¿Qué son los Mailroom virtuales y por qué han venido para quedarse?

Entendemos el mailroom como la antigua oficina de correos de una gran corporación o el trabajo que realiza un/a recepcionista todos los días distribuyendo cartas, comunicados y otros documentos entre decenas de casilleros para la posterior recogida por parte de los empleados. Esto, como muchas otras cosas de la vida ha cambiado, y sigue cambiando de forma espectacular podríamos decir.  Seguramente, muchos de nosotros nos sorprenderíamos al conocer que el poder automatizar estas tareas y otras relacionadas puede ayudarnos a mejorar la productividad de la empresa hasta en un 22% por término medio.  Es así, los mailrooms virtuales ya han llegado y están aquí para quedarse.

EL COSTE DE MOVER DOCUMENTOS

Cuando empecé a averiguar e indagar más sobre este tema, no me podía creer todo lo que podía haber detrás de ello. Y es que mover unas cuantas cartas, documentos, emails y otros de una forma eficiente puede hacer que mi empresa sea más eficiente, más productiva y menos costosa.

En una empresa hay dos vehículos que se utilizan para que se mueva. Los documentos y los procesos. En muchas casos se interrelacionan y en otros no. Que cualquier empresa tenga ambos bien controlados y desarrollados, hace que la empresa sea más eficiente, sea más competitiva. Datos como que la implantación de una gestión documental ayuda a ahorrar hasta un 28% de horas laborales, o que la puesta en marcha de un Workflow o BPM permite tener procesos hasta un 34% más efectivo, son datos reales que he podido comprobar por mí mismo. Es por ello que a una empresa que desee mejorar, no le queda otro remedio que empezar a trabajar en sus documentos y/o procesos.

EL MAILROOM EN MI ORGANIZACIÓN

Cada empresa es un mundo, pero si tienen algo en común es que reciben cartas, facturas, albaranes, contratos, memos, expedientes, nóminas, informes, estudios, emails, emails con adjuntos, etc.  y que gestionar este volumen de información y hacer que llegue a la persona o sistema (ERP, CRM, Base de Datos, ….) adecuados, en tiempo y manera, es la lucha de muchos de los empleados de nuestras organizaciones cada día. Es por ello que si quiero que este proceso de recoger la documentación, extraer la información que necesito de cada documento en el momento que la necesito y entregarla a la persona/sistema adecuado en la forma y tiempo deseada sea ágil, debo empezar a pensar en disponer de un servicio de mailroom virtual capaz de hacer esto mismo.

El futuro de una organización pasa por automatizar la documentación. No todos los documentos los podemos automatizar, por supuesto. No nos volvamos locos y pensemos que todo puede ser automático. Hay que tener en cuenta que existen tantos tipos de documentos o informaciones a extraer de ellos, como estrellas en el universo. Controlar todo es imposible, sin embargo en este tema, como en muchas cosas de la vida se cumple la regla del 80/20. Ya que el 20% de los documentos consumirán el 80% del tiempo o conllevarán el 80% de la facturación de la empresa o el 80% de otra cosa. En estos casos, que son muchos y todas las organizaciones los tienen, podremos establecer procesos automáticos vía software, que gestionen los documentos en cuestión y puedan hacer que éstos y su información llegue a donde corresponda, permitiendo así que los procesos sigan, pero en menos tiempo y más barato.

MONTAR UN MAILROOM VIRTUAL EN MI EMPRESA

Cuando entendí la importancia del mailroom virtual en una empresa, me pregunté cómo poder crear un mailroom en la empresa y encontré que la respuesta no era simple. Por desgracia no basta con irme a una tienda de informática y comprar un paquete informático. No existe tal cosa (bueno tengo que decir que algo hay por la nube, pero poco eficiente o muy referido a procesos o documentos muy, pero que muy concretos, y lo que es peor, soy yo el que me tengo que adaptar a ellos y no ellos a mis necesidades).  Un mailroom en una organización debe ir creciendo, de forma que cumpla con las necesidades de la empresa, pero debe  hacerlo paso a paso. Quizás empezar por un sistema capaz de leer facturas y realizar el asiento en el ERP (SAP, Navision, JDE, …) de turno, pueda ser un buen comienzo y demuestre un retorno de la inversión rápido al ahorrar muchas horas laborales de introducción de datos, o quizás establecer un sistema automático y con auto-aprendizaje de clasificación de documentos y distribución a las personas adecuadas sea el comienzo adecuado. Esto es algo que cada empresa debe determinar y dejándose asesorar por las compañías expertas en este mundo. No obstante sí me atrevería a indicar que el patrón de toma de decisión de implantar un mailroom debería seguir siempre estos puntos:

1 - Proceso que me dé un mayor retorno de la inversión en mano de obra.

