5 claves de la gestión documental

Una de las claves del éxito de la gestión documental para optimizar el trabajo de oficina es que hace a las tareas diarias mucho más sencillas. Y es que gracias a su implementación, las organizaciones mejoran ostensiblemente sus flujos de trabajo administrativo.

No obstante, para entender en profundidad en qué consiste esta mejora cualitativa, vamos a resumir los beneficios de utilizar la gestión documental para mejorar el desempeño administrativo de una empresa en cinco grandes puntos:  

Seguridad

De entre los factores con mayor peso para decidirnos a incorporar una solución de gestión de documentos en nuestra oficina, hay que considerar, en primera instancia, la seguridad que genera. Problemas como el extravío o robo de información disminuyen notablemente gracias a la gestión documental.

Ahorro

Pocas herramientas administrativas son tan fomentadoras del ahorro como la gestión documental. Cuando se deja de imprimir dos o tres veces un documento que se creía perdido o se destruyen los que ya no es necesario archivar el ahorro derivado es algo muy valioso. No solo hablamos de una disminución de los costes, sino también de espacio y de tiempo.

Productividad

Una vez que el archivo y conservación de los documentos ha dejado de ser un problema, cuando los extravíos y traspapeleos han dejado de quitarle a los empleados de una oficina tiempo y esfuerzo, la productividad de un entorno administrativo se eleva casi automáticamente y esto debe aprovecharse. El ahorro de tiempo hace que esta parte de nuestro equipo pueda dedicarse a otras labores necesarias en la empresa para la que antes no tenían tiempo.

Confianza

Los recursos humanos de una empresa son su activo más importante. La implantación de sistemas de última generación que les ayuden a ser más efectivos y realizar mejor su trabajo influye positivamente en la moral y la confianza de los trabajadores que se enfrentan cada día al archivo documental de una empresa, ya que además la gestión documental aporta la seguridad de no volver a perder o traspapelar un documento.

Prosperidad

Finalmente, una clave que explica de manera general, la importancia de la gestión documental en las oficinas, se refiere a la prosperidad que posibilita. Al tratarse de una herramienta que optimiza el centro estructural de cualquier organización -su flujo documental- los beneficios que propicia no son solo variados, sino que están relacionados unos con otros.

Al final, si la confianza de los empleados mejora, la productividad se eleva y los niveles de seguridad interna de una empresa aumentan positivamente, etc. Esto constituye, finalmente, una vía organizacional con un sentido único: los mejores resultados para una empresa o negocio.

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