Imprimir en la oficina

Imprimir en la oficinaCada vez se imprime menos en la oficina. Eso lo oímos todos los días, y lo damos por sentado, pero ¿es totalmente cierto? ¿Se imprime menos volumen? ¿O lo que realmente sucede es que se imprime de manera diferente?

Antes todo el mundo imprimía o copiaba sin ningún control, y ahora es difícil que las oficinas no cuenten con herramientas de accounting donde los usuarios se registran y se lleva un control exhaustivo de copias, impresiones y hasta escaneos, o si las impresiones son a color o a blanco y negro, o a qué tamaño, etc.; ahora por defecto se imprime a doble cara para economizar papel. Es decir, ahora se controla todo lo impreso y copiado y ese control ahorra dinero a la empresa.

Pero ¿qué ocurre cuando una empresa tiene mucho volumen de impresión? ¿Qué pasa cuando se necesitan imprimir memorias anuales o presentaciones comerciales o catálogos? En resumen, cuando las impresiones van a ser imagen de la empresa. En este caso, habrá que tener más libertad de impresión, porque necesitaremos soportes de más gramaje, necesitaremos más calidad, color a doble cara, e invertir tiempo en diseñar, corregir, arreglar, imprimir, etc.

Ahora surge otra duda: ¿quién va a “poner” parte de su tiempo en este trabajo? ¿Cuántas veces lo va a hacer? ¿Cómo solucionamos esta nueva tarea?

Para eso existen los CRDs (Central Reprographics Departments), los Departamentos de Reprografía, donde centralizar todos los trabajos de impresión, copiado y, si se requiere, también de digitalización de documentos.

Centralizar todas estas tareas no es un gasto más; más bien todo lo contrario, es una inversión. Es tener el control total de las impresiones / copias de la empresa, es profesionalizar la imagen que queremos dar al exterior con nuestras publicaciones, es agilizar todos los trámites de impresión, es quitar la tarea de imprimir a usuarios que deben invertir su tiempo en otros quehaceres.

Pero ¿cómo hacer para que el departamento de publicaciones y reprografía sea un CRD eficiente y rentable?

Vamos a “automatizar” todos estos procesos de impresión y copia, vamos a facilitar el uso del CRD a todos los usuarios, a todos los departamentos que necesiten imprimir (que son todos); vamos a poner un sistema que permita el acceso a los trabajos más complejos de la forma más fácil, y todo ello desde el puesto de cada persona que mande imprimir.

Si instalamos un web to print b2b en el CRD, todos los usuarios estarán en contacto constante con su departamento de publicaciones, 24 horas al día y 7 días a la semana; tendrán además un seguimiento constante de sus trabajos. Podremos instalar diferentes niveles de permiso para diferentes usuarios o departamentos, incluso cuantificando los costes de cada trabajo para cada uno de ellos. Podremos hacer uso de publicaciones anteriores, o cartas o albaranes o todo lo que se necesite imprimir en cada caso.

Podremos imprimir las tarjetas de visita simplemente cambiando sobre una plantilla el nombre, el teléfono o el cargo, siempre que tengamos autorización para ello. Podremos ver las impresoras de la sala del CRD, aunque lo que veamos sean unas impresoras virtuales, que la automatización se encargará de enviar a las impresoras físicas y tener el producto final.

En resumen, podemos tener la impresión en nuestra oficina, despreocupándonos de imprimir en la oficina.

Esto no es el futuro. Esto es ya hoy una realidad.

 

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