La seguridad de los datos en los equipos digitales multifuncionales de última generación

Seguridad en la impresiónHace unos meses, conocíamos la noticia de que Sony había sido víctima de un robo en sus bases de datos de información confidencial de miles de sus clientes. Pocos días después, Google informaba del ataque sufrido a sus servidores presuntamente desde China. Incluso estudios recientes revelan que más del 50% de las organizaciones sanitarias de Europa y Rusia no son conscientes de las amenazas de seguridad que sufren sus empresas. Como podemos observar, aunque seamos Sony o Google, o pensemos que tenemos los mejores sistemas de seguridad del mundo, nunca estaremos a salvo en un 100%. El “cibercrimen” no conoce fronteras. Con el drástico aumento del volumen de información confidencial y sensible que se maneja en formato electrónico, varios gobiernos promovieron unir seguridad e integridad de los sistemas tecnológicos y sus procesos. La tecnología de seguridad es vital para muchas organizaciones y negocios al utilizar documentos electrónicos y debe cumplir con las reglamentaciones gubernamentales. En respuesta a estas regulaciones, los fabricantes de equipos digitales multifuncionales (MFP) han desarrollado e implementado soluciones vanguardistas en tecnologías de seguridad de la información. Con la creciente popularidad de la conexión de las máquinas de oficina, es decir, su conversión a impresoras, faxes y escáner, las empresas de diversos sectores ponen sus miras en estos MFPs como el mejor método de comunicación y envío de documentación electrónica sensible. Estos requerimientos han aumentado con el paso de los años y a día de hoy los equipos multifuncionales incluyen una gran cantidad de características para mantener a salvo la información. Hasta la fecha la única certificación oficial de seguridad para los equipos digitales es un estándar internacional conocido como Criterios Comunes (Common Criteria). La designación oficial internacional para esta seguridad estándar es ISO 15408. Si le preocupa la seguridad de los datos de su compañía, no adquiera ningún equipo digital multifuncional que no cumpla con este estándar y no incluya al menos un Nivel de seguridad tipo 3 (LEVEL 3). ¿Cuáles son las características de seguridad que debe tener todo equipo digital multifuncional?
  • Seguridad en la línea telefónica (FAX) El equipo debe bloquear la comunicación si alguien intenta acceder por la línea de fax mediante un protocolo diferente al del fax
  • Seguridad en la línea usada para diagnóstico remoto del dispositivo
  • Seguridad en los protocolos de red habilitando y deshabilitando puertos
  • Filtro de direcciones IP
  • Autenticación de los usuarios con limitación de funciones y compatibilidad con el sistema de Directorio Activo de Microsoft
  • Acceso restringido a la agenda electrónica del dispositivo
  • Encriptación mediante SSL cuando se utilice la capacidad de integración de software de terceros
  • Comunicación encriptada de los datos
  • Soporte de red en cuarentena mediante el protocolo IEEE802.1x
  • Protección contra virus, incluido en la memoria USB
  • Seguridad en el proceso e impresión de imágenes
  • Seguridad de los buzones de archivo
  • Borrado automático de datos del buzón cuando se recupera el documento
  • Borrado automático de datos del disco duro con diferentes métodos (algoritmos)
  • Protección de los datos del disco duro por contraseña y encriptado
  • Registro de auditoría por gestión del acceso
  • Encriptación de ficheros PDF
  • Encriptación del correo electrónico en el escaneado
  • Firma digital en el correo electrónico
  • Escanear sólo a la carpeta autorizada
  • Funcionalidad de protección de copia mediante patrón
  • Función de copia por contraseña. Contraseña en el documento de copia
  • Dispositivos de autenticación de digitalización e impresión mediante tarjeta y biométricos
  • Impresión segura mediante un solo toque de botón
  • Control de acceso por fichero
  • Búsqueda de dirección LDAP mediante tarjeta PKI
  • Envío SMB mediante tarjeta PKI
  • Envío email mediante tarjeta PKI
  • Impresión mediante tarjeta PKI
Todas las características anteriormente citadas son las que cualquier equipo digital multifuncional debe incluir. Su utilización dependerá del nivel de confidencialidad que se pretenda tener dentro de una organización.

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