2 -  Proceso que más ayude a automatizar tareas pesadas.

3 - Proceso que signifique una relación inversión/retorno adecuados.

MAILROOM INTERNO O EXTERNO

Una vez que he elegido el proceso o documento a automatizar, veo que me surge la duda de cómo afrontar la implantación de este aplicativo. ¿Lo externalizo o lo implanto en mi empresa?, de nuevo las dudas se disparan, ya que tengo ambas posibilidades. Bueno, las tengo si elijo proveedores que sean capaces de ofrecer ambas posibilidades.

Esto último lo considero importante, ya que no siempre tendré claro hasta el último momento si implantar o externalizar, y encontrarme en el último peldaño que el compañero de viaje escogido para recorrer este camino no es el adecuado o que no me puede dar lo que quiero, es algo que debemos evitar a toda costa, por ello conviene, y mucho, que este partner sea  polivalente y disponga de una organización capaz de dar ambos servicios.

Pero volviendo a la cuestión de que nos ocupa de si el mailroom lo implantamos dentro o fuera de la empresa, me planteo que todo se reduce a tener claro cuatro puntos que me indicarán qué decisión tomar. Los puntos son:

a – Confidencialidad de la Información.

b – Costes y tiempos que estoy dispuesto a admitir.

c – Trabajo de integración con mi IT, que tengo que realizar en caso de externalizar.

d – ¿Deseo un control total del proceso?

En ocasiones podemos encontrar que un mix es la solución más adecuada. No despreciemos esta idea porque puede ser la más adecuada. Personalmente, me decanto por dejar dentro de la empresa los procesos donde hay que aplicar mayor “inteligencia de negocio” y externalizar los que son puramente manuales o automatizables.

EL PARTNER ADECUADO PARA IMPLANTAR UN MAILROOM

Hemos hablado de un buen compañero de viaje y esto es una realidad. Seguro que ninguno de nosotros elegiríamos a un proveedor poco fiable para nuestros Sistemas de IT, o para nuestros camiones si somos una compañía de logística, por citar un par de ejemplos. Pues yo considero lo mismo cuando hablamos de mailrooms virtuales. La elección del proveedor es clave para el éxito de la implantación. Yo no pongo mis documentos en manos de cualquiera. El proveedor tiene que darme una cierta garantía y una capacidad de respuesta ante cualquier situación. No estamos hablando de mover mis documentos de un edificio a otro, para eso puedo optar simplemente por un transportista. Estamos hablando de confiar mis documentos, la información que contienen y algunos procesos (que pueden ser incluso claves en mi organización) a un tercero. Creo que todo ello es motivo suficiente para prestar atención al proveedor y a su elección.

La experiencia es un valor importante a evaluar en cualquier proveedor, pero también la infraestructura que puede, o podría poner a mi disposición. Saber que si hay un problema, y no puedo hacer el trabajo en mi empresa, puedo usar la infraestructura de mi proveedor me tranquiliza mucho. Pero saber que tengo personal del proveedor dedicado a mí en parte o totalmente, también me da garantías de que la calidad del trabajo que realicen para mi será mejor. Si hablamos de implantar el mailroom en nuestra empresa, no busco tanto que el software sobre el que se gestione el mailroom sea uno conocido o recomendado, buscaré más bien que las personas que lo pongan en marcha sepan muy bien lo que quiero hacer y que dediquen el tiempo necesario para que mi mailroom funcione bien y sea preciso. Los software que soportan un mailroom, no son software de instalar y empezar a funcionar, son aplicaciones que necesitan unos cuantos días para que empiecen a funcionar con un % de acierto y precisión buenos. Para mí también es una garantía saber que la empresa esté relacionada con el mundo del documento, en cualquiera de sus facetas, desde hace muchos años.

Un mailroom es una necesidad hoy en día en toda empresa, es por ello que su implantación es una tarea pendiente que tenemos que afrontar. La mejora de procesos y productividad de una organización pasa por esta nueva herramienta y las claves para conseguir el éxito en ella reside en seleccionar los documentos/procesos más adecuados para procesar vía este mailroom y disponer del proveedor ideal que garantice fiabilidad, experiencia, recursos y sobre todo entendimiento de mis necesidades. Os deseo lo mejor a todos los que afrontáis esta nueva aventura.

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