Escaneo contable, ¿realidad o ficción?

Hace poco en una cena con unos amigos, uno de ellos, gerente de una empresa de construcción ubicada en Valencia, me contaba los problemas con los que se encuentran en el manejo de las facturas preguntándome si, en los próximos años, se desarrollaría alguna solución al respecto. Para su gran sorpresa, le dije que el escaneo contable es ya una realidad y le comenté la situación que me encontré recientemente en el departamento de administración de una empresa mediana.

Este departamento recibía diariamente cientos de facturas de distintos proveedores y su responsable exigía que la contabilidad fuese llevada al día, ya que dada la situación actual de la economía quería tenerlo todo muy controlado, y necesitaba saber qué se les facturaba diariamente. Para ellos era imposible llevarlo todo al día, porque además de la contabilidad se encargaban de organizar los pedidos a los proveedores y controlar la mercancía que les llegaba.

Para solucionar esta problemática, optamos por la implantación de un sencillo software de escaneo contable que permitió, simplemente con escanear todas las facturas que llegaban y colocarlas digitalmente en unas carpetas de dicho programa, que fueran procesadas automáticamente. En el programa se identificó previamente a los proveedores, las cuentas contables y la ubicación de los datos de las facturas (fecha, nº de factura, importe, iva, etc.), para de ese modo conseguir que, de forma automática, se genere un archivo de enlaces contables que se puede importar en cualquier programa de contabilidad en apenas 2 ó 3 clicks de ratón. Si bien es cierto que a veces hay que retocar algún dato como la fecha, ya que a veces llegan facturas con fechas del trimestre anterior, o facturas que no están bien impresas y que producen que al programa le cueste ver los datos exactos, el ahorro en tiempo es inmenso. Lo más importante es que ya no necesitaban volver a introducir todos los datos que anteriormente ya había “picado” en su sistema el proveedor que creó las facturas.

Otra funcionalidad que implementamos, y que a mí particularmente me encanta, es que también pueda generar un archivo para nuestro programa contable con los movimientos bancarios. Basta con solicitar a los distintos bancos los archivos donde consten todos los movimientos de las cuentas en un mes, con los pagos y los cobros, y lo introducimos en el programa generándose un nuevo archivo de enlaces contables. Gracias a esto, se evita el tener que escribir en el programa contable los cuatro datos que se introducen por cada movimiento. Aunque esta operación era mensual, llevaba también mucho tiempo, y ahora está automatizada, procesándose de forma muy intuitiva y sin errores.

Gracias a estas soluciones de escaneo contable, se obtuvo mucho más tiempo para poder realizar otras tareas que habían quedado abandonadas por ser menos importantes, consiguiéndose eliminar errores y facilitando el control por parte del responsable, que quedó encantado con las mejoras. Además, también pueden previsualizar las imágenes de las facturas facilitando su búsqueda, pudiendo incluso imprimir listados por distintos criterios como todas las facturas de un mismo proveedor o facturas ordenadas por importes, etc.

Mi amigo quedó realmente impactado con que todo este proceso se pueda automatizar, “parece de ciencia ficción”, dijo.

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Se han hecho 9 comentarios a “Escaneo contable, ¿realidad o ficción?”

Enrique Perez @ 12 de julio de 2011 1:54

Si efectivamente, es ciencia ficción. Este tipo de soluciones provocan una gran expectación en el cliente final que poco a poco y después de ver que de las del 80% de aciertos que le "vendieron" se queda en menos del 50% y que de ese 50% todavía tiene que revisar los "semáforos" ambar y verde.... acaban por abandonar el proyecto y de perder la pasta que se han gastado en el. Otra cosa distinta es que alguien tenga no se cuantas mil facturas de un mismo proveedor y que se puedan hacer plantilas que le reconozcan el 98% de las mismas bien, eso es otro cosa y eso funciona. No os digo esto sin haber visto antes Contarapid, Redsoft, A3 Scan, y otras tantas... ahora bien si se quiere vender "humo" solo hace falta encontrar a alguien que lo necesite. Saludos.

Paco Gil @ 12 de julio de 2011 2:47

Estimado Enrique,

Todas las operaciones realizadas por parte de Konica Minolta sobre los softwares de escaneo contable se han puesto a prueba en los clientes, y éstos han dado el visto bueno a su forma de trabajar. No queremos vender "humo", por eso, si alguien está realmente interesado en el producto, lo podemos poner a prueba en su domicilio.

