¿Necesito realmente todo lo que imprimo?

Todas las empresas buscan, cada vez más, sistemas para ahorrar costes en sus gastos fijos como son la telefonía, su flota de coches, las comunicaciones, etc. A veces olvidan uno de los gastos mensuales más importantes, la impresión de documentos en la empresa. En lo que se refiere a la impresión hay múltiples sistemas para poder controlar y auditar el sistema de impresión y sus gastos asociados, pero antes de implantarlos, el usuario debe de estar mentalizado para comprender lo que ello implica. ¿Es necesario imprimir este documento? esta es una de las preguntas que el usuario debería hacerse cada vez que desea imprimir. Él mismo no es consciente del coste que representa cada impresión teniendo en cuenta diferentes aspectos como la conservación del medioambiente, la generación de residuos, el consumo eléctrico, etc. ¿Cómo controlar y reducir el número de impresiones y el uso indebido de un dispositivo? Una de las formas es  evitar el uso desmedido de los equipos multifuncionales y su uso para tareas ajenas a la empresa. Para ello podemos contar con que los equipos multifuncionales más modernos realizan una autenticación del usuario antes de cualquier operación, ya sea impresión, escáner, copia o fax, es decir, el usuario debe introducir sus credenciales en el MFP cada vez que desee utilizarlo y por lo tanto el uso que cada usuario le da al dispositivo, queda registrado. Dependiendo de la función de cada usuario en la empresa, es posible limitar el número de impresiones y/o copias a color o en blanco y negro que puede hacer, o permitirle o no el uso del escanear, la función de envío de faxes, etc. También resulta muy interesante la funcionalidad de bloqueo de los trabajos de impresión que el usuario envía a la máquina, éstos no se imprimirán hasta que el propietario se acredite directamente en el equipo. Esta excelente característica permite ahorrar papel a la vez que evita fugas de información por los documentos impresos que nadie va a recoger y que quedan olvidados en la bandeja de salida de papel. Si queremos evaluar cuánto papel llegamos a imprimir de forma absurda, es tan sencillo como recoger en una caja todas las impresiones que se quedan en la máquina al final del día y contabilizarlas al final de la semana, todo esto sin saber qué documentos se imprimen en la empresa y que son de carácter particular. Algunos sistemas de autenticación de los MFP se basan en la información del perfil de usuario del Directorio Activo para poder escanear a carpeta, o a correo electrónico, por lo que se pueden digitalizar documentos directamente desde el MFP a correo electrónico, evitando así hacer numerosas copias de documentos que con tenerlos archivados electrónicamente nos es suficiente. La autenticación consiste en introducir las credenciales del usuario en el MFP a través del panel de la máquina. Para facilitar esta tarea se pueden utilizar tarjetas de proximidad que habilitan al usuario con sólo poner su tarjeta sobre el lector de la máquina. Otros sistemas de autenticación son los lectores biométricos que únicamente requieren que el usuario coloque su dedo en el lector. Existen muchas posibilidades que se pueden adaptar a las necesidades de cada empresa y que permiten asegurarse un gran ahorro en costes de impresión.