¿Qué es la Digitalización Contable?

Konica Minolta posee un amplio catálogo de scannersEs habitual que, cuando la documentación original de una empresa empieza a ser numerosa, derive en complicaciones de espacio que pueden provocar, a su vez, problemas de acceso a la información. Además, a estas dificultades hay que sumarle los costes por almacenamiento, que deben ser cubiertos de manera obligada.

Y es que diversos factores pueden hacer que, si llegaran a perderse documentos archivados, una empresa pueda tener graves dificultades. Esto último se hace patente, por ejemplo, si los archivos dañados son de tipo contable. Es justo en ese marco donde sobresale la importancia de la digitalización fiscal.

La mejor prevención: digitalización contable

La digitalización de documentos fiscales se perfila como una alternativa eficaz, no solamente para el ahorro de espacio y dinero, sino además como la mejor prevención ante imprevistos como incendios, terremotos, inundaciones o cualquier otro desastre no esperado.

Sin embargo, la digitalización fiscal no es una tarea que pueda ser tomada a la ligera, puesto que se trata de un procedimiento que precisa del cumplimiento de ciertas disposiciones fiscales de carácter oficial que han de ser respetadas. Afortunadamente existen empresas como Konica Minolta que dentro de su catálogo de servicios para la gestión de documentos ofrece una digitalización contable perfectamente orientada paso a paso.

Ventajas de la digitalización de documentos fiscales

Las compañías que han adoptado la digitalización fiscal han logrado beneficiarse de múltiples maneras. Sin duda, una de las ventajas más importantes, máxime en esta época en la que todos tratamos de ajustar presupuestos, se refiere al ahorro de costes derivados de un menor gasto de papel y el tratamiento de los envíos, sin olvidar la reducción de costes de almacenamiento de la documentación.

También es importante destacar el aumento de la productividad, puesto que parte del personal asignado al cuidado de los archivos puede dedicarse a otras labores, tanto o más valiosas.

Por otra parte, los documentos contables digitalizados son más fáciles de hallar cuando nos son solicitados por los clientes o las administraciones fiscales. Las facturas digitalizadas son aptas para ser consultadas incluso en un contexto móvil y ayudan a desarrollar un sistema de cobro más eficiente.

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