¿Necesito realmente todo lo que imprimo?

Todas las empresas buscan, cada vez más, sistemas para ahorrar costes en sus gastos fijos como son la telefonía, su flota de coches, las comunicaciones, etc. A veces olvidan uno de los gastos mensuales más importantes, la impresión de documentos en la empresa. En lo que se refiere a la impresión hay múltiples sistemas para poder controlar y auditar el sistema de impresión y sus gastos asociados, pero antes de implantarlos, el usuario debe de estar mentalizado para comprender lo que ello implica. ¿Es necesario imprimir este documento? esta es una de las preguntas que el usuario debería hacerse cada vez que desea imprimir. Él mismo no es consciente del coste que representa cada impresión teniendo en cuenta diferentes aspectos como la conservación del medioambiente, la generación de residuos, el consumo eléctrico, etc. ¿Cómo controlar y reducir el número de impresiones y el uso indebido de un dispositivo? Una de las formas es  evitar el uso desmedido de los equipos multifuncionales y su uso para tareas ajenas a la empresa. Para ello podemos contar con que los equipos multifuncionales más modernos realizan una autenticación del usuario antes de cualquier operación, ya sea impresión, escáner, copia o fax, es decir, el usuario debe introducir sus credenciales en el MFP cada vez que desee utilizarlo y por lo tanto el uso que cada usuario le da al dispositivo, queda registrado. Dependiendo de la función de cada usuario en la empresa, es posible limitar el número de impresiones y/o copias a color o en blanco y negro que puede hacer, o permitirle o no el uso del escanear, la función de envío de faxes, etc. También resulta muy interesante la funcionalidad de bloqueo de los trabajos de impresión que el usuario envía a la máquina, éstos no se imprimirán hasta que el propietario se acredite directamente en el equipo. Esta excelente característica permite ahorrar papel a la vez que evita fugas de información por los documentos impresos que nadie va a recoger y que quedan olvidados en la bandeja de salida de papel. Si queremos evaluar cuánto papel llegamos a imprimir de forma absurda, es tan sencillo como recoger en una caja todas las impresiones que se quedan en la máquina al final del día y contabilizarlas al final de la semana, todo esto sin saber qué documentos se imprimen en la empresa y que son de carácter particular. Algunos sistemas de autenticación de los MFP se basan en la información del perfil de usuario del Directorio Activo para poder escanear a carpeta, o a correo electrónico, por lo que se pueden digitalizar documentos directamente desde el MFP a correo electrónico, evitando así hacer numerosas copias de documentos que con tenerlos archivados electrónicamente nos es suficiente. La autenticación consiste en introducir las credenciales del usuario en el MFP a través del panel de la máquina. Para facilitar esta tarea se pueden utilizar tarjetas de proximidad que habilitan al usuario con sólo poner su tarjeta sobre el lector de la máquina. Otros sistemas de autenticación son los lectores biométricos que únicamente requieren que el usuario coloque su dedo en el lector. Existen muchas posibilidades que se pueden adaptar a las necesidades de cada empresa y que permiten asegurarse un gran ahorro en costes de impresión.  

Otras entradas interesantes:

«
»

Se han hecho 6 comentarios a “¿Necesito realmente todo lo que imprimo?”

C.Iriondo @ 7 de septiembre de 2011 12:18

Lo de las tarjetas y los lectores tiene buena pinta pero hay algo para que no haya que ir a recoger las hojas a la fotocopiadora que está en la planta de abajo?

Rafael Ochoa @ 9 de septiembre de 2011 8:46

Pongamos el ejemplo de una empresa que tiene varios equipos distribuidos por plantas, un usuario puede enviar a imprimir y lo puede recuperar en cualquier maquina de la empresa, el que este más cercano o que le sea más como en el momento de deba de recoger sus impresiones. Esto es posible gracias a un sistema de control de impresion con la funcion llamada "Follow Me".

Sergio @ 14 de septiembre de 2011 12:09

Felicidades Rafael por el Post , me ha gustado mucho

    Rafael Ochoa @ 14 de septiembre de 2011 8:20

    Espero que pueda ayudar a clarificar las funcionalidades que puede tener un control de impresion.

Felipe G. L. @ 22 de septiembre de 2011 6:27

Me parece muy interesante; estoy interesado en algun sistema de control de impresión y me gustaría ampliar la informacion.

    Rafael Ochoa @ 23 de septiembre de 2011 8:47

    Gracias por su interés. Los sistemas de control de impresion permiten, valga la redundacia, el control de las impresiones, copias, faxes pudiendo poner precio a las impresiones y ver el coste, realizar análisis, crear reports, ect.... Este tipo de sistema facilita mucho la impresión ya que por ejemplo con solo pasar una tarjeta de proximidad podemos recoger nuestras impresiones sin que se mezclen con las de los demás usuarios. Cada cliente puede tener diferentes necesidades por que seria muy interesante poder realizar una visita a sus instalaciones donde podriamos detallar más la información.

Enviar un comentario a
“¿Necesito realmente todo lo que imprimo?”