¿Por qué es tan importante la gestión documental en los procesos de producción?

Escritorio desordenado por falta de gestión documentalUna empresa de cualquier tamaño y sector puede convertir sus documentos en un capital valioso. Piense por ejemplo en el control y supervisión de determinada etapa de la producción, y los problemas que pueden surgir si hay una reclamación y no encontramos los documentos que prueban que el proceso se ha ceñido a los debidos estándares y prácticas. O no estamos seguros de disponer de la última versión de los documentos. O estos documentos están en un formato tal que el departamento comercial o el jurídico son incapaces de usarlos como pruebas, por falta del programa adecuado para abrirlos.

Con un sistema de gestión documental adecuado, podemos automatizar los flujos de trabajo mediante la gestión y vinculación electrónica de los documentos, sea cual sea el formato y el origen.

Los documentos serán fáciles de encontrar, automáticamente vinculables a la etapa de la producción a la que se refieren e inmediatamente identificables con el cliente o proyecto que nos ocupa. Y todo ello en cualquier momento y desde cualquier lugar.

La gestión documental ahorra frustración

Antes hemos apuntado algunas de las dificultades que nos pueden surgir por no tener los documentos adecuados en el momento adecuado. Esos problemas y más pueden ser cosa del pasado siempre y cuando establezcamos un sistema de gestión de procesos documentales adecuado a nuestras necesidades.

Si lo hiciéramos, nos podríamos olvidar de las situaciones que vamos a enumerar a continuación. Me extrañaría que no pudiera identificarse siquiera con una de ellas:

  • Este proyecto no lo llevaba yo; la persona encargada dejó la empresa y yo no sé cómo encontrar la documentación.
  • ¿Cómo voy a encontrar toda la información sobre este cliente y sus encargos, si está repartida entre un montón de cajones diferentes? Querida, no me esperes para cenar.
  • ¿Planta de producción? Te llamo de Administración; necesito saber exactamente el estado de un encargo un poco antiguo para poder facturar la parte terminada. Ah, que no lo tienes. Bueno, avísame si lo encuentras y te mando un mensajero, y si no lo encuentras, otro mes sin cobrar el proyecto.
  • Me ha dicho el departamento Jurídico que no les volvamos a enviar especificaciones técnicas en ese formato raro que usamos nosotros, que ni ellos lo pueden abrir ni les sirve como prueba en la reclamación del cliente porque Conciliación tampoco lo puede abrir. Ahora a ver qué hacemos.
  • ¿Que no nos encajan las piezas? Pero ¿qué versión del diseño utilizaste para programar la máquina? Ay madre, la que hemos liado.

Las ventajas de los procesos documentales son reales

Hemos bromeado un poco sobre el asunto, pero usted habrá podido más de una vez sentir en su propia empresa los efectos de no encontrar un documento, no encontrarlo a tiempo o no encontrarlo en un formato adecuado. Los problemas son reales.

Las ventajas también son reales y tangibles. Por nombrar algunas de ellas:

  • Acceso a los datos independientemente del formato de los archivos y de su origen, lo que hace posible un flujo de información sin fisuras.
  • Registro de todas las modificaciones hechas en los documentos, lo cual hace posible una gestión segura de versiones y una fabricación sin fallos.
  • Acceso en tiempo real a todos los datos desde cualquier lugar del mundo, lo que facilita la formación de equipos virtuales de procesos de producción, consiguiendo un Time to Market corto y una mayor competitividad.
  • Documentación de producción sin lagunas, limitando los riesgos de responsabilidad y garantizando el cumplimiento de leyes, normativas y estándares.
  • Conservación, a largo plazo y a prueba de revisiones, de cualquier tipo de documentos, lo que se traduce en una mayor seguridad legal.
  • Automatización de los procesos de documentos relacionados con procesos de fabricación, reduciendo errores y tiempos.

Si las ventajas en la calidad, rapidez, protección frente a reclamaciones y salud mental de los empleados son, como hemos visto, variadas y numerosas, no podemos olvidar que una buena gestión documental en el proceso de producción conlleva también ahorros económicos y beneficios financieros.

En definitiva, si queremos un control de procesos sencillo y amigable, seguridad jurídica en todo el proceso de producción, control de calidad más estricto con notificación de incidencias en tiempo real y un registro continuo de la actividad de la empresa, la gestión documental es nuestra amiga.

En nuestra web encontrará más información sobre nuestros servicios de gestión del control de calidad en producción.

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