Convirtiendo el correo electrónico en un gestor documental

Correo electrónico

¿Qué es lo primero que haces al sentarte a tu mesa cuando llegas a la oficina? Apostaría chuletones de Ávila contra café con leche a que tu respuesta ha sido "leer el correo electrónico". Y si no es así, es porque lo has consultado en el autobús, al levantarte o mientras desayunabas.

Sea como sea, el correo electrónico se ha introducido tan profundamente en nuestro trabajo que sería impensable pasar toda una jornada laboral sin consultarlo. Tan es así, que muchas veces se convierte de hecho en repositorio, archivo, agenda de contactos, lista de cosas por hacer... Cada uno le damos un uso ligeramente diferente, que siempre va más allá de aquella función para la que se concibió.

Saca más partido a lo que ya usas

Si todos usamos el correo electrónico, nos sentimos cómodos con la aplicación y además le sabemos buscar otros usos, ¿por qué no aprovecharlo para ir un paso más allá?

Una de las formas en que lo utilizamos, quizás sin llamarlo así formalmente, es como gestor documental. Guardamos los mensajes que nos interesan, los que llevan adjuntos que podemos volver a necesitar (aunque ya los hayamos guardado en otra carpeta de nuestro disco duro o del servidor de red), creamos carpetas por temas o por años y utilizamos las funciones de búsqueda integradas. No es perfecto, pero el hecho es que se hace.

¿Qué ocurre si nuestro ordenador sufre un accidente y se estropea la carpeta de usuario donde se conserva todo el correo? Si no hemos hecho copia de seguridad, lo más probable es que sudemos frío.

Integrando formalmente la gestión documental

Para evitar los problemas típicos de la pérdida de archivos, existe la posibilidad de integrar una aplicación que proporcione a nuestro programa de correo electrónico las funciones que le faltan para ser una gran herramienta de gestión documental.

Algunas de estas funciones extra que nos pueden ser muy útiles son:

  • Archivado automático en una unidad de red
  • Creación de criterios de clasificación por temas, clientes, proyectos, etc.
  • Integración de índices de búsqueda que incluyan el contenido de los ficheros adjuntos
  • Gestión de versiones de documentos

Son pequeñas cosas que, cuando nos damos cuenta de su utilidad una vez integrada en una herramienta de correo electrónico, no son tan desdeñables.

Grandes ventajas de las pequeñas cosas

Algunos trabajadores pasan hasta el 80% de su tiempo leyendo, respondiendo, clasificando, buscando y reenviando mensajes de correo electrónico. A veces la cosa más tonta, como encontrar aquel mensaje que me envió tal cliente hace nosecuántos meses, y que contiene adjunta una información importante que necesito con urgencia, me puede quitar un tiempo precioso que podría estar utilizando en algo más productivo. Si además he borrado el mensaje por error... En fin.

Si el archivo de mensajes está centralizado y el mensaje quedó archivado en el servidor, ya puedo descartar uno de los problemas. El mensaje estará etiquetado por cliente, así que otro problema resuelto. Si además puedo hacer búsquedas dentro del documento que llevaba adjunto para localizarlo entre otros muchos mensajes, encontrarlo me llevará, ¿cuánto, un par de minutos, como máximo? Eso sí que es una diferencia.

A ello le podemos añadir el hecho de que la curva de aprendizaje es nula. ¡Ya sabemos usar el correo electrónico, y no tenemos que salir de la aplicación!

Algunos de nuestros clientes han ahorrado hasta un 30% del tiempo que antes pasaban delante de su gestor de correo electrónico, usándolo como una herramienta de gestión documental imperfecta. Ahora sí que tiene lo que ha de tener.

Y tú, ¿ya sabes en qué usarás ese tiempo extra?

Eso no es todo...

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