El Big Data y su relación con OPS… ¿existe?

Avanzando hacia la oficina sin papelesLa información en papel no se tiene en cuenta cuando hablamos de Big Data, ya que esta última tiende a centrarse en la proliferación de los datos no estructurados provenientes de fuentes tales como blogs, redes sociales y vídeo, los cuales están creciendo a un ritmo exponencial en comparación con los datos empresariales tradicionales. Sin embargo, los documentos en papel son una parte importante de las operaciones de negocios corporativos, que a menudo contienen información valiosa que debe ser capturada, almacenada, organizada y analizada. O sea, una gestión documental en toda la acepción de la palabra.

A pesar de todas las historias de las famosas futuras oficinas paperless, las organizaciones todavía dependen en una gran medida de los documentos en papel. Todos los días las empresas reciben e imprimen miles de documentos en papel, correo, correo electrónico y fax, que deben ser capturados y transformados para la entrada en los procesos de negocio. Mientras que algunas empresas ya han hecho la transición a formatos electrónicos, muchos procesos críticos dentro de los negocios, tales como la facturación, reclamaciones y cuentas por pagar, se realizan en papel. Esta confianza en el papel es cara e ineficiente y los documentos en papel pueden ser una gran responsabilidad.

Como las organizaciones tratan de reducir costos y mejorar la eficiencia de sus procesos, la digitalización de documentos en papel a través de la captura de documentos es un importante primer paso en la automatización de procesos empresariales. Se han diseñado soluciones de captura de documentos para eliminar el cuello de botella que crea el papel en el inicio de muchos de los procesos de negocios hoy en día.

El proceso de captura completo incluye exploración, extracción de datos de imágenes escaneadas, clasificación de documentos y el intercambio de contenidos a través de los sistemas de gestión de contenido electrónico (ECM). Los documentos pasan indefectiblemente a ser más accesibles y mucho más fáciles de encontrar, distribuir y controlar. Esto aumenta la productividad y optimiza los procesos. En consecuencia, los documentos en papel se convierten en parte de la imagen de Big Data más amplia, lo que permite a las organizaciones extraer el valor de la información para apoyar la rápida toma de decisiones, por ejemplo a través del business intelligence o del big data analytics.

Sin embargo, el desafío de la captura y el procesamiento de los documentos puede ser desalentador para muchas empresas, ya que requiere habilidades y recursos especializados. A pesar de los claros beneficios de la integración de todo tipo de información en los procesos empresariales y la eliminación del papel de estos procesos, las actitudes de los empleados y los sistemas departamentales existentes pueden hacer que sea difícil saber por dónde empezar. La mayoría de las organizaciones tienen recursos limitados hoy en día, por lo que Konica Minolta, y su saber hacer, se transforma en el socio adecuado para implementar las debidas soluciones.

Mientras que grandes volúmenes de datos o Big Data y MPS parecen no tener conexiones inmediatamente obvias, gran parte del compromiso del MPS está avanzando más allá del ámbito de la consolidación de dispositivos para abarcar la mejora de procesos de negocio. Al acelerar el paso a los flujos de trabajo digitales, la información basada en papel se integra mejor con las soluciones de gestión documental, para extraer valor de negocio de todos los datos, tanto en papel como digital.

 

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