Qué es (realmente) la digitalización certificada de facturas

Carpetas físicas frente a facturas electrónicasA fecha de hoy, muchas empresas tienen resuelta la emisión de facturas en formato electrónico, pero siguen sin optimizar la búsqueda, almacenaje y custodia de las facturas en papel que reciben de sus proveedores.

Esto provoca que las empresas tengan que dedicar un espacio importante en sus oficinas para guardar las facturas de los últimos años, según marca la ley, además del tiempo que se suele tardar en localizar una factura dentro de ese archivo.

Para mejorar la productividad en esta área disponemos de la digitalización certificada de facturas de proveedores, que es el proceso que permite obtener copias digitales de las facturas con el mismo valor que las originales, lo que hace posible destruir posteriormente las facturas en papel.

Para cumplir estos requisitos en España, la empresa que quiera llevar a cabo la digitalización certificada de facturas debe utilizar un software homologado por la Agencia Tributaria (AEAT) y, en su caso, por las Diputaciones Forales del País Vasco o de Navarra.

El procedimiento para realizar la digitalización certificada de facturas consiste en:

  • Escanear las facturas a una resolución mínima de 200 ppp (píxeles por pulgada).
  • Escanear las facturas a un formato digital homologado, como PDF, TIFF o JPG.
  • Firmar las facturas con una firma digital que garantice la integridad del documento e impida su modificación posterior a dicha firma.
  • Almacenar las facturas firmadas en un repositorio documental seguro, de manera que se garantice su invariabilidad.

Para cerrar este proceso de digitalización certificada de facturas es necesario vincular a cada factura escaneada una serie de metadatos (fecha de la factura, proveedor, CIF del proveedor, base imponible, IVA y total), que pueden implementarse de tres maneras:

  • manualmente,
  • automáticamente, mediante OCR zonal en las propias facturas escaneadas,
  • automáticamente, desde un fichero, base de datos o aplicativo externo con dichos datos extraídos del sistema contable de la empresa.

Cumplidos estos requerimientos y realizado el cierre fiscal de cada periodo de liquidación, ya sería posible destruir las facturas en papel, ya que las facturas digitalizadas siguiendo este procedimiento tendrán la misma validez legal que sus originales.

Konica Minolta dispone de soluciones para aquellas empresas que quieran acometer un proyecto de digitalización certificada de facturas de terceros, tanto en el apartado de dispositivos hardware para el escaneo de facturas como en el de aplicaciones homologadas por la AEAT para la digitalización certificada, dentro de su portfolio de sistemas de gestión documental.

¡Es el momento de empezar a eliminar papel y optimizar el tratamiento de facturas entrantes!

 

Otras entradas interesantes:

«
»

Se han hecho 3 comentarios a “Qué es (realmente) la digitalización certificada de facturas”

Actualidad Febrero 2014 | @ 20 de febrero de 2014 10:30

[…] Qué es realmente la digitalización certificada de facturas. Infórmate aquí. […]

Digitalizacion certificada @ 3 de septiembre de 2014 5:41

El artículo esta perfecto, define realmente lo que es la digitalizacion certificada y la verdad que la imagen me ha parecido muy acertada :). Muchas gracias!

martin @ 26 de enero de 2015 8:55

Para mí la factura electrónica (que entiendo es lo mismo que la digitalización de facturas) es una forma espectacular de reducir el consumo de papel y contribuir al cuidado del medio ambiente.

Enviar un comentario a
“Qué es (realmente) la digitalización certificada de facturas”