La verdad de las Redes Sociales Corporativas

Red Social CorporativaHace unos días tuve una interesante conversación con el director de recursos humanos de una empresa española. Casi al final de la charla me comentó que, junto con el director de marketing, estaba sopesando la posibilidad de implementar una red social corporativa en su empresa, pero no contaba con el apoyo del Consejo de Administración. Entre otras razones, le argumentaban que la puesta en marcha de su proyecto era, por un lado, muy costosa y complicada a nivel técnico. Asimismo, temían que el establecimiento de una red social en su compañía incrementase las fugas de información confidencial hacia el exterior. Por otro lado, temían que los empleados se pasaran gran parte de su tiempo “socializando”, en lugar de trabajando. La puntilla la puso uno de los miembros del Consejo cuando le aseguró, rotundamente, que “esas cosas no sirven para nada”. Para rebatirle estas falsedades, le relaté el último proyecto en el que estuve involucrado recientemente, donde se implantó una red social corporativa. Se trataba de una unidad médica de un Hospital de Madrid. La implantación de esta red social corporativa fue entendida por el hospital como un espacio abierto a todo tipo de profesionales del ámbito de la medicina, una especie de “red social para la gestión del conocimiento biomédico en la nube”. En este entorno, médicos y demás personal sanitario tienen acceso, entre otras muchas cosas, a material vídeo-gráfico, actividades formativas, noticias de actualidad e información sobre congresos y workshops. El único requisito para disfrutar de todos estos contenidos es disponer de un dispositivo con acceso a Internet (un ordenador, un smartphone o una tablet). En este proyecto la dirección se enfrentó a todas las dudas arriba mencionadas. Estas fueron rebatidas de la siguiente manera: ¿Para qué sirve una red social corporativa? Qué duda cabe que una red social corporativa bien diseñada e implementada multiplica exponencialmente el nivel de productividad. Sólo con el hecho de establecer una comunicación fluida entre los diferentes departamentos de una compañía, se consiguen una serie de beneficios entre los que se pueden destacar los siguientes:
  • Mejora del acceso a la información por parte de los empleados, cuestión cada vez más vital tras la llegada de lo que ha dado en llamarse economía del conocimiento.
  • Incremento significativo de la eficiencia en la coordinación de los proyectos puestos en marcha por la empresa, así como la eliminación de duplicidades.
  • Expansión, por todos los departamentos, del know-how generado en la compañía.
  • Si decides abrir tu red a tus clientes y/o proveedores (de forma controlada), recibirás unos inputs que serán muy útiles para ofrecer un producto o servicio con mayor valor añadido que el de la competencia.
En la red social corporativa de este Hospital, en menos de un mes han conseguido 21.000 mensajes internos y 60.000 visitas. Con estas cifras podemos constatar la velocidad con la que este tipo de iniciativas consiguen sus objetivos, siempre que estén bien estructuradas. Por supuesto, para alcanzar estos niveles de éxito hay que planificar e implementar el proyecto de forma profesional y siempre contando con el apoyo de los máximos dirigentes de la empresa, pero este tema daría para hablar largo y tendido y no es el objetivo de este post. ¿Es costosa la implementación de una red social corporativa? Red Social CorporativaTodas las organizaciones (incluso las micropymes) pueden implementar una red social propia sin invertir ni un solo euro. En otras palabras, no hace falta ser un centro clínico de prestigio internacional y gestionar un gran presupuesto para disfrutar de una red social propia. Para poner en marcha una red social corporativa básica, sólo se necesita disponer de cuatro elementos:
  1. Una plataforma de almacenamiento en la nube.
  2. Una herramienta de comunicación corporativa instantánea, que permita crear un directorio de usuarios, así como el almacenamiento de conversaciones, en un entorno seguro.
  3. Una aplicación que permita a varias personas compartir información en pantalla, organizar un workshop o mantener una videoconferencia.
  4. Y todo ello y más, en una sola plataforma de acceso fácil, en la nube, y desde cualquier dispositivo electrónico con conexión a Internet.
Este tipo de plataformas existe y están disponibles para cualquier empresa, como es el caso de la Red Social Corporativa de Konica Minolta. Desde la web www.miredsocialcorporativa.es, cualquiera puede conseguir una red de hasta 2 Gb y 5 usuarios sin coste alguno, por tiempo ilimitado, pudiendo hacer que esta crezca tanto como se quiera o el bolsillo permita. ¿Implementar y gestionar una red social corporativa es muy complicado? Si quieres tener acceso a un entorno como el descrito en este artículo, especialmente diseñado para cubrir una serie de necesidades muy concretas de sus usuarios, necesitarás contar con el apoyo de una empresa que se encargue de su planificación y puesta en marcha. Sin embargo, en la mayoría de los casos basta con utilizar las herramientas mencionadas en el punto anterior (o similares). Su instalación es muy sencilla y todos los trabajadores podrán manejarlas con soltura, investigando y navegando al igual que lo hacen con un Twitter o un Facebook, u otros. Para las empresas corporativas, sí es recomendable contar con un Consultor especializado en la implementación de herramientas colaborativas, que ayude a crear un plan de implantación, formación y personalización de la Red Social Corporativa. ¿La información que circula en las redes sociales corporativas tiene más probabilidades de ser filtrada al exterior? En los entornos donde circula información confidencial es recomendable implementar unas medidas básicas de seguridad, como el acceso mediante usuario y contraseña, e incluso ampliarlo a sistemas de identificación biométrica o lo que necesitemos. Por ejemplo, en el caso del Hospital, el acceso está restringido a usuarios registrados previamente. De la misma manera que en el caso de esta red social corporativa, deberás contar con una serie de barreras que impidan el acceso a personas no autorizadas. No obstante, afirmar que un espacio donde se maneja información es totalmente seguro es una utopía, pues hasta en redes tan protegidas como las que contienen información militar se producen filtraciones (recordemos los famosos documentos de Wikileaks sobre la guerra de Afganistán). Para luchar contra las fugas de contenido sensible, la mejor opción (además de la instalación de medidas de seguridad) consiste en ofrecer formación a las personas que tengan acceso al mismo. Por ejemplo, ¿saben los empleados de tu empresa que la revelación de información confidencial tiene consecuencias legales? ¿Al tener acceso a una red social corporativa los empleados trabajan menos? Si eres un profesional que valora la productividad por encima del presentismo te darás cuenta de que, tras la implementación en tu compañía una plataforma que potencie la comunicación interna y permita que los trabajadores puedan interactuar entre ellos con independencia del lugar donde se encuentren, conseguirás alcanzar tus objetivos más rápidamente y de forma más eficiente. Siguiendo los mensajes del director de la Unidad de Innovación del Hospital, podemos ver que, desde que se puso en marcha el proyecto de Red Social Corporativa, se han producido multitud de interacciones que, bien encauzadas, generarán una serie de beneficios reales como la mejora de la atención al paciente, el perfeccionamiento de las técnicas quirúrgicas o el incremento del nivel de precisión en los diagnósticos. Probablemente, el mayor obstáculo para la puesta en marcha de una red social corporativa no tenga que ver con ninguna de las cuestiones que se han tratado en este post, sino con el temor al cambio o el miedo a lo desconocido. Las Redes Sociales Corporativas están marcando un claro camino que permite unir la mejora del rendimiento y conocimiento del empleado con el acercamiento y relación con el cliente. Esto se está convirtiendo en una nueva manera de hacer negocios. Es la forma de hacer y gestionar negocios en el siglo XXI.

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