Desafíos documentales en el sector jurídico (y II)

Sector jurídicoEn el artículo anterior decíamos que es posible mejorar fácilmente la fase de descubrimiento convirtiendo todos los documentos en formato rastreable y archivado de larga duración. Este formato, conocido como PDF/A, garantiza que el fichero siempre se podrá leer independientemente de la aplicación que lo haya creado. Además este fichero puede ser firmado para dar fe de su autenticidad; es decir, equivale a una firma manuscrita.

Se pueden convertir todos los ficheros a este formato y, en el momento de convertir el papel a formato electrónico, además podemos incluso capturar contenido del documento para su indexación o para incorporar los datos a una aplicación externa. También es posible archivar la información destacando frases para un uso posterior o, por cuestiones de seguridad, tachando datos para que no puedan ser leídos.

La seguridad es un tema a tratar aparte porque es una de las grandes preocupaciones que se tienen en este y otros sectores, pero especialmente en el sector jurídico. Saber quién, cómo, cuándo y dónde es fácil, y para eso contamos con herramientas eficaces que nos dan toda la información en tiempo real y así nos ayudan a evitar la fuga de información. Aunque es muy importante evitar la intrusión externa, la mayoría de las veces el problema surge de dentro de la compañía, en un socio, abogado o auxiliar.

Para mejorar aún más el archivado, su búsqueda y recuperación, es posible sellar los documentos con un sello Bates. Estos sellos se pueden añadir a cualquier parte del documento y, como se pueden rastrear, facilitarán su recuperación.

Por último, siempre pensamos que los documentos se encuentran más seguros en casa, pero trabajando de esta manera perdemos algo importante: el acceso inmediato desde cualquier lugar del mundo. Muchos de nuestros clientes utilizan archivado electrónico en la nube como copia de seguridad de la información. Me explico: quieren disponer de la información en un servidor de archivos, pero además quieren tener una copia de seguridad. Además es posible acceder a estos datos fácilmente las 24 horas del día, con total seguridad y desde cualquier dispositivo. Si archivar la información en formato electrónico es fundamental, acceder a la misma en cualquier momento es igual de importante.

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