Imprimir con seguridad en los entornos corporativos

Uno de los desafíos más urgentes de las empresas hoy en día es encontrar una manera eficaz de disminuir los gastos derivados de sus operaciones productivas o de servicios sin disminuir la calidad y eficiencia de su oferta cara al cliente final. Pero además, en un entorno cada vez más tecnológico como es este que nos ha tocado vivir, otro de los grandes retos es perfeccionar los sistemas de seguridad utilizados en los procesos para garantizar el éxito frente a la competencia. Y esto se extiende a todos los ámbitos del entorno corporativo, y el área de impresión no es una excepción. Si es importante guardar correctamente toda nuestra documentación, también es importante que todo lo que imprimamos se haga de forma correcta y optimizada, evitando la pérdida de información y el gasto excesivo. Lo primero que hay que hacer para imprimir con seguridad en ambientes administrativos es detectar las prácticas de trabajo o los factores tecnológicos más vulnerables. En especial en este último caso cobra relevancia la capacidad del equipo de impresión multifuncional que se utilice. Información en peligro No es exagerado decir que la impresión masiva de documentos es una práctica de riesgo para una empresa en lo que a seguridad se refiere. Sin embargo, si nos planteamos si realmente necesitamos todo lo que imprimimos, las conclusiones serán negativas. Entre las amenazas más frecuentes a las que se ven expuestas las empresas en sus entornos de impresión destacan los robos de información, los accesos no autorizados, las invasiones a la privacidad y la pérdida intencional o accidental de información valiosa, algo que además puede suponer un problema relacionado con la protección de datos y otras legislaciones vigentes. Una práctica conveniente para aumentar la seguridad a la hora de imprimir en entornos administrativos es la de restringir la utilización de los equipos multifuncionales. Para ello es recomendable valerse de algún mecanismo o software de identificación y autorización. También es aconsejable proteger los datos guardados y que se imprimen con frecuencia con un sistema de cifrado. Finalmente, también es útil usar medidas de seguridad complementarias como las marcas de agua. Utiliza equipos profesionales Los niveles de seguridad en un entorno de impresión están condicionados directamente con la calidad de los equipos multifuncionales que se utilicen y la gestión adecuada de los parques de impresión. Por ello, conviene adquirir aquellos dispositivos que cuenten con certificaciones reconocidas y que estén comercializados por empresas de experiencia y renombre internacional.