Juanjo Luque @ 13 de julio de 2011 4:20

Estimado Enrique: entendemos que no se lo crea por las experiencias previas que haya podido tener, pero estamos dispuestos a hacerle una demostración.

Nosotros comercializamos alguna de las herramientas que comenta (el cual agradecemos; cualquier crítica constructiva es bien recibida y aplaudida por nuestro departamento).

En concreto, le indico que nosotros instalamos directamente el software "Contarapid", si bien bajo el paraguas de soluciones de Konica Minolta el nombre comercial que hemos atribuido al software en cuestión es "biz:Entry", para adecuarlo a nuestro portfolio de soluciones.

Efectivamente estoy totalmente de acuerdo con Vd en que el ratio de acierto que se alcanza es del 80% en el más optimista de los casos, aunque discrepo con su baremo más pesimista.

Nuestros clientes están muy satisfechos con la solución, sobre todo porque se ahorran la mecanización de los asientos contables más repetitivos del día a día (compras - iva - bancos); permítame recordarle que biz:Entry procesa la norma 54 de banca automáticamente.

Sin embargo, cuando queremos obtener unos resultados en los que el porcentaje de acierto es lo más importante, me gustaría recomendarle otra solución mucho más profesional, de nombre biz:Flow. Este software está orientado no solo a la automatización de asientos contables sino al procesamiento de cualquier tipo de documento, incluso con reconocimiento de escritura manuscrita ("ICR").Se sorprendería de la eficacia para procesar no solo facturas de proveedor, tambien es capaz de gestionar albaranes, pedidos, cartas, requerimientos judiciales... en fin, cualquier documento que gestionamos en nuestro entorno.

A diferencia de su "hermano pequeño", biz:Flow no utiliza plantillas estáticas para cada documento; utiliza bases de datos que alimenta gracias al "aprendizaje" y a su inteligencia artificial denominada "FreeForm".

Muchas ciudades están utilizando este software para realizar, por ejemplo, el censo electoral.

A diferencia de otros productos, no utiliza un único sistema de OCR; se basa en la apliación de varios OCR y un sistema de votación entre ellos (muy democrático).En algunos casos muy complejos hay hasta 6 motores simultáneamente leyendo documentos e informando al sistema de lo que son capaces de leer y seleccionando el resultado óptimo en cada caso. Gracias a la intervención del usuario, el sistema es capaz de aprender para no "molestarnos" con semáforos en ambar o rojo. Una vez ha sido informado de cómo debe leerse un carácter o palabra ya no nos preguntará más.

Desde Konica MInolta le ofrecemos la posibilidad de conocer estos interesantes y novedosos productos que estamos convencidos le ayudarán a automatizar sus procesos,con un ratio próximo al 90% -real- haciendo que su tiempo se dedique a lo verdaderamente importante: su negocio.

Atentamente,
Juan José Luque
Marketing Solutions
Konica Minolta

jose luis @ 15 de julio de 2011 7:43

a qué programas se refiere ? Hay muchos pero su coste los hace prohibitivos. Espero me indique alguno Gracias

Paco Gil @ 19 de julio de 2011 11:39

José Luis, por favor, póngase en contacto con nosotros a través del siguiente e-mail: [email protected]

Nos pondremos en contacto con usted para informarle acerca de nuestros softwares y servicios.

Muchas gracias

Sonia @ 14 de febrero de 2016 12:54

Quisiera información del programa este.

    Konica Minolta @ 18 de marzo de 2016 1:47

    Buenas tardes Sonia, Puedes ponerte en contacto con nosotros en la dirección [email protected] Necesitamos saber tu ubicación geográfica para dirigirte a la oficina comercial de tu zona. ¡¡Buen fin de semana!!!

SHIRLEY RENGIFO PINCHI @ 12 de julio de 2017 7:49

somos una empresa que brinda el servicio de contabilidad y necesitamos nformación del producto que estan ofreciendo estamos muy interesados, psdt. somo de Perú, podrian llamar a 942650933

    Konica Minolta @ 18 de julio de 2017 5:34

    Hola Shirley, Muchas gracias por su interés. Lamentablemente, nosotros no distribuimos fuera de España, y por lo tanto no le podemos ayudar en Perú. Puede ponerse en contacto con Konica Minolta Americas ( https://www.konicaminolta.com/americas1-en/index.html ). Tenga por favor en cuenta que no en todos los países se distribuyen los mismos productos. ¡Saludos desde España!

Comentarios a Paco Gil