Notas de gastos de trabajadores móviles II: Mejorando el proceso

CalculadoraSiempre hay sitio para mejorar. Es imposible crear el proceso perfecto a la primera; sin haberlo puesto a funcionar no sabremos dónde están los puntos fuertes, los puntos débiles, los calendarios demasiado apretados para encajar con la realidad o los elementos humanos disruptivos, que también los hay.

Vamos a ver cómo mejoraríamos el proceso en cada una de las fases, según su perfil protagonista.

Mejoras por parte del empleado

Ya que el trabajador móvil ha de hacer el esfuerzo extra de pagar por adelantado, pedir los recibos, conservarlos adecuadamente y rellenar las hojas de gastos, todo eso sin perder el avión de vuelta, no está de más recordarle algunas sencillas pautas que redundarán en su comodidad y tranquilidad.

  • La más evidente es que solicite y guarde los comprobantes (recibos, facturas, etc.) de todos los gastos reembolsables. Sin éstos, a la empresa le resultará difícil dar el gasto por justificado no sólo por parte del empleado, sino también para su propia contabilidad.
  • La organización es importantísima: Cuando se han cosechado recibos y recibitos de aquí y de allá, es imprescindible saber dónde están todos. Cada persona tendrá su método, pero usar una carpetilla en el portatrajes o siempre el mismo compartimento del bolso es algo fácil de recordar y quizás el gesto más importante del proceso (después de haber pedido el recibo, claro).
  • La capacidad de toma de decisiones del trabajador es necesaria en el caso de que se presente un gasto necesario pero no contemplado como reembolsable. Si el empleado no tiene la capacidad de decidir sobre dicho gasto, siempre puede consultar antes de incurrir en él.
  • Rellenar las hojas de gastos puntualmente nos evitará errores, pérdida de recibos y retrasos en las siguientes fases del reembolso.
  • Encontrar su propia forma de hacer el control de gastos puede facilitar al trabajador su tarea, desde dónde y cómo conservar los recibos hasta crear una plantilla de estadillo en hoja de cálculo, si es que la empresa no la proporciona. Y si no queda más remedio que utilizar la plantilla de la empresa, el empleado ha de sugerir las mejoras que se le ocurran.

Mejoras por parte del revisor

El revisor o supervisor de las notas de gastos asume un importante papel de control y corrección en el proceso. Pero si tiene un gran número de trabajadores móviles a su cargo, su tarea puede complicarse.

  • Muestreo o comprobación individual es una de las decisiones más importantes para el revisor en el caso de tener que comprobar decenas de hojas de gastos al mes. La selección de muestras aleatorias en lugar de revisar todas las hojas de gastos supone un importante ahorro de tiempo, pero multiplica la posibilidad de error, haciendo que a la larga aumenten los costes, por lo que debería evitarse.
  • La resolución de conflictos ha de ser una de las habilidades del revisor para que todo el proceso tenga lugar sin problemas ni retrasos. Trabajador y revisor, cada uno tiene sus objetivos: el primero quiere cobrar su reembolso cuanto antes, mientras que el segundo quiere las hojas de gastos a tiempo. Es trabajo del revisor definir el flujo de trabajo que permita que ambos objetivos se alíen para conseguir las mismas metas, que son la prontitud y la exactitud. Para esto la mejor herramienta es la comunicación.
  • Los anticipos y las tarjetas de crédito en manos de los trabajadores móviles son otros elementos que precisan de un control exhaustivo por parte del revisor. Si bien le quitan trabajo al empleado, aumentan la carga de supervisión. Si el revisor presta especial atención a este paso, puede ajustarse todo el proceso para quitar carga al trabajador, si fuera necesario.
  • Es especialmente importante en el caso de los extractos de tarjetas de crédito la utilización de herramientas que permitan identificar correctamente los conceptos de los gastos, por lo que una vez más la creación de plantillas para anotar entradas y para crear la hoja de gastos es tiempo bien invertido por parte del revisor.

Mejoras por parte del pagador

El pagador, normalmente el departamento de contabilidad o financiero, es el último eslabón de la cadena y por tanto el punto donde pueden acumularse retrasos y errores. Para evitar ambos en la medida de lo posible, algunas pautas nos serán también útiles.

  • El pagador representa el último filtro contra errores, por lo que debe revisar el trabajo del revisor para asegurarse de que se va a reembolsar la cantidad correcta.
  • La informatización se hace imprescindible: todos los datos han de estar introducidos en el ERP.
  • Los recibos, sobre todo los producidos por impresoras térmicas, se deterioran con el tiempo, por lo que conviene fotocopiarlos o digitalizarlos para tenerlos disponibles en caso de futuras auditorías.
  • Una vez cuadrados los gastos y tenidos en cuenta los posibles adelantos, hay que efectuar el reembolso en tiempo y forma.

Optimizar al final del periodo

Para mejorar el proceso en el siguiente ejercicio, es importante hacer un seguimiento de los gastos producidos, por categorías y de manera mensual.

Nos ayudará mucho en esta tarea la informatización y digitalización del archivo, tanto de los propios recibos y facturas como de las notas de gastos.

¿Cómo aprovecharemos esta información para disminuir costes? El análisis de los gastos de viaje a lo largo del tiempo pueden ayudarnos a identificar bolsas de ahorro. La elección de determinada cadena hotelera puede permitirnos negociar mejores precios; la previsión de un volumen determinado de consumo de combustible puede hacer más rentable el uso de programas de descuento en determinado proveedor.

Este análisis también ayudará a identificar fugas de gastos y así evitarlas en el futuro.

Otra ventaja de la informatización de toda la información es la posibilidad de asignar los gastos de viaje a proyectos o clientes determinados, pudiendo calcular así el retorno del proyecto contra los gastos que origina. Es posible que los gastos sean demasiado altos para el retorno que producen y haya maneras de reducirlos (por ejemplo, cambiando los desplazamientos por vídeoconferencias).

¿Cómo gestionáis los gastos de desplazamientos en tu empresa? ¿Aprovecháis al máximo las posibilidades de su gestión? Recuerda que Konica Minolta te puede ayudar en la gestión de tus notas de gastos. Descarga nuestra Guía de gestión de notas de gastos para trabajadores móviles y no dudes en ponerte en contacto con nosotros si quieres hacernos alguna consulta.

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