10 razones para implantar la gestión documental en mi empresa

Entendiendo por Gestión Documental todo aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen o se mueven en nuestra empresa, nos damos cuenta que la inmensa mayoría de las tareas que realizamos todos los días en nuestra compañía conllevan al menos un documento.

Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y en consecuencia ejecutamos tareas.

Por todo ello, es necesario que toda empresa disponga o mejore la gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa.

Haciendo una reflexión personal sobre los motivos para mejorar mi empresa con la optimización de la gestión de los procesos de mis documentos físicos y electrónicos, he encontrado las siguientes razones:

1 – Puedo conseguir reducir los costes documentales de mi empresa entre un 20% y un 40%, ya que dispondré de tecnología más barata para poder realizar las mismas tareas, pero con menor coste económico.

2 – Incremento y mejoro la relación y la imagen con mis clientes, ya que con estas soluciones puedo automatizar y garantizar la entrega de la información a mis clientes. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que ellos deseen.

3 – Aumento la eficacia de mi personal ya que algunos o muchos de los procesos que ahora son manuales, pasan a ser automáticos total o parcialmente. Esto nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.

4 – La productividad de mi empresa se ve incrementada al menos en un 6%, sólo por el hecho de reducir los tiempos de los procesos.

5 – Disminuyo el tiempo de cobro, ya que puedo agilizar de forma importante la entrega de la facturación a mis clientes y en consecuencia recuperar mi dinero con mayor prontitud. No quiero olvidarme del ahorro que esto puede significar en los créditos bancarios de financiación.

6 – Sé que muchas empresas dedican mucho espacio al almacenamiento de documentos en sus propias instalaciones, hasta un 20% y un 30% según algunas estadísticas, o necesitan instalaciones alquiladas para tal propósito. Esto podemos evitarlo si podemos digitalizar los documentos tanto legal como fiscalmente, como ocurre con las soluciones de almacenamiento de valor probatorio o con el escaneo certificado.

7 – Nunca sabemos exactamente dónde está la información. Localizarla puede ser un gran problema que afecta directamente a la productividad de las personas. Tener sistemas capaces de indicarte dónde está lo que quieres o lo que necesitas, no sólo te hace la vida más fácil, sino que te ahorra muchas horas laborales.

8 – No soy el único al que le cuesta encontrar un documento cuando tengo que localizarlo. La localización de documentos a veces se convierte en una auténtica locura y me hace perder mucho tiempo. Si sumo mi tiempo con el de mis colegas, la situación es preocupante al final del año.

9 – También he tenido la desagradable experiencia de perder algún documento y nunca he sido capaz de saber lo que he perdido con ello, porque no sólo son el tiempo y los recursos que he invertido en volver a crear dicho documento, sino el coste de que dicho documento no estuviera a tiempo para su entrega, su estudio, o lo que fuera. No me lo quiero ni imaginar, ya que la pérdida de un documento puede suponer una cifra muy importante en pérdidas económicas.

10 – El correo electrónico, las carpetas personales, las memorias flash, etc. existen muchos “nichos” personales de información aislada en cualquier empresa, que hacen que la información no sea accesible a las personas que realmente la necesitan, por este motivo la información, o no se comunica, o se duplica y el tiempo de la creación, consulta y destrucción de dicha información se multiplica en función de las necesidades de cada empleado.

Para mí estas son razones más que suficientes para pensarme la implantación de la gestión documental en mi empresa y por dónde empezar, ya que por desgracia, en mi caso, no sé si es el mismo que el tuyo, todas estas situaciones ocurren a diario.

Otras entradas interesantes:

«
»

Se han hecho 5 comentarios a “10 razones para implantar la gestión documental en mi empresa”

Miguel A @ 27 de abril de 2011 5:24

Me ha parecido muy clarificador. Da gusto poder ver que hay gente capaz de explicar las cosas de forma clara y simple.

JOSE MARIA @ 21 de julio de 2011 11:46

Buenos dias:

No tengo muy clara la validez juridica de un documento ( albaran de venta al cliente) con la firma de recepcion de entrega. En el caso de reclamacion judicial por impago.
Me lo podrian aclarar.

