Ventajas de la digitalización de documentos

Con los archivos de aquí para alláLa visualización de una oficina sin papel está cobrando cada vez mayor importancia en el ámbito administrativo y laboral. Esto se debe a la oportunidad que nos ofrece la digitalización de documentos de aumentar nuestra productividad ahorrando a su vez tiempo, espacio y dinero, cosas que sin duda no nos sobran hoy en día. La digitalización de documentos, entendida como el procedimiento mediante el cual se almacena, administra y optimiza la consulta de grandes cantidades de ficheros convirtiéndolos a formato electrónico, tiene grandes ventajas para la empresa que la implementa en sus oficinas. Un procedimiento eficaz Una de las ventajas más significativas que ofrece la digitalización de archivos documentales es que los datos convertidos a formato informático son fáciles de almacenar en cualquier ordenador y de respaldar en discos DVD, memorias USB u otro tipo de dispositivos. Las organizaciones que adoptan la digitalización documental pueden revisar su archivo al momento, sin riesgos de que sus ficheros se extravíen o deterioren. En la actualidad, la digitalización de archivos resulta vital para los procesos administrativos de las organizaciones, por ejemplo, en lo respectivo al área de recursos humanos, contabilidad, y sectores jurídicos. Cabe recordar aquí que los documentos electrónicos tienen valor probatorio ante cualquier proceso judicial. Múltiples beneficios De entre los beneficios asociados a cambiar el formato de nuestros archivos de papel a versión digital sobresalen: una mayor concentración de datos en un espacio menor y una mayor visibilidad, puesto que un documento en papel solo puede ser consultado por una sola persona en cada ocasión, mientras que ese mismo documento digitalizado puede ser revisado por muchas personas simultáneamente a través de sus ordenadores. Además, la digitalización permite un incremento en la productividad al simplificar la consulta de documentos imprescindibles para el trabajo y así ayudar a la eficiencia de los procesos administrativos. También facilita la gestión contable gracias a la implementación de las facturas electrónicas, así como un ahorro en copias e impresiones. Por último, cabe destacar que la versión digital de los documentos conlleva una mayor seguridad en el resguardo de los archivos en este formato digital. Por otra parte, conviene destacar que la digitalización de archivos no es exclusiva para las empresas, ya que también es un práctico implemento para otras organizaciones, como oficinas gubernamentales, bibliotecas, asociaciones, fundaciones etc.

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Se han hecho 2 comentarios a “Ventajas de la digitalización de documentos”

eunice @ 14 de octubre de 2014 2:40

Gracias me ayudo para mi clase de fuentes

destruccion material confidencial @ 29 de agosto de 2019 8:09

Otra gran ventaja es que permite una clasificación más óptima. Y esto es no es un asunto cualquiera. Permite, por ejemplo, tener localizado los documentos que necesitan ser destruidos para cualquier con el RGPD.

Comentarios a destruccion material confidencial