Cómo implementar una solución integrada de gestión de proyectos comerciales

Acceso a los proyectos desde cualquier lugarLas empresas que necesitan gestionar diferentes proyectos en manos de comerciales y personal de preventa se enfrentan al manejo de una gran cantidad de información depositada en diferentes ubicaciones, muchas veces duplicada y que podría servir para agilizar los procesos cuando se repiten los mismos problemas a los que ya se ha dado solución.

Si la experiencia es la madre de la ciencia, la experiencia compartida es la madre de la productividad y por tanto de mayores beneficios. ¿Cómo se puede aprovechar toda esta información de forma que se compartan problemas y soluciones entre todos los miembros del equipo comercial?

Vamos a ver algunas de las medidas que se pueden tomar para mejorar esta gestión de los proyectos comerciales.

Control y gestión de proyectos comerciales entrantes

Al conocer toda la información sobre nuevos proyectos, podemos asignarlos correctamente al equipo adecuado y planificar el paso de preventa a comercial, pudiendo así mantener un calendario de operaciones más racional y conocido por todos.

El elemento clave de esta medida es el flujo documental entre Preventa y Comercial.

Intercambio de conocimiento y proyectos para preventa

Una plataforma de intercambio de documentos en la nube, a la que pueda acceder el departamento preventa y otros usuarios autorizados (como proveedores), permite un movimiento de información y experiencia aprovechable por todos los miembros del equipo.

Los nuevos proyectos se aprovechan de la información y la experiencia ganadas en proyectos anteriores, y la labor de preventa se facilita en un 90%.

El elemento clave de esta medida es la documentación del proyecto, que puede incluir desde documentos técnicos hasta ofertas económicas.

Esto se puede apoyar en un sistema de chat para los preventas, que pueden así consultarse sobre proyectos anteriores y conservar la información intercambiada asignándola al proyecto de que se trate. Además se pueden incorporar procesos de autorización como los de un BPM (Business Process Manager) e interactuación con los sistemas de ERP y recursos humanos.

Una vez el cliente ha aceptado la oferta, la información puede pasarse al departamento comercial.

Base de datos de conocimiento para la fuerza comercial

Toda la documentación recogida sobre los proyectos ha de ponerse a disponibilidad de los usuarios que la necesiten en el departamento comercial.

Si además se facilita el acceso desde cualquier lugar, por ejemplo desde una reunión con un cliente, se pueden solucionar las consultas en tiempo real en el 60% de los casos.

¿Cuál es el efecto directo de la disponibilidad de la información? ¡Un aumento en el número de proyectos gestionados y un gran incremento de la productividad! Naturalmente, el resultado neto es un aumento tanto de la facturación como de los márgenes, y por tanto del beneficio.

Pero además aumenta la satisfacción de los preventas, de los comerciales y de los clientes.

Y todo ello con un elemento clave tan sencillo como un interfaz adecuado de acceso a la información.

Gestión de proyectos... con efectos secundarios

La recogida y compartición de información facilitada por las medidas anteriores tiene como resultado que no se pierden documentos, las facturas de proveedores se tratan como parte del proyecto y por tanto pasan su proceso correspondiente y toda la documentación técnica pasa sin pérdidas a los jefes de proyecto y los ingenieros que han de completar la operación.

El proceso de negociación y contratación también se ve beneficiado. Elementos como la firma electrónica o certificación de documentos proporcionan fiabilidad a lo largo de toda la vida del proyecto.

La fase de control de entregas, con documentos como facturas y albaranes, se puede hacer en tiempo y forma gracias a la centralización del archivo del proyecto.

No menos importante es la creación de informes de actividad, incidencias y mejoras recomendadas, que ahora se pueden crear y enviar fácilmente a las personas o departamentos adecuados, y siempre quedan registrados para su posterior consulta.

¡Y ya está!

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