Control del gasto: Accounting de impresión

EstudiantesLa actual situación económica y los recortes a los que se ven sometidos sectores como los educativos están propiciando la necesidad de controlar el gasto en la utilización de los sistemas de reproducción de documentos (las fotocopiadoras de toda la vida), así como la impresión digital en Universidades y centros educativos.   Afortunadamente la oferta es variada y completa: Sistemas de pago por impresión, monederos, lectores de tarjetas (incluyendo sistemas compatibles con las famosas tarjetas “prepago” o “tarjetas monedero 4B”)… Actualmente es perfectamente posible ver a un alumno de una facultad utilizando su tarjeta monedero 4B de Banco de Santander para sacar una chocolatina en la máquina de vending de la cafetería o bien para fotocopiar los apuntes de Derecho Civil. Ahí es donde las empresas vinculadas al sector reprográfico tienen mucho que decir hoy en día. Disponer de un adecuado sistema de control del gasto es fundamental. Ahora que ya no vale “todo” y que es necesario dar una vuelta de tuerca más, analizando la correcta utilización de los recursos, es fundamental disponer de herramientas que nos permitan optimizar, adecuar nuestro trabajo a lo que nos ofrecen las nuevas tecnologías y rentabilizar el uso de los sistemas de información. Mi recomendación personal pasa por analizar los flujos documentales, dotando a cada servicio de los elementos necesarios; es muy típico comprobar cómo existe un gran número de impresoras personales en los centros educativos, con elevados costes de impresión y consumibles y cuyo mantenimiento es costoso y, en ocasiones, inexistente. La utilización de sistemas departamentales, con funcionalidades añadidas y costes asociados más ajustados, permiten satisfacer las necesidades más exigentes, controlando además el gasto. La idea no es solo controlar; también anticiparnos y poner la venda antes que se produzca la herida. Los tiempos cambian y también cambia el modo en el que nos comunicamos. Cuando estudiaba en la Facultad, recuerdo que siempre había un amable compañero que tomaba los apuntes por nosotros y que luego compartía “desinteresadamente”; el resto los fotocopiábamos sin piedad. Esto ha cambiado; ahora se envían por mail, se digitalizan en escáneres y se envían indiscriminadamente a cuentas GMail, Hotmail, etc… o incluso se comparten en almacenes alojados en la nube (Dropbox). Cualquier Facultad o centro de estudios que se precie ya dispone de ordenadores conectados a internet y que permiten la utilización de intranets corporativas. A su vez, suelen disponer de dispositivos de impresión para que los alumnos reproduzcan sus trabajos, amén de los centros reprográficos donde poder imprimir proyectos fin de carrera, encuadernar, etc. ¿Qué pueden ofrecer los fabricantes de sistemas de impresión? 1º Análisis de las necesidades documentales 2º Correcta distribución de los sistemas, adecuando los mismos al servicio 3º Control del consumo: cuotas por alumno/profesor, posibilidad de realizar el pago por uso, amortizando la inversión con la utilización de los equipos ¿Cómo se lleva a cabo? Con la implantación de sistemas de control por software, Accounting, unidos a la utilización de dispositivos de autenticación. Si disponemos de un directorio activo o base de datos de alumnos, todo es mucho más sencillo. Dotar a los dispositivos de impresión de sistemas de control y pago por uso es una tarea fácil, conveniente y, por qué no decirlo, necesaria. Desde pequeños monederos situados junto a las impresoras hasta completos sistemas de control con cuotas y administración centralizada en red, que permiten incluso el cobro de impresión realizada desde dispositivos móviles (iPhone, BlackBerry, etc…) No nos olvidemos de que ahora somos móviles; cualquier alumno posee un smartphone y por supuesto dispone de whatsapp, correo electrónico integrado y acceso a todos los documentos de trabajo directamente desde su móvil. Ahí es donde radica también la apuesta: vamos a hacer sistemas compatibles con las tecnologías que se utilizan en el día a día, pero con control. Esto que ya se hace de manera sistemática en las empresas privadas (ya son muchos los años que llevamos implantando sistemas de control del uso y monitorización de impresión), es momento también de llevarlo a las administraciones.

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Se han hecho 2 comentarios a “Control del gasto: Accounting de impresión”

Control de Impresiones @ 25 de abril de 2014 12:58

Muy buen información, muchas gracias por compartirla con todos nosotros, me gustaría que tratasen también el tema de la gestión documental. Un saludo!!

Control de Impresiones @ 9 de junio de 2014 1:53

Muy buena información. La verdad es que en los centros tan grandes es necesario poner un control de impresiones, aun que no hay que ser desconfiados, pero muchas personas se aprovechan de estos recursos.

Comentarios a Control de Impresiones