El día a día documental

El otro día, el Director Financiero de una empresa me preguntaba si le podía explicar, de forma práctica, en qué puede beneficiar a su departamento de administración algo tan aparentemente abstracto como es la conversión y distribución de documentos. Los tres ejemplos que le puse son éstos:

1- Un trabajador tiene que escanear documentos en papel y enviar la información escaneada en formato electrónico a otros compañeros.

Sin software de procesamiento de documentos

Los documentos se escanean y se envían a una carpeta común de red. A continuación, el trabajador tendrá que localizar su archivo escaneado en la carpeta común que utilizan todos los usuarios, para lo que optará por ordenar los ficheros por fecha y hora, ya que el equipo multifunción que ha escaneado asigna un nombre genérico al archivo capturado con un nombre genérico. El usuario abrirá cada documento “sospechoso” por separado a fin de localizar el suyo y poder renombrarlo. Una vez hecho esto, abrirá su cliente de correo electrónico, adjuntará el archivo a un email y lo enviará a los destinatarios correctos. Este proceso tiene que repetirse para cada documento individual.

Duración aprox. 30 minutos

Con software de procesamiento de documentos

Utilizando una sencilla solución de distribución de documentos, el usuario podrá personalizar el panel del multifuncional para sus necesidades individuales. Cada empleado dispondrá de un botón en el panel llamado "Enviar a ...", que tiene un flujo de trabajo pre-definido que se ejecuta en segundo plano. Después de pulsar el botón "Enviar a ..." , al empleado se le pide que introduzca información para el documento directamente en el panel de la impresora multifunción. Después puede seleccionar los destinatarios en un menú desplegable y enviárselo directamente en un formato como PDF, en el mismo proceso del escaneo, y sin tener que procesar la información capturada en versión electrónica de nuevo.

Duración aprox. Un minuto

 

2- Un contrato de 10 páginas tiene que ser modificado debido a los cambios. El contrato sólo está disponible en una versión impresa, ya que los archivos electrónicos se han perdido.

 

Sin software de conversión de documentos

Hay que volver a teclear el documento entero. El proceso de reescribir un documento de 10 páginas (aprox. 3.000 palabras), lleva al menos una hora a una persona que teclee de forma rápida.

Duración aprox. 1 hora

Con software de conversión de documentos

El menú del panel del equipo multifunción se puede personalizar para mostrar ciertas funcionalidades especialmente útiles para el usuario, como es escanear y convertir el documento escaneado a documento Word, enviándolo directamente al PC del usuario con un solo clic en el panel del menú del equipo multifunción. De vuelta a su PC el usuario puede editar el contrato incluyendo las modificaciones.

Duración aprox. Cinco minutos

 

3- El correo postal debe ser distribuido de una forma más rápida y eficiente dentro de la empresa.

Sin software de distribución automatizada

Toda empresa recibe una gran cantidad de correo postal cada día. La distribución a los destinatarios se realiza de forma manual, o bien se deposita en buzones clasificados en donde los empleados pueden recoger los documentos regularmente. Este tipo de distribución tiene poca confidencialidad, y a su vez , necesita bastante tiempo, lo que produce retrasos en aquellos documentos que se necesitan urgentemente.

Duración aprox. Dos días

Con software de distribución automatizada

La persona encargada de la distribución del correo interno de la empresa únicamente deberá abrir los sobres, colocar las cartas de cada destinatario/departamento en el alimentador automático de documentos del MFP, seleccionar de una lista en el panel del menú al destinatario y presionar el botón de escaneo en el MFP. Los documentos se enviarán por email en formato PDF con el asunto: "El correo del Sr. Smith del día 1 de junio de 2011". Si esa persona se encuentra ausente esa fecha, se podrá programar un reenvío del correo a otra persona.

Duración aprox. Treinta minutos

 

Esto son sólo ejemplos de cómo el día a día se puede mejorar con pequeños procesos que suponen un gran ahorro. Lo mejor de todo es que todas estas funcionalidades de conversión y distribución de documentos las puede realizar un solo software con un precio mínimo.

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