos. Y cuando decimos todos los documentos nos referimos no sólo al contrato en sí, sino también a los correos electrónicos, protocolos, propuestas, etc. asociados a él.

¿Qué conseguimos con todo esto? Algunos ejemplos:

• la tan ansiada perspectiva global,
• la capacidad de renegociación de contratos que llegan a su fecha de renovación,
• el cumplimiento o exigencia de fechas límite de entrega gracias al establecimiento de recordatorios automáticos,
• la actualización de las relaciones con los clientes,
• la preparación de nuevos presupuestos con conocimiento total de las acciones previas,
• la tranquilidad de que los documentos están bien archivados y con todas las medidas de seguridad necesarias,
• el acceso rápido y fácil a la información que necesitamos en cada momento,
• la facilidad añadida para elaborar nueva documentación,
• la mejora de las ventas,
• la administración de documentos de una manera sencilla, efectiva y que no nos haga perder la paciencia cada vez que busquemos algo.

Todos estos puntos ayudan a la empresa a ser más competitiva y a tener una mejor relación con clientes y proveedores.

Sí pero... ¿cómo?

Para poder organizar de manera eficaz y eficiente estos documentos, necesitamos un sistema que reúna las siguientes características:

• organización de los procesos manuales que la gestión de contratos implica,
• acceso instantáneo a los contratos archivados,
• gestión de los documentos relacionados con los contratos, estén en el formato que estén,
• almacén de todos los contratos en un único archivo,
• gestión de empleados autorizados para que tengan acceso inmediato a la información que necesitan,
• simplificación de los procesos colaborativos para que todo el equipo pueda trabajar de forma sincronizada,
• mejora del cumplimiento de las normas de seguridad,
• aceleración de los flujos de trabajo de administración,
• integración con los sistemas de negocio existentes.

Los beneficios que una herramienta así te pueden dar, ya los conoces: aumento de la transparencia, ahorro de costes, aprovechamiento de las condiciones contractuales, cumplimiento de plazos, seguridad de los datos, documentación de los procesos de aprobación, integración con tu sistema CRM/ERP... En fin, unos flujos de trabajo mucho más fluidos, valga la redundancia, y una jornada laboral mucho más productiva y satisfactoria.

Y para que lo encuentres todo...

Konica Minolta puede ayudar a tu empresa en la gestión documental de contratos y de lo que no son contratos. Echa un vistazo a los casos de uso de gestión de contratos que tenemos en nuestra web y no dudes en ponerte en contacto con nosotros si quieres hacernos alguna consulta.