Digitalización de archivos, paso a paso

digitalización paso a pasoEl valor más importante de la gestión documental es la conservación de los archivos. Un aspecto tan importante -o incluso aún más- que la eliminación de los ficheros obsoletos. Y en este campo, mientras numerosas empresas solo usan papel y las tradicionales carpetas para archivar y clasificar información valiosa, existen muchas más que ya han incorporado novedosas y eficaces tecnologías para resguardar datos importantes. Ello les ayuda además a reducir gastos y ser más eficientes en sus procesos, puesto que se mejora el tiempo de acceso a la información. De entre las razones por las cuales es imprescindible incorporar a nuestra empresa la digitalización de archivos destaca que cuanto más grande se hace una compañía, mayor es la cantidad de información que genera y que se debe almacenar. Esto nos lleva a destinar más espacio físico en nuestra empresa para este fin. Además, la comodidad de consulta que propicia la digitalización de archivos documentales es otro factor que no debe dejarse de lado. Por lo anterior, cobra una especial relevancia conocer la manera en la que se realiza la digitalización de documentos, para así poder valorar mejor cómo llevarla a cabo en nuestra empresa. Digitalización documental: del papel al disco duro Antes de digitalizar cualquier documento, es necesario retirarlo con precaución de las carpetas en donde se le archivaba. También hay que quitar grapas y otros soportes con los cuales se haya estado sujetando. A continuación, cuando ya se ha retirado y organizado la documentación que será digitalizada, se procede a registrar cada uno de estos papeles con los equipos de oficina adecuados. Todo depende del tipo de datos que se quieren cambiar de formato: en el caso de documentos con muchos gráficos e ilustraciones, es preciso utilizar el escáner. En cambio, si se trata de documentos con datos referenciales de clientes, se puede optar por la opción de la transcripción directa a la computadora. Un consejo final que solemos dar, es el de calcular el tiempo total que nos tomará pasar un archivo documental completo, haciendo la prueba con un número limitado de estos documentos. Puntos a tener en cuenta Como ves, el proceso de gestión documental, máxime cuando nuestro archivo tiene un volumen considerable, es una tarea que lleva mucho tiempo y trabajo. Desarrollar un procedimiento de digitalización de archivos requiere además de cierta inversión. Sin embargo, no hay que mirar esta inversión como un desembolso de dinero, sino como un ahorro, ya que a la larga, la digitalización documental reducirá los gastos significativamente, además de permitir mejoras en la productividad de la empresa, como puede ser la optimización del acceso a la documentación o el ahorro en personal trabajando en el archivo, que puede dedicarse a otras tareas más importantes dentro de la organización. Es importante destacar que aunque los programas informáticos para este fin son abundantes, no todos responden a las necesidades de una empresa determinada. Cada entorno administrativo es diferente, y por ello, a cada organización le corresponde una solución precisa para la digitalización de sus ficheros y la adopción de un sistema de gestión documental. Para ello, realizamos completos estudios de consultoría para la optimización de los flujos documentales. Por otra parte, hay que considerar el pago de los empleados que se ocuparan de tal tarea. Justo por ello conviene valorar la conveniencia de contratar los servicios de una empresa especializada en ofrecer soluciones de digitalización documental que no solo ofrezca a la empresa la solución de oficina ideal para cada empresa determinada sino que además lleve a cabo todo el proceso sin aumentar el trabajo de los trabajadores.

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Un comentario a “Digitalización de archivos, paso a paso”

Digitalización de archivos en los ámbitos universitarios - Estudiante.org - Informaciones para estudiantes @ 16 de enero de 2015 9:26

[…] uso de tecnologías de escaneo y digitalización de archivos para la conservación de archivos bibliográficos en las universidades no es algo novedoso, puesto […]

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