Juan Antonio Vega @ 8 de agosto de 2013 5:36

Excelente artículo. Quisera agregar que una manera adicional de optimizar este tipo de procesos documentales, es estudiar alternativas de mejoras del flujo documental y de información, a través de toda la organización aplicando modelos de simulación. Las simulaciones permiten replicar computacionalmente el flujo de documentos. A través de las capacidades que ofrece la simulación,se puede VISUALIZAR donde se encuentran los problemas claves, para luego ANALIZAR los resultados de la simulación para encontrar oportunidades de mejora. Finalmente se pueden OPTIMIZAR un conjunto de variables. Existe una tecnología de simulación interesante llamada [editado]. Los invito a revisar el siguiente video [editado](es un proceso de manufactura pero se puede llevar a procesamiento de documentos). He podido comprobar el aporte que generan las tecnologías de Konica Minolta en la gestión documental. La simulación les permitirá demostrar internamente en la organización los grandes beneficios que la automatización documental general. saludos,

Kerman Arandia @ 8 de mayo de 2014 9:43

Totalmente de acuerdo con la necesidad de implantar la Gestión Documental por las razones tan claramente expuestas. La disyuntiva que se plantea ahora mismo en mi organización se refiere al cómo y las alternativas que manejamos son, básicamente, la implantación de una herramienta de Gestión Documental (Alfresco) o seguir con sistemas de archivos convencionales, apoyados por bases de datos que contengan la información relativa a esos documentos y aplicaciones que permitan la creación, gestión y eliminación de dichos documentos. Tras una breve experiencia con Alfresco, seguimos teniendo la duda de cuál es la ventaja sustancial que aporta frente a la otra alternativa. Lo que sí hemos constatado son los inconvenientes que, desde mi punto de vista, se pueden resumir en: * Supeditación de la gestión documental a una herramienta ajena, con un coste de mantenimiento anual importante si se quiere tener un soporte ante posibles incidencias. * Pérdida de control sobre los documentos almacenados, puesto que guardan como .bin y en una estructura de directorios que no aporta nada. * Rigidez a la hora de crear nuevos tipos de documentos y metadatos, ya que hay que editar "a pelo" unos documentos XML y cualquier error hace que el sistema se venga abajo. Sin embargo, en diferentes foros y comparativas solamente oigo elogios y parabienes para las herramientas de gestión documental en general y para Alfresco en particular, lo que me lleva a pensar que tal vez sea mi desconocimiento de la herramienta o un enfoque erróneo de la misma la que me lleve a tener estas dudas. ¿Alguien podría darme alguna pista? Muchas gracias

    Antonio Ramírez @ 20 de mayo de 2014 6:53

    Hola Kerman, Buen comentario. Déjame ver si puedo aportar algo de luz. No seré yo quien diga que Alfresco no es una buena herramienta para la gestión de los documentos. Aun cuando , no soy un experto en ella, estoy convencido que están buena como la demás. Sin embargo hay que considerar principalmente cual es motivo principal de usar una herramienta de gestión documental en una empresa. Si hablamos de solo tener un repositorio documental, como muy bien aportas una estructuras de carpetas con su base de datos correspondiente, o un Sharepoint es suficiente. Pero si quieres integrar en tus procesos los gestores documentales, te permiten gestionar flujos de documentos que reproduzcan tus procesos y que se integren con tu legacy. Para mi es la gran ventaja que tiene un gestor documental. Ademas los gestores documentales se están convirtiendo en plataformas de intercambio con clientes, proveedores o terceros externos a la empresa, lo cual les hace demandar de una cierta "inteligencia documental " que las intranet/extranet o redes sociales no pueden dar, ya que es necesario funcionalidades de búsqueda de documentos y datos adjuntos por contenidos o por indices, así como relacionar estos con datos y registros incluidos en nuestros ERP y similares.

Comentarios a Juan Antonio Vega