Ventajas de la automatización del proceso de cuentas a pagar

En el departamento de AdministraciónEn todo departamento de administración, una de las tareas manuales que más tiempo y recursos consume es la gestión de los pagos a proveedores: facturas pendientes de aprobación pero que han de pasar a la gestión contable, pagos retrasados, datos erróneos por haber sido introducidos manualmente... ¿Cómo puede un sistema de automatización de estas tareas ayudar a los departamentos de administración a gestionar más eficientemente los pagos? Vamos a explorar los beneficios que esta automatización proporciona para que pueda evaluar si esta solución es adecuada para su negocio.

¿En qué consiste la automatización del proceso de cuentas a pagar?

La automatización del proceso de cuentas a pagar o del pago a proveedores es la conversión a automáticas de las tareas manuales de manipulación, captura de información y gestión del procesado de las facturas de los proveedores. Las facturas se reciben en formato papel y se digitalizan a formato electrónico. Los ficheros resultantes se pueden enviar como adjuntos de un mensaje, subir a un servidor mediante FTP o web, o trasladar a su ubicación definitiva mediante un sistema EDI (Electronic Data Interchange o intercambio de datos electrónicos). Sea cual sea la ubicación final del fichero con la factura digitalizada, la información en ella contenida ha de ser extraída y comprobada mediante la verificación contra la información registrada en el ERP (Enterprise Resource Planning) o en la base de datos de proveedores. Una vez verificada la información, la factura entra en los procesos de aprobación, verificación y pago. Para éstos tradicionalmente se ha utilizado software de flujo de trabajo o BPM (Business Process Management). El objetivo es asegurarse de que la factura coincide con la orden de compra almacenada en el ERP para ese pedido, además de enlazarla con otros documentos, como albaranes de entrega, memorandos técnicos, etc. Si la factura no cumple con los parámetros requeridos o es de alguna manera incorrecta, se la considera no válida y dispara las alertas programadas: un mensaje de correo electrónico al responsable para avisarle de la incidencia, otro al proveedor para que corrija el problema, anotaciones en la ficha del proveedor dentro de la base de datos, etc. La elaboración manual de todas las tareas necesarias para cumplir cada uno de los procesos supone un trabajo no sólo repetitivo y frustrante, sino también minucioso, puesto que es fácil pasar por alto errores cuando se lleva haciendo lo mismo unas cuantas horas.

Pero esa no es la única ventaja de la automatización

Efectivamente, las tareas manuales que se llevan a cabo cuando llegan las facturas a nuestro departamento de administración se ven drásticamente aliviadas con un sistema de automatización del proceso de las cuentas a pagar. Para empezar, el escaneo o digitalización del documento puede incluir la captura de los datos, evitándose errores, reduciendo el tiempo de manipulación del documento en papel y vinculando fácilmente la factura a los documentos relacionados con ella. Es importante destacar la eliminación de los errores que supone esta automatización, porque así el paso siguiente, la clasificación del documento, se hace de la forma más precisa y rápida posible. Nuestros estudios indican que utilizando la automatización en el proceso de cuentas a pagar es posible reducir los costes hasta en un 47%. A esto hay que sumarle además otros beneficios intangibles. Si pusiéramos estas ventajas en un listado muy resumido, quedaría algo así:
  • Eliminación del extravío de facturas
  • Estandarización del proceso de las facturas
  • Eliminación automatizada de la entrada manual a través de la extracción de datos, lo que conlleva la reducción de los costes operativos, la mayor calidad de los datos introducidos y la disponibilidad del personal para realizar tareas más importantes
  • Aumento de la transparencia del proceso y mejora de los controles internos, incluyendo la reducción de casos de fraude y pagos duplicados
  • Visibilidad de la gestión, planificación y previsión de presupuestos
  • Cumplimiento de la normativa y de la gestión del riesgo
  • Reducción del tiempo de gestión para la aprobación de pagos, que supone el pago rápido a proveedores que ofrecen descuentos por pronto pago y la eliminación de sanciones por pago tardío
  • Consolidación del proceso de PCP en un único centro
  • Procesado rápido de facturas problemáticas
  • Control automatizado del cumplimiento de la normativa (también a nivel internacional), incluyendo, entre otros, la Digitalización Certificada de la Agencia Tributaria, que permite la destrucción de la copia física de la factura, ahorrando así además espacio de almacenamiento
  • Mayor atención a pedidos que incluyan discrepancias con la factura
  • Facturas validadas reconocidas en el ERP
  • Flujo de caja y gestión del rendimiento
  • Visibilidad de toda la deuda pendiente en tiempo real y actualizado
Vistas todas estas ventajas, no es pues de extrañar que en encuestas realizadas a empresas con automatizaciones de procesos de cuentas a pagar, más del 65% de los usuarios de estos procesos vean claramente los beneficios financieros para su empresa y más del 70% aprecien beneficios operativos. Por ello, si es usted un Director General o Financiero que busca reducir los costes del departamento de administración, la automatización de los pagos a proveedores es una buena forma de empezar. Pero si su responsabilidad es financiera o contable, o su empresa ofrece servicios financieros, podrá además obtener para su empresa o para sus clientes un claro beneficio financiero. Encontrará más información sobre nuestros servicios de automatización de procesos en nuestra web.

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Se han hecho 2 comentarios a “Ventajas de la automatización del proceso de cuentas a pagar”

Armando A @ 12 de mayo de 2017 7:38

Como puedo automatizar el procesos de cuentas por pagar? saludos

    Konica Minolta @ 20 de septiembre de 2017 10:47

    Hola Armando, Nuestros compañeros de Konica Minolta en México seguro que pueden ayudarle. Puede ponerse en contacto directamente con ellos a través de su web: http://konicaminolta.com.mx/kmbsmx/soporte/atencionalcliente.htm ¡Feliz día!

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