Cómo reducir los costes de impresión en la empresa

Durante mi carrera profesional he encontrado situaciones de todo tipo en empresas de lo más variado. Recuerdo un cliente que cuando contrataba a un nuevo empleado le entregaba un ordenador y un equipo multifuncional color de chorro de tinta. Ahora me viene a la cabeza la imagen que vemos en las películas americanas cuando entra un preso por primera vez en la cárcel y le entregan un set completo de ropa, mantas y neceser. En este caso es igual, a todo nuevo empleado le entregaba dicho set de ordenador y equipo multifuncional.

Esta última empresa tenía muchos usuarios imprimiendo con tecnología pensada para hogares y además en color, con lo que el coste anual en consumibles era muy elevado. Hablando de nuevo del preso, muchas empresas españolas buscan casi de forma desesperada cómo “escapar” de la situación en la que se encuentran.

Me dedico a analizar la situación de cada empresa desde el punto de vista de flujos de trabajo, equipos de impresión y copiado que utilizan en los flujos, costes que representan para la empresa y búsqueda de una solución sencilla y efectiva para conseguir ahorros significativos.

Seguro que habrá oído alguna vez las frases “nadie da duros a cuatro pesetas”, “pescadilla gorda que pese poco” o “no es oro todo lo que reluce”. A medida que nos hacemos viejos y más sabios nos damos cuenta de que la tecnología nos supera. Aparecen equipos más pequeños, potentes, ligeros y con más prestaciones que los que existían hasta el momento. Esto también se puede aplicar al mundo de la impresión; los equipos actuales son mucho más rápidos, económicos y ahorran mucha más energía.

La situación actual de muchas empresas es que disponen de equipos de varios fabricantes, donde la gestión de los consumibles es un caos y no hablemos de lo que ocurre cuando se presenta un problema de funcionamiento en uno de los equipos. Un sistema optimizado es aquel donde los costes de impresión se conocen desde el primer minuto de funcionamiento, el soporte técnico es automático y transparente y además existen herramientas de control presupuestario o control de costes.

Las herramientas de control de costes es la mejor solución para tener una información clara y exacta de lo que hasta hace poco era imposible conocer: Cuánto imprimen los usuarios, qué tipo de información transmiten y cuál es el gasto que le genera a la compañía. Pero sobre todo hay que decir que la plataforma tiene que ser segura. Las herramientas más potentes permiten disponer de soluciones en cluster, es decir, que si un servidor de impresión se cae, exista un segundo funcionando al instante y no que se pare la actividad de la compañía.

También pueden incluir un control avanzado del balance de carga con lo que se consigue optimizar la impresión cuando es de alto volumen. Algunas empresas le dan mucha importancia a la impresión sin drivers, por ejemplo vía web y otras quieren usar sus tarjetas de acceso al edificio como sistema de validación al usuario en el momento de recoger sus impresiones o copias.

Otro aspecto importante de las herramientas de control es la posibilidad de establecer reglas que nos permitan tener un control más preciso de los documentos que se imprimen, como por ejemplo que los correos electrónicos se impriman sólo en blanco y negro o que cuando llegue un documento repetido a la impresora el sistema sea lo suficientemente inteligente como para eliminar el segundo documento.

Cuando se instala y configura una herramienta de este tipo, según las necesidades de la compañía, el trabajo del departamento de sistemas es más sencillo y ya no necesita emplear su tiempo en labores de asistencia a usuarios y a equipos, con lo que también en este departamento se produce un ahorro de horas de trabajo.

Resumiendo, diremos que la mejor forma de reducir los costes de impresión que tiene su empresa es optimizando el parque de impresión instalado, redimensionándolo a sus necesidades y buscando el mejor servicio técnico, con el menor tiempo posible de respuesta y que le proporcionen herramientas de control del gasto de impresión y de copiado. Con esta solución seguro que ahorrará y podrá invertir el dinero en otras cuestiones importantes.

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Se han hecho 3 comentarios a “Cómo reducir los costes de impresión en la empresa”

Silvestre @ 26 de noviembre de 2012 10:05

tengo una impresora konica minolta 722 multifuncional, que software me recomiendan para control de impresions, copiado y scaner, por usuario

    Rafael Alvariño @ 16 de mayo de 2013 5:27

    Hola Silvestre, disponemos de varias herramientas de accounting que funcionan sin problemas con tu equipo digital. Ponte en contacto con tu servicio técnico que te podemos recomendar alguna dependiendo de tu entorno de trabajo. Saludos

Consejos para mejorar la productividad en la oficina @ 20 de marzo de 2015 11:39

[…] en una oficina, tales como la digitalización documental, el control de documentos,  la impresión digital y la utilización de impresoras […]

Comentarios a Rafael Alvariño