Gestión documental en las PYMEs

Escritorio desordenado por falta de gestión documentalA la hora de gestionar la información vital de una empresa, tanto la documentación interna como la relativa a los clientes y proveedores, las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) se enfrentan a una serie de retos únicos.

Como regla general, las PYMEs demandan soluciones de gestión documental:

  • que sean sencillas de manejar (curva de aprendizaje lo más corta posible),
  • que les permitan ahorrar y ser más eficientes en sus procesos documentales (inversión inicial pequeña y ROI casi inmediato),
  • que se adapten a sus necesidades específicas (modularidad).

Konica Minolta da respuesta a dichas demandas mediante sus soluciones integrales de gestión documental, compuestas por:

  • Dispositivos hardware para la digitalización de documentos (escaneo).
  • Sistemas de gestión documental (DMS: Document Management Systems), que cubren todas y cada una de las necesidades que pueda tener una PYME en lo relativo a:
    • Reconocimiento de texto (OCR: Optical Character Recognition)
    • Clasificación y renombrado automático de documentos
    • Búsqueda de documentos full-text
    • Notas y sellos electrónicos
    • Control de eventos mediante avisos
    • Extracción y exportación de datos mediante OCR zonal
    • Flujos de trabajo automatizados (work-flows)
    • Control de versiones de documentos
    • Emisión de factura electrónica
    • Digitalización certificada de facturas de proveedores (homologada por la Agencia Estatal Tributaria)
    • Auditoría y copias de seguridad
    • Control de acceso a la documentación

Con una inversión inicial razonable, cualquier PYME que confíe en las soluciones de gestión documental de Konica Minolta puede pasar de dedicar una media de 4 minutos al día tratando de localizar un documento en papel (lo que supone más de 16 horas laborales al año por documento y empleado) a sólo 30 segundos para buscarlo en formato electrónico. El tiempo restante puede ser aprovechado para realizar tareas de mayor valor añadido para la empresa.

Además, muchos procesos habituales en papel podrán ser eliminados o reducidos, entre los cuales se encuentran la drástica disminución de las impresiones y fotocopias de documentos, o la reducción de los envíos de documentación por correo ordinario a clientes y proveedores, lo que supondrá un notable ahorro de tiempo y dinero.

Por lo tanto, ¿a qué estás esperando para implantar una solución de gestión documental en tu empresa?

 

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Se han hecho 7 comentarios a “Gestión documental en las PYMEs”

carlos @ 4 de octubre de 2013 11:53

particularmente yo tengo el caso de un cliente mío que es una ETT y que tiene dudas en implantar la gestión documental digitalizada por la validez o no de la firma en caso de juicio. ¿Cómo está este tema? ¿Cuál sería la solución? Gracias

Jordi Pérez i Ramon @ 9 de octubre de 2013 9:50

La gestión documental para PYMES debe ser fácil y económica.

Jordi Pérez i Ramon @ 9 de octubre de 2013 9:51

Totalmente de acuerdo con la opinión de Javier Carvajal

Conrad @ 14 de octubre de 2013 1:43

Si bien es cierto que existen soluciones integrales, tropezamos con los mismos inconvenientes de los ERPs, de los cuales todos tenemos ya sobrada experiencia. La adecuación a la función pasa por la adaptación, parametrización, customización o como queramos llamarle. Y aquí es donde podemos tener un "increible overhead" presupuestario. La realidad es que no todas las soluciones van a ser válidas y lo importante es reconocer cuales son las necesidades reales del cliente, de sus usuarios y de los componentes de su cadena de valor. Deberíamos ser capaces de convertir la gestión del documento en conocimiento, no en una mera nueva forma de archivo. Por tanto, debemos aportar valor al futuro usuario en diferentes etapas y dosis. Primero, entendiendo plenamente su problema y aportando visión respecto a la organización, los flujos y los procesos, los cambios en la gestión, las mejoras en la información y cual será el conocimiento útil que podrán extraer los usuarios. Segundo, deberemos planificar adecuadamente el camino a seguir desde el pasado-presente hasta el nuevo objetivo, teniendo muy en cuenta la capacidad de gestión y asimilación de la organización. Tercero, aplicaremos las mejores prácticas para ayudar a la organización a diseñar, desarrollar y poner en marcha las herramientas, procedimientos y procesos que le sean útiles realmente. Finalmente, acompañaremos a la organización en sus nuevas operaciones, facilitando una transición suave desde el pasado. La inversión siempre será razonable si seguimos estas sencillas premisas.

Alfonso Santos @ 18 de noviembre de 2013 9:48

Efectivamente, Conrad Estemos hablando de una solución DMS, ERP, CRM, BPM ó BI (por poner algunos ejemplos), es muy importante haber realizado una buena labor consultiva previa al cierre de la venta, para conocer a detalle lo que el cliente espera realmente de estas "herramientas". De este modo, podremos tener acotado el tiempo necesario para las tareas de instalación, configuración, parametrización, personalización y formación, y evitar desviaciones importantes sobre lo presupuestado. Adicionalmente, en la puesta en marcha de estas soluciones hay que tener muy en cuenta la gestión del cambio entre los procedimientos y maneras de trabajar anteriores y cómo se van a llevar a cabo a partir del arranque del nuevo sistema.

ben @ 5 de marzo de 2014 9:17

El problema de la gestión documental y de las soluciones actuales de ECM es que son muy poco accesible en términos de recursos técnicos y financieros. Creo que el futuro para las PyMEs son soluciones que mezclan la facilidad de las soluciones de sync (Dropbox etc..) con una tecnología ECM simplificada que aportara organización y inteligencia a la gestión documental. Un saludo. Ben

Alfonso Santos @ 13 de marzo de 2014 12:09

ben, en respuesta a tu comentario, decirte que nuestra amplia experiencia en la implantación de sistemas de gestión documental en el mercado español nos cualifica para decir que sí existen soluciones ECM muy accesibles (tanto en el apartado técnico como en el financiero) para las PYMEs, bien en modelo on-premise, bien en modelo cloud.

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