Desafíos documentales en el sector jurídico (I)

Servicios para el sector jurídicoEspaña dispone de grandes profesionales en el sector jurídico, pero hay que reconocer que un gran porcentaje de los mismos trabaja en pequeños bufetes. La gran mayoría de estos bufetes evolucionan y cambian igual que cambia el mercado; un mercado que ahora mismo está “raro”. Precisamente en estos bufetes la palabra evolución genera menos miedo que en grandes despachos debido a que muchas veces hay que cambiar flujos de trabajo que atañen a muchas personas.

Algo que influye sobremanera en esta evolución es la presión competitiva que ejercen los clientes en los abogados por conseguir mejores ofertas con el servicio de siempre, el mejor.

Aunque parezca una verdad de perogrullo, todas las empresas tenemos que evolucionar dando lo mejor de nosotros mismos; esta afirmación es la clave que transmito a cada bufete cuando le hablo de sus necesidades presentes, que son las que le permiten evolucionar, mejorar y proporcionar el mejor servicio a los clientes.

Uno de los grandes problemas que tienen todavía los despachos jurídicos es que trabajan con el papel y no con el documento electrónico; curioso por otro lado, porque si les preguntas cómo funcionan a nivel personal te dicen que la nube para ellos es como llamar por el móvil, algo cotidiano.

Pero volvamos al trabajo en el bufete. Si vamos más allá y preguntamos si tienen algún sistema de gestión de casos o de gestión de documentos, contestan que no, que hasta ahora no lo han necesitado. Si vamos a algo más básico como el escaneo de documentos en formato PDF para archivo de larga duración en el momento del descubrimiento, es decir, cuando el cliente en la primera visita les proporciona los documentos, muchos de ellos responden que todavía los fotocopian y los archivan en carpetas físicas.

El problema del archivo físico, además del espacio que ocupa, es evidente. Buscar información en papel es una tarea ardua y complicada.

Muchos de estos despachos disponen de equipos que escanean, pero no tienen una solución de software que les permita mejorar la circulación de los documentos, su archivo en un servidor de ficheros o la indexación de los documentos en el sistema de casos o gestor de documentos.

Por lo tanto disponen casi de las herramientas necesarias para ir evolucionando pero desconocen que lo pueden hacer sin grandes sacrificios. Lo más sencillo es guardar los documentos del caso de forma estructurada en el servidor de ficheros y además que estén en un formato rastreable que permita su búsqueda con herramientas sencillas. En tan sólo unos segundos se consigue encontrar cualquier información que se necesite. Esta tarea llevaba mucho más tiempo si el documento se encontraba en papel.

Hoy hemos empezado por la base. En siguientes artículos continuaré con más ideas que permitan evolucionar. Y si tienes más curiosidad, puedes echar un vistazo a las soluciones Konica Minolta para el sector jurídico.

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