Automatización de procesos con workflows y Business Process Management

Tiempo para dedicar a tu negocio

La clave de la mejora del funcionamiento de una empresa no está en deconstruirla y volverla a fundar, sino en afinar sus procesos o crear procesos nuevos que ayuden al mejor desarrollo del negocio.

Afortunadamente, hoy día existen herramientas que nos permiten automatizar parte de los procesos de forma que las personas tienen más recursos para dedicarse a lo que realmente importa.

Workflows o flujos de trabajo

Un flujo de trabajo es un patrón repetitivo de la actividad de una empresa que se basa en la organización sistemática de los recursos en procesos que transforman materiales, proporcionan servicios o procesan información.

Y después de esta definición de diccionario, vamos a lo práctico. Un flujo de trabajo son los pasos que se siguen para conseguir determinado objetivo o resultado. Cada vez que tengamos que obtener el mismo resultado, utilizaremos el mismo flujo de trabajo.

Un ejemplo muy sencillo:

Si para que mi empresa compre algo que necesito he de seguir un protocolo determinado (rellenar un formulario, dárselo a la persona adecuada, esperar a que me avisen cuando esté hecha la compra e ir al responsable de intendencia para que me lo dé), eso es un flujo de trabajo.

Si el formulario está en una intranet y no tengo que preocuparme ni de conseguir el formulario en papel ni de saber a quién se lo he de entregar, no cabe duda de que habremos mejorado el flujo de trabajo.

En definitiva, un workflow o flujo de trabajo puede ser la representación de un trabajo real, o el movimiento de un documento, servicio o producto que pasa por varias etapas hasta llegar al resultado final (por ejemplo, en una cadena de montaje).

Los flujos de trabajo se pueden además combinar con otras partes de la estructura de la empresa, formando flujos de trabajo complejos.

Business Process Management (BPM) o gestión de procesos de negocio

El Business Process Management (BPM) centra sus esfuerzos en mejorar el rendimiento de una empresa mediante la gestión y optimización de sus procesos de negocio. Es por tanto un "proceso de optimización de procesos", y puede impactar significativamente en los costes y los ingresos de una organización.

Las actividades de la gestión de procesos se pueden agrupar en categorías como diseño, creación de modelos, ejecución, monitorización y optimización. Además, siempre hay que revisar los procesos implantados para adaptarlos a la evolución de la empresa y a las personas que participan en ellos.

Porque en todo BPM hay que tener en cuenta dos puntos de vista fundamentales: las personas y la tecnología.

No cabe duda de que hoy en día la tecnología es fundamental, y ayuda a automatizar muchos de los procesos empresariales, o al menos determinadas etapas de ellos. Sin embargo, al final quienes utilizan esos procesos son las personas que forman nuestra organización, y sin su aceptación y sus recomendaciones es difícil crear procesos que cumplan nuestros objetivos.

Cómo afectan los procesos al éxito de la empresa

¿Para qué nos sirve automatizar nuestros procesos? Vamos a ver un par de ejemplos de clientes nuestros.

El primero es un fabricante de equipos médicos y de diagnóstico. Sus procesos basados en papel creaban retrasos en la productividad de las funciones claves del negocio, por lo que se le propuso una solución de flujos de trabajo que eliminaba los procesos basados en papel y mejoraba la seguridad de los datos. Además se facilitó el seguimiento de activos y se agilizaron los procesos de aprobación. Los beneficios que obtuvo la empresa fueron un incremento del 85% en la velocidad de las aprobaciones, la eliminación de errores en los datos y una gestión de activos un 50% más rápida.

Nuestro segundo cliente analizado es una empresa de desarrollo de software de seguridad. Su departamento de proyectos necesitaba desarrollar una serie de flujos de trabajo para gestionar los proyectos de sus clientes de forma fácil y rápida. Se le propuso una herramienta de BPM/Workflow que le permitió desarrollar sus flujos de trabajo sin necesidad de someter a sus empleados a una formación larga y difícil. Las ventajas de esta implementación fueron un incremento del 30% en la velocidad de entrega de proyectos a sus clientes, la mejora del servicio al cliente y una curva de aprendizaje casi inexistente.

¿Cómo se podría aplicar la automatización de procesos de negocio a tu empresa? Seguramente ya se te ha ocurrido alguna forma de mejorar los flujos internos.

Y recuerda...

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