La gestión documental, un trabajo de equipo

trabajar en equipoEl archivo documental de una oficina es un reflejo patente de las dinámicas laborales que en ella tienen lugar. Por ello, cualquier tentativa para mejorar la gestión documental de un entorno administrativo requiere de una comprensión absoluta de todos los trabajadores. Al participar en un proceso de optimización de archivo en una oficina debemos tener claros los propósitos, prioridades, procedimientos clave y las particularidades legales y normativas implicadas en ello.

Cualquier plan de mejora en la gestión documental de un archivo tiene que ocuparse meticulosamente de los flujos de trabajo y las labores desempeñadas por los trabajadores involucrados. Además, es imprescindible un conocimiento profundo del entorno, las circunstancias del mercado, la respuesta del público y de las empresas rivales.

Esfuerzo conjunto

La mejor manera de trabajar en la optimización de la gestión documental es en equipo. Cada organización debe decidir quiénes integrarán este equipo de trabajo de cara a obtener los mejores resultados, para lo que será importante combinar perfiles diferentes.

Implementar un plan de perfeccionamiento en la gestión de documentos supone formar a los trabajadores en el manejo de las herramientas tecnológicas utilizadas. Es imprescindible que los integrantes del equipo se sientan confortables en sus nuevas tareas.

El control documental es una labor de todos

Para que un sistema de gestión de documentos resulte verdaderamente efectivo debe estar orientado por una cultura corporativa. Esta manera de pensar debe transmitir una concienciación acerca de las ventajas de la administración responsable de los archivos documentales. La comunicación juega un rol preponderante para que la mayoría del personal asuma tal cultura y asimile a la perfección hábitos positivos de archivo.

Sin embargo, lo anterior no es suficiente para garantizar que un sistema de gestión documental se concilie con un equipo de trabajo. Por ejemplo, instalar de buenas a primeras un software para la gestión de archivo no es lo más recomendable, puesto que requiere una serie de pruebas y ensayos previos.

Un entorno administrativo debe cumplir con ciertas características para que sea compatible con un sistema de gestión documental. Por otro lado, una implementación de esta clase, requiere de tiempo para ofrecer los mejores resultados. En cualquier caso, para evitar posibles problemas, conviene tener el consejo y apoyo de especialistas en ofrecer soluciones de gestión documental.

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Se han hecho 2 comentarios a “La gestión documental, un trabajo de equipo”

elba-Tabulador de sueldos y salarios @ 28 de noviembre de 2014 8:27

Al leer el texto me econtre con algo clave:La mejor manera de trabajar en la optimización de la gestión documental es en equipo. Cada organización debe decidir quiénes integrarán este equipo de trabajo de cara a obtener los mejores resultados. es muy esencial la optimización del documento en trabajo en equipo y sin olvidarse de la calidad .

daniel @ 12 de junio de 2015 8:23

Hola muy buenas tardes esta magnifica la información que se redacta en el articulo y un párrafo que me agrado mucho y como dice abajo del subtitulo esfuerzo conjunto es que dice La mejor manera de trabajar en la optimización de la gestión documental es en equipo. Cada organización debe decidir quiénes integrarán este equipo de trabajo de cara a obtener los mejores resultados, para lo que será importante combinar perfiles diferentes. Gracias por la valiosa información gracias por eso buen día.

Comentarios a elba-Tabulador de sueldos y salarios