Cómo satisfacer las necesidades de las empresas de ingeniería

Gran formatoLa ingeniería es algo serio. No se me entienda mal; todos los trabajos son serios, pero particularmente las empresas de ingeniería están sometidas a un necesario control y escrutinio que supera con creces los de otros sectores.

¿Y cómo podría ser de otra manera? Muchos de los sistemas industriales, edificios, etc. de los que dependemos tienen una parte de trabajo ingenieril que va del 10% al 100%. Si algo fuera mal, nos meteríamos en problemas, tanto los diseñadores, como los implementadores, como los usuarios.

Facilitando el trabajo de los ingenieros en la medida de nuestras posibilidades

Para facilitar la tarea de las empresas de este sector, primero hemos de saber en qué aspectos podemos ayudar.

¿Sería más fácil su trabajo si pudieran encontrar la información que necesitan en cada momento? Pues vaya pregunta; eso nos facilita el trabajo a todos. Sí, pero es quizás más importante en el caso de una empresa de ingeniería.

Me explico: Si tú como empresario contrataras a una persona con una habilidad o conocimiento especial indispensable para que tu empresa desarrollara determinada tarea, no te gustaría que ese empleado usara el 80% de su jornada laboral en hacer cosas que no tienen que ver con sus conocimientos, como perder el tiempo en la búsqueda de documentos. Pues lamentablemente eso es lo que ocurre en muchas empresas. ¡No le estás pagando para que haga eso, y además será un empleado frustrado!

¿Cuál es la respuesta a este problema? Sin duda, la organización de la información en un archivo digital indexado que permita hacer búsquedas rápida y fácilmente.

Para ello el primer paso es la digitalización de todos los documentos: un escaneado sistemático del archivo analógico existente.

El siguiente paso sería extraer la información incluida en dichos documentos gracias a potentes herramientas de OCR (Optical Character Recognition) que permitan almacenar en forma de texto lo que de otra manera sería gráfico irreconocible para un sistema de búsqueda.

Pero el sistema de búsqueda necesita que además esa información esté indexada; es decir, que esté almacenada en campos rastreables en los que se pueda buscar. Si a ello añadimos metadatos relacionados con cada uno de los documentos (como autor, fecha, proyecto al que corresponde, descripción del proyecto, cliente, etc.), las probabilidades de encontrar determinado documento con una búsqueda simple aumentan enormemente.

En el sistema documental se han de incluir todos los tipos de documentos. Si un proyecto consta de, por ejemplo y simplificando mucho, una oferta, un contrato, unas especificaciones técnicas, unas facturas emitidas por el proyecto y otras recibidas por compra de materiales y unos planos, todos los documentos han de estar enlazados entre sí para que accediendo al contrato podamos llegar hasta los planos. Y estos planos también han de estar debidamente digitalizados, etiquetados e indexados. Da lo mismo que algunos documentos estén en formato texto, otros sean gráficos CAD y también haya facturas digitalizadas. Ha de indexarse todo.

Con todo este material se forma, como hemos dicho, un índice universal: absolutamente todo está incluido en el índice, de forma que se pueda acceder a todos los documentos desde una única interfaz, sin que importe el formato del documento o el lugar donde está almacenado.

No olvidemos la impresión

Disponer de toda la información en formato digital para poder encontrarla fácilmente está muy bien, pero las empresas de ingeniería necesitan también disfrutar de la posibilidad de imprimir muestras de su trabajo, planos y simulaciones. Naturalmente, en color. Y en grande.

Para ayudarles a que sus reuniones con clientes sean todo un éxito, también hemos de facilitarles la manera de mostrar su trabajo con la calidad que merecen. Por ello nos aliamos con otros fabricantes de forma que no nos quede ni un palmo de terreno por cubrir ni nuestros clientes y usuarios echen de menos ninguna opción de impresión.

Eso es todo, pero...

Recuerda que Konica Minolta puede ayudar a tu empresa en la gestión de proyectos de ingeniería. Descarga nuestra Guía de gestión de proyectos de ingeniería y no dudes en ponerte en contacto con nosotros si quieres hacernos alguna consulta.

Otras entradas interesantes:

«
»

Enviar un comentario a
“Cómo satisfacer las necesidades de las empresas de ingeniería”