La magia de un clic

Otros buscarán en los archivos por ti

El vertiginoso ritmo de hoy día no nos permite parar a pensar demasiado, pero hay tantas cosas que la tecnología nos ofrece y que ya damos por sentadas que, si cada vez que las hiciéramos recordáramos cómo eran sólo hace unos años, nos daríamos cuenta de lo que ha cambiado el mundo.

Sin embargo a veces nos conformamos con los viejos modos, y ni siquiera le echamos cuenta.

Un ejemplo muy sencillo: no nos acordamos del nombre de un actor que aparece en una película, o queremos saber de qué otros trabajos nos suena, y echamos mano del móvil, Imdb al canto y misterio resuelto. O tenemos curiosidad por conocer el historial de tal o cual ministro, ahí tenemos la Wikipedia. Para cualquier duda que nos aparezca, en seguida acudimos a nuestro buscador favorito: la Gran Biblioteca del Mundo a un clic de distancia. ¡Y no nos contentamos con menos!

Pero estamos en la oficina y nos conformamos con cómo eran las cosas antes de la era digital. No nos importa, o eso estamos acostumbrados a pensar, ir al almacén a rebuscar entre cajones o archivadores. Incluso aunque la información esté digitalizada, nos podemos pasar un buen rato yendo de carpeta en carpeta del servidor o de nuestro disco duro para encontrar ese fichero que sabemos que tiene que estar ahí; por no hablar de la odisea de encontrar un documento adjunto a un mensaje en un sistema de correo electrónico.

Aquí llega la magia

¿Te imaginas las horas al cabo del año que suponen estas búsquedas tan manuales? Seguramente ya has hecho el cálculo, y te has dado cuenta de la barbaridad que supone, no sólo en tiempo, sino en frustración, en pérdida de concentración en lo importante y, en definitiva, en productividad y por tanto competitividad para toda la empresa.

La forma de evitar los dolores de cabeza relacionados con la búsqueda de información es implementar una solución de búsqueda empresarial, como Enterprise Search, que se ocupe de indexar todos los documentos en todos los silos para que la información pueda ser localizada en el instante.

Vamos a ver un caso que quizás se parezca al de tu empresa. Supongamos que tenemos por un lado el correo electrónico; por otro, unos sitios SharePoint, además de la intranet corporativa, documentos digitalizados y los propios archivos departamentales.

Para poder encontrar un dato en tantas y tan dispares ubicaciones, lo primero que necesitamos en hacer un índice que podamos consultar y que contenga cada pieza de información (archivo, mensaje, etc.) que ha de incluirse en la búsqueda. Dicho índice ha de contener no sólo el nombre del archivo y su ubicación, sino que ha de permitir la consulta del contenido del archivo, bien directamente o mediante metainformación.

El segundo elemento del sistema debería ser un sistema de búsquedas, como un formulario de un buscador web, que nos permitiera acceder a dicho índice; es lo que vamos a llamar la interfaz de usuario.

Y tercer y último elemento del puzzle: el usuario, que necesitará una formación casi nula en el sistema puesto que es un paradigma que ya conoce y al que está habituado.

Ahora la pregunta que se tiene que hacer dicho usuario es "¿qué estoy buscando?", pero no "¿dónde debo buscarlo?", como le ocurría antes.

Ahora lo tendrá todo al alcance de un clic.

Cuáles son las ventajas de Enterprise Search

Recuperar el control sobre la información es sin duda un enorme beneficio para cualquier empresa y sus empleados. Te darás cuenta de que con una solución Enterprise Search consigues muchas cosas:

  • Aumentar tu productividad y la de tus compañeros gracias al ahorro de tiempo que supone la inmediatez de la obtención de la información, por no hablar de la frustración que se evita en el proceso.
  • Evitarte la curva de aprendizaje asociada a un sistema nuevo, puesto que hoy día cualquiera sabe utilizar un motor de búsqueda.
  • Tener un punto de acceso único a los datos, ya que las búsquedas se hacen de forma simultánea en las diferentes ubicaciones de la información.
  • Aprovechar una total visibilidad de los contenidos gracias a la tecnología integrada de reconocimiento de texto.
  • Utilizar el sistema de archivos actual, puesto que se indexa tanto el contenido ya existente como el recién creado.
  • Recuperar la inversión en un tiempo récord, ya que la implementación es rápida y el tiempo invertido en hacer búsquedas se ahorra desde el primer momento.

Este último punto, el del ROI de la inversión, es sumamente interesante y nada desdeñable. Si desde el primer instante en que empezamos a utilizar el nuevo sistema ya estamos ahorrando dinero, aunque sólo fuera por el coste horas/hombre, está claro que la competitividad de la empresa crece.

Además no estás solo en el camino

Para que no te tengas que preocupar sobre el aspecto técnico de implementar un sistema Enterprise Search, Konica Minolta te puede acompañar en este viaje. No dudes en ponerte en contacto con nosotros si quieres más información.

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