Oficina sin papeles, hoy en día

Papeles trituradosA estas alturas hablar de la oficina sin papeles como mito irrealizable sería faltar a la realidad. Pero sí debemos admitir que su consecución está llevando mucho más tiempo del que se estimó en un principio, o al menos del que imaginó el señor Bill Gates, con todo el peso de Microsoft detrás, cuando anunció el fin de los papeles. Muchos de nosotros hicimos un primer intento de eliminar papel, utilizando el correo electrónico como herramienta de comunicación y almacenando todo lo que recibíamos. El problema es que era difícil encontrar los documentos, especialmente si no eran del mismo año, y que en muchos gestores de correo los ficheros de almacenamiento y bases de datos literalmente “se colgaban”, ya que los tamaños excedían con mucho el rendimiento esperado. De ahí pasamos a subir todo a los gestores de correo en la nube. Ya no se cuelgan, pero los mensajes siguen siendo igual de difíciles de encontrar. Sorpresa, sorpresa; Google no siempre lo encuentra todo. En realidad no es tan potente como quisiéramos. Hace relativamente poco surgieron las aplicaciones tipo Evernote, que son un buen almacén de documentos. A esto se sumaron los sistemas de sincronización de archivos, de los cuales el mas popular ha sido DropBox. Ahora ya se puede tener un servicio de almacenamiento disponible 24x7 desde cualquier dispositivo; desde las fotos a los documentos de trabajo, todos están guardaditos y accesibles. Pero no todos los documentos son electrónicos; muchos son físicos. Ahí intervienen los componentes hardware como los escáners. Uno puede comprar un Snap Scan para casa y un equipo multifunción bizhub de Konica Minolta para la oficina, y así disfrutar derapidez, exactitud y calidad máxima en el escaneo. Con este equipo se puede convertir todo a digital, almacenarlo junto y destruir el papel físico. Si se quiere ir un poco más allá, se pueden incorporar soluciones de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) automático para convertir los documentos escaneados en documentos editables y modificables. Para eso existen soluciones personales como FineReader de Abby para casa y biz:Option o e-flow de Konica Minolta para la empresa. Porque no es lo mismo escanear unas hojas del libro del cole de los hijos que digitalizar cientos de facturas y albaranes, con formatos distintos y con enriquecimiento de información, todos los días. Todavía se puede avanzar un paso mas y sustituir el software de escaneo y OCR de casa por otros programas como Scanner Pro, que se pueden usar desde el dispositivo móvil y enviarlo a Evernote, como imagen o como PDF. Pero no todo es almacenar documentos; también hay que organizar tareas. Para eso, aplicaciones como Remember The Milk ayudan, y mucho. O Mind Node Pro que permite organizar mapas mentales; los famosos esquemas de cuando íbamos al colegio. En una empresa se tienen otras necesidades. Una de ellas, que además suele causar bastantes molestias, es la gestión de los tickets de gastos. Captio de Konica Minolta es la solución; una foto al ticket y olvídate de hacer la hoja de gastos a final de mes. Una auténtica maravilla. Otra de las necesidades empresariales, tanto para usuarios que estén en la oficina como para los itinerantes o los teletrabajadores, es la localización de documentos. Esto se convierte en un verdadero problema cuando lo que se busca no está claramente definido. Afortunadamente, el mundo de los gestores documentales ha evolucionado un montón. Gracias a productos como Docuware o dokoni, de Konica Minolta, ya se puede localizar también desde el móvil cualquier documento por su contenido, título, etiquetas u otros criterios, sin importar su formato. Además, dicho documento puede estar almacenado tanto en el servidor de la empresa como en la nube. Habla con un experto en gestión documental, y juntos encontraréis la mejor combinación de soluciones para las necesidades concretas de tu empresa o negocio.

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Un comentario a “Oficina sin papeles, hoy en día”

Digitalización certificada @ 13 de marzo de 2015 11:58

Coincidimos con vuestro artículo Antonio. Gracias por compartirlo. Un saludo.

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“Oficina sin papeles, hoy en día”