OCR: Tecnología para mejorar la productividad

Papeles en la oficinaLa digitalización de documentos físicos es uno de los procesos fundamentales en cualquier sistema de gestión documental. Existen soluciones y funcionalidades que pueden optimizar al máximo esta tarea. Es el caso de los sistemas de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres, Optical Character Recognition), que permiten la captura automática de los datos.

Cuando digitalizamos un documento físico a través de un escáner se crea sólo un archivo de imagen; genera lo que podemos llamar una foto de la página. Esta foto podemos guardarla o imprimirla, pero no podremos interactuar con el texto que contiene el documento.

Al utilizar un sistema de reconocimiento óptico de caracteres, OCR, esta imagen se convierte en un archivo de texto, de modo que podemos editarlo e incluso cambiar el formato del documento.

El uso de un OCR tiene un papel muy importante en la gestión documental. Al transformar en caracteres el archivo de imagen generado por el escáner y reconocer las palabras contenidas, podemos hacer búsquedas concretas del texto incluido en los documentos. Podemos ir más lejos y asociar ciertas palabras contenidas en el documento como claves para su localización, que es lo que se denomina “indexado” en la base de datos, para luego buscar u ordenar los documentos por medio de estas palabras clave.

Otra de las ventajas de esta conversión del documento es la reducción de espacio en disco. Mientras que en una imagen los caracteres se describen indicando cada uno de los píxeles que los forman, al convertirlos a un formato de texto (por ejemplo ASCII o Unicode) pasan a estar descritos por un solo número, por lo que se produce una reducción significativa del espacio que ocupan en memoria.

La tecnología OCR reduce el tiempo de localización y recuperación de los documentos

En realidad la tecnología OCR permite a las empresas acceder a la información de forma rápida y precisa, y transformarla al formato electrónico. Gracias a ella se puede gestionar los documentos de forma eficaz, segura y ágil y sus ventajas son múltiples, ya que reduce el tiempo de localización y recuperación de los documentos. Pero además se consigue, como hemos señalado, una disminución notable del espacio físico de almacenamiento de la información, junto con una mayor seguridad y control sobre la información de la empresa.

Konica Minolta dispone de varias tecnologías propias o de socios tecnológicos que permiten realizar OCR tanto a nivel de zonas del documento, como a nivel de reglas, o de sintaxis o gramática. Incluso puede combinarse cada una de dichas tecnologías de forma que el proceso de OCR sea 100% eficiente.

La clave para seleccionar la tecnología o tecnologías OCR más adecuadas estriba en la necesidad o no de automatizar este proceso OCR y en el volumen de los documentos, así como su formato y la necesidad o no de contrastar la información capturada (o incluso complementarla) con la almacenada en bases de datos o Big Data locales.

Podríamos dar infinidad de explicaciones y razonamientos para poder seleccionar y diseñar la herramienta OCR adecuada para los procesos de nuestros documentos, pero después de años, de trabajo, lo mejor que puedo recomendar es que hables con un experto y que su experiencia te permita obtener lo mejor para tu negocio. Konica Minolta es uno de los más cualificados para ello.

En definitiva, automatizar la entrada de documentación a la organización mediante la incorporación de sistemas de extracción de datos que permitan la identificación de los mismos y su volcado a los sistemas de gestión de la empresa te ayudará a invertir el mínimo tiempo para obtener la mayor eficiencia.

Si deseas ampliar información, puedes ver los siguientes vídeos:

Nuance eCopy ShareScan & Konica Minolta printers - capture paper-based data

Why ECM? - Enterprise Content Management with Konica Minolta

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