Notas de gastos de trabajadores móviles I: Su gestión en 4 pasos

Notas de gastosGestionar los gastos de viaje de los trabajadores de la empresa es una labor ardua, demandante y en ocasiones frustrante para todos los empleados involucrados en ella. Con frecuencia hay malos entendidos, pocos recursos asignados, retrasos y falta de coordinación. Sin embargo, teniendo en cuenta unas sencillas normas de organización, la tarea se facilita, se ahorran costes y en general aumenta la satisfacción de nuestros empleados y compañeros.

Primer paso: Estudiar la movilidad en la empresa

Lo primero que tenemos que hacer para saber cómo gestionar mejor los gastos de viaje de nuestros trabajadores móviles es saber qué está pasando realmente. Por eso tenemos que averiguar algunos hechos, como por ejemplo:

  • Cuántas personas se desplazan,
  • Qué departamentos tienen personal móvil,
  • Cuál es el ámbito de los desplazamientos,
  • Con qué frecuencia se viaja.

Haciendo esta primera fotografía de las necesidades de movilidad de los empleados, podremos ajustar mejor el método, el proceso y las herramientas necesarias.

Segundo paso: Definir el método

La forma que elijamos de gestionar los gastos de desplazamiento de nuestros trabajadores ha de representar el menor tiempo posible de gestión, los menores inconvenientes para los trabajadores móviles y, en definitiva, el mayor retorno de la inversión.

Para ello debemos estudiar los siguientes aspectos que van a formar parte del método:

  • Forma de pago (adelanto o reembolso),
  • Ejecución del proceso y sus responsables, típicamente trabajador, revisor y pagador,
  • Plazos de entrega de documentación para la elaboración de los reportes de gastos.

Dentro de la definición del método podemos encuadrar la creación de políticas, que incluirá por ejemplo:

  • Gastos asumidos por la empresa,
  • Límites de dichos gastos,
  • Coste por kilómetro,
  • Tratamiento de los recibos (por ejemplo, si se reembolsan los gastos en caso de pérdida del recibo),
  • Políticas sobre viajes al extranjero (costes de cambio de moneda, seguros, etc.),
  • Otras políticas.

Tercer paso: Análisis del proceso

¿Cuáles son las tareas de cada uno de los perfiles durante el proceso de pago de las notas de gastos? La definición de estas responsabilidades ha de ser muy clara para evitar retrasos en el proceso.

Por ejemplo, el trabajador tendrá que reunir los recibos y facturas, rellenar la hoja de gastos, ensobrar los documentos y enviarlos al revisor. El revisor tendrá que comprobar que no haya errores en las cifras, asegurarse de que los gastos están dentro de los cubiertos por la empresa y en sus límites, firmar la hoja de gastos, ensobrar y enviar al pagador. Éste introducirá los datos en el sistema correspondiente y comunicará al trabajador la fecha de reembolso.

Los tiempos deberán adaptarse a las peculiaridades del proceso, ya que cuantas más responsabilidades tenga uno de los perfiles, más tiempo necesitará para completar su fase. Si por ejemplo el revisor va a revisar todas y cada una de las hojas de gastos, no es lo mismo que si trabaja por muestreo (con mayor posibilidad de que haya errores en las hojas no revisadas).

También en esta fase calcularemos el coste del proceso, teniendo en cuenta el coste horario de cada uno de los perfiles y el tiempo que deberá invertir.

Cuarto paso: Selección de herramientas

Las herramientas que nos pueden ayudar a eliminar costes y simplificar el proceso pueden ser de dos tipos:

  • Recursos: Son las herramientas que nos permiten reestructurar nuestro proceso a la medida de nuestra empresa, como coches de empresa, tarjetas de crédito, smartphones y otros elementos móviles, agencias de viaje, etc.
  • Material: Es el que nos facilita el proceso ya estructurado, como plantillas para las notas de gastos, utillaje para el envío entre departamentos (sobres, compañías de mensajería, etc.), impresoras multifunción (para copia y escaneado) y archivo.

Si bien la asignación de recursos puede influir a la hora de que determinado empleado se acoja a una política u otra (por ejemplo, siempre que se tenga coche de empresa se evitará tomar un taxi), si las políticas están bien diseñadas no tienen por qué variar cuando cambien los recursos.

¡Y ya está!

Si tu empresa sigue estos cuatro pasos cuidadosamente y tiene en cuenta a todos los involucrados en el proceso, la gestión de las notas de gasto dejará de ser una tarea tediosa y cara para convertirse en una rutina que todo el mundo sabe cómo llevar a cabo, evitando errores y malos entendidos.

En nuestro siguiente artículo hablaremos sobre cómo perfeccionar este proceso, reduciendo gastos y minimizando esfuerzos. Mientras tanto, recuerda que Konica Minolta te puede ayudar en la gestión de tus notas de gastos. Descarga nuestra Guía de gestión de notas de gastos para trabajadores móviles y no dudes en ponerte en contacto con nosotros si quieres hacernos alguna consulta.

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