La gestión de proyecto de hoy se realiza usando Redes Sociales Corporativas

Redes Sociales CorporativasLos equipos de proyecto suelen estar formados por miembros de diferentes países / departamentos / ciudades, y cada proyecto implica varios socios técnicos. Los representantes de ventas tienen el deber de vigilar los proyectos desde cerca para asegurar la satisfacción del cliente. Además, la cultura de la empresa es que todos los empleados puedan ser conscientes de los logros de los demás.

La Red Social Corporativa es una herramienta que permite satisfacer las necesidades anteriormente descritas y es uno de los factores de éxito en los proyectos de Redes Sociales Corporativas que Konica Minolta lidera.

Así es como Konica Minolta recomienda que se use una Red Social Corporativa para la gestión de proyectos:

  • Grupos de proyectos: Para cumplir con los requisitos que exige un proyecto, los grupos se crean dentro de la Red Social Corporativa de manera que sólo los participantes del proyecto puedan acceder. Toda la documentación pertinente se comparte en estos grupos y cualquier cambio se publica automáticamente en el muro de actividad del grupo. En un vistazo, los miembros obtienen una visión general de la labor de cada uno de sus miembros.
  • Intercambios y flujos de información en el muro del grupo: Cualquier persona puede comentar sobre una actividad y crear discusiones dentro del grupo de proyectos. Los problemas complejos se resuelven en un tiempo récord cuando se discuten a través de un hilo de información en el muro en vez de a través de un hilo interminable de emails.
  • Creación de grupos para los gestores del proyecto: Cada proyecto también tiene un grupo de gestores que sigue una estructura específica y que contiene la documentación confidencial e importante: la definición de las necesidades del proyecto, la monitorización del mismo, los costes del mismo, diagramas de Gantt, peticiones de cambios del cliente, etc. Estos grupos se comparten entre todos los gestores de proyectos y permiten a todos tomar las riendas del proyecto en caso de indisponibilidad del gerente principal del mismo.

Además, se pueden gestionar los diferentes niveles de relación del equipo del proyecto con fuentes externas; aquí también reside el poder de la Red Social Corporativa:

  • Información sobre el progreso del proyecto en el muro de la empresa: La comunicación durante el desarrollo del proyecto se realiza directamente en el muro de la empresa. Así todos los miembros son informados de la situación en cada momento. Los departamentos de ventas, marketing y gestión general pueden asegurarse que los requisitos específicos se han tenido en cuenta sin esperar a la finalización del proyecto.
  • Intercambio de enlaces internos con el cliente: La comunicación con el cliente no se queda atrás. Mientras que algunos prefieren que se les añada directamente a la Red Social Corporativa, otros clientes prefieren la comunicación exclusivamente por correo electrónico o Skype. Por ello, hemos desarrollado los zlinks, un sistema de enlaces públicos, que se pueden convertir en privados con una contraseña y fecha de caducidad. Con los zlinks siempre se obtiene un enlace que lleva a la última versión de los documentos y se pueden compartir fácilmente con el cliente.
  • Colaboración de los miembros de la empresa externos al proyecto: La Red Social Corporativa permite a los miembros de la organización exteriores al proyecto la opción de colaborar en dicho proyecto. Por ejemplo, un usuario puede comenzar una discusión acerca del proyecto en su muro personal, donde será visible a todos los que le siguen, y así poder recibir consejos y opiniones.
  • Workflow de aprobación: Dentro de cualquier proyecto es importante que se puedan realizar aprobaciones o denegaciones de las distintas fases del proyecto, o de los documentos u otros; por ello en las Redes Sociales de Konica Minolta incluimos las funcionalidades de Workflow de aprobación (Flujos de trabajo). Con esta funcionalidad conseguimos que rápidamente y desde cualquier parte podamos dar nuestro consentimiento a cualquier ítem del proyecto. Estos flujos pueden programarse para que sean tan complejos y con tantos niveles de programación como se desee.

ReuniónEl éxito creciente del uso de las Redes Sociales Corporativas como herramienta de colaboración en proyectos se debe no solo a su facilidad de manejo, sino también a su correcta implantación. Para ello muchas organizaciones ya utilizan los servicios de empresas como Konica Minolta que les permiten disponer de una consultoría de Redes Sociales Corporativas, en la que se analizan puntos tales como las condiciones técnicas necesarias, las políticas de seguridad o la cultura de la empresa y sus empleados, de forma que se pueda diseñar una hoja de ruta que permita realizar una implantación tanto a nivel técnico, como de seguridad y de cultura empresarial y usuarios.

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Se han hecho 2 comentarios a “La gestión de proyecto de hoy se realiza usando Redes Sociales Corporativas”

brigitte f espinoza rodriguez @ 17 de marzo de 2017 4:42

Es interesante. Que software existen para lograr esta gestion de proyectos con redes sociales corporativas? cualquier red social podría usarse? como se trataria el tema de la informacion confidencial en la red social y quien la administre? como se hace el workflow por ejemplo en facebook o en linkedin?

    Konica Minolta @ 21 de marzo de 2017 4:44

    Hola Brigitte, Le recomendamos la lectura del artículo http://www.ops-servicios.es/blog/2012/07/09/las-7-diferencias-entre-intranet-intranet-colaborativa-o-2-0-y-red-social-corporativa/ . En él encontrará además enlaces interesantes a un proveedor de redes sociales corporativas para obtener más información. Muchas gracias por su interés